煤化工EPC项目工程档案信息化管理中存在问题及其对策分析

陈奕杉 王雪冰

[摘 要]当前我国开展的现代化煤化工EPC（设计、策划、采购）项目越来越多，因此对其文档管理的信息化建设也愈发重要。档案管理的信息化建设可以在一定程度上提升整体项目工程的质量，而且运用信息化的管理手段可以尽快建立项目档案管理制度及台账，使档案的检索更快速、更准确，从而实现资源共享。档案数字化的好处是检索快捷方便，可以更为迅速地实现数据的同步备份，并且存储占用空间小，维护更加方便安全。本文通过阐述大型煤化工EPC项目档案信息化建设的必要性，对其中所隐含的问题进行分析，并提出有实际意义的建议，以供读者参考。

[关键词]档案；信息化；化工项目；文档；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.077

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）04-0-02

1 煤化工EPC工程档案信息化建设的必要性

在我国当前的工程项目建设过程中，大型的EPC项目一般是由较多建设环节所组成的。其中包括从项目立项的勘察招标，到详细工程设计，再到现场安装调试、试车中交等多个环节。EPC项目中的文档管理也就是从EPC项目开始实施到项目结束这个过程中全部的归档文字信息资料、图纸资料等文件的管理，这些文件是了解EPC工程管理过程的依据。所以在煤化工的项目工程建设中，需要进一步做好对于档案的管理、采集及整理，从而确保较大型的EPC项目档案得以完全、准确地建设，并且这也成为我国EPC项目技术管理层面的重要组成成分，对于EPC工程档案的信息化处理是档案处理工作中十分重要的一环。

随着我国当前EPC项目文档管理的不断完善，对档案进行信息化处理能使档案发挥更大的作用。档案管理信息化可以在一定程度上将项目或者实践工程的质量提升，并且可以运用信息技术尽快建立EPC项目的档案管理台账，让整体档案检索更为精确，实现总体上的资源共享。档案的数字化检索好处在于其检索较为快速，并且较容易实现同步的备份，存储的占用空间较小，对其维护也更加便捷安全。所以做好EPC项目的档案信息化建设对EPC项目进程的加快及质量的提升都是有较大意义的。

2 EPC工程档案管理存在的问题及信息化建设概况

2.1 EPC项目档案管理存在的问题

2.1.1 档案法律法规制度难以对各个项目作出相应的指导

近年来，我国政府部门提出并且发布了一些有关档案管理的法律条文，这些法律法规可以促使煤煤化工企业项目工程管理规范化，虽然因为地域、行业的不同，政府部门所制定的相关法律法规较难以对各个具有不同特征的企业进行具体的指导。因此，煤煤化工企业的项目档案管理没有统一的标准。

2.1.2 煤化工企业难以跟上档案建设的发展速度

伴随“十三五”规划的实施，我国多数煤化工企业都在积极地改进和完善自身的档案管理，煤化工企业的建设规模不断增大，这会让企业对于档案管理的质量要求有所提升。档案管理是项目管理中较为重要的一环，由于其是项目中服务性较为鲜明的管理工作，对于项目工程的管理，需要从多角度同时开展。项目档案的管理制度不仅需要自身基础和服务性作用作为基础，还需要建立一整套较为完善的档案管理制度体系。而当前我国的科学技术水平以及信息水平还不高，一些煤化工企业在工程档案管理中依旧沿袭传统管理的方式，这阻碍了档案管理的发展。

2.1.3 项目档案管理建设体系有待完善

当前我国化工工程领域的管理体系已经逐渐建设完成，一些煤化工企业在其项目建设的过程中也逐渐找到了自己的管理体系，但是依旧在一些地方有待提升。具体来说，我国当前煤化工企业的工程档案管理体系呈现金字塔式的排列。在金字塔的顶端是我国当前所颁布的《中华人民共和国档案法》，这一层级明确提出了档案管理的基本工作原则，也为档案的管理提供了具体的管理方向。金字塔的第二層是各级地方政府所制定的行政法规，这些主要是较为实用的管理方案以及体系。再往下是档案管理规章制度，这种制度主要是规范煤化工企业实际管理的方法。最底层则是不同企业以自身情况为基础所制定的具体档案管理策略。

2.2 EPC项目档案管理数字化网络建设

档案管理的数字化网络建设，即主要通过计算机技术、OCR（光学字符识别）技术、数字摄影、存储技术与多媒体技术等新型技术，将各类载体的档案资源转化为数字化的信息，并且用数字形式进行存储，以网络的形式进行连接，从而构建一个整体、有序的档案信息管理库，可以更为及时供用户使用，并且实现资源的合理共享。在项目文档数字化完成之后可以正确地将文档编号录入电子管理系统中，从而保障条目以及图文的对应。

除此之外，企业可以以项目规模的实际情况为基础，从而研发或者购置对应的电子档案管理技术，配备一定的服务器及数据，采用B/S（架构浏览器/服务器模式）实时进行文档异地交付，文档可以依据项目的方式存入不同部门以及设计单位的信息库，从而进行总体数据信息的导入。

2.3 数据库技术在EPC工程档案信息化管理中的应用

在EPC工程的信息管理中应用数据库技术的目标是解决数据信息的采集、存储、访问及处理问题。在项目文档的管理中运用数据库进行档案信息的实际存储、检索和维护，让用户可以最大程度上在档案中获取对应信息。档案的数据库可以分成全文的数据库与目录数据库。前者主要针对所采集的档案整篇文章进行数字化的形象处理，后者则采用档案的信息输入数据进行档案信息的检索。在数据库的组成中主要包括全文文本及图像两方面的数据库。利用数据库技术可以导入案卷目录、文件目录并且进行自动化管理，从而提高案卷的目录管理效率。

3 提高EPC工程档案管理信息化水平的对策

3.1 平台要强化项目档案管理

档案信息化管理通过整合不同阶层的信息资源，整体实现EPC工程档案管理中不同方位的交流和共享。从而一方面提升EPC项目管理水平，另一方面提升项目决策的科学、合理性。对于现阶段我国企业结构的转型来说，可以有效地降低项目管理成本，并且提升项目实施的效率，进一步提升企业的市场把控和人力资源的素质，这也是企业让其内部充满活力的重要途径。通过强化项目档案管理，可以完善项目档案的管理流程、制度，提升人员管理水平。

3.2 统一工作标准和程序依据

衡量档案工作现代化的标志是档案工作的程序是否标准。通过实施现代化和标准化的档案管理，让档案工作变得更为简单，并且从杂乱无章的状态走向统一，并且因为可以降低重复劳动，可以较大程度地提升档案管理的水平。而依据规章制度办事可以让档案的管理工作者在工作中降低失误率，从而保障档案的采集、鉴定和保管，提高办事效率。而大型的EPC项目档案管理只有做到规范、标准，才能在一定程度提高工作质量。但在当前我国的档案管理中，很多管理程序一方面不能够体现档案管理工作的现代化发展，另一方面也不能够提升办事的效率。在档案的利用中，越来越多的程序也会让档案的使用者十分反感，进而降低档案利用的效率。所以档案的工作程序应当制定得较为科学、规范，较为繁琐的程序可以删繁就简，促进档案管理工作的信息化发展。

3.3 推行全过程同步跟踪管理

EPC项目往往是有多个主题项目及子工程组成的。项目工程的档案管理往往时间跨度较大，也会涉及较多的建设管理环节，由多个设计单位进行施工等。这样交叉型的工作会导致项目的工程进度较慢。因此，大型的EPC项目所涉及的科技文件数量较多，内容也较为复杂。文件材料形成的单位较多，这也给大型的EPC项目档案增加了一定的难度。所以促进EPC工程档案的信息化，可以让档案更加完整、齐全且准确地保存。

3.4 重视在档案管理中引进科学技术

档案管理主要包括电子档案管理和纸质档案管理两方面。而煤化工企业项目主要因文件归档而产生的，更多涉及电子档案的管理。在企业项目档案管理中引进科学技术可以有效将信息系统中的文件进行分类和管理，并建立适合电子储存档案的系统进行档案的管理。这也对工作人员的档案系统管理技术有着一定的要求。另外，因为档案管理的业务规范主要包括档案卷宗的整理、分类、文档时间日期的归类、保管期限的明确以及特殊载体档案管理规范等，引进科学技术的引进是十分必要的。

3.5 完善项目档案管理体系

EPC工程的档案信息化管理主要包括以下几方面。首先是信息的采集和草案制订，这方面需要由地方企业的行政管理部门进行工作流程审核，并且从实际情况出发进行草案修改；其次，要收集較多人员的意见进行修改。在将档案管理方案交给上级进行审批之后，可以执行。而且在执行的过程中可以较为细致地分成试行和正式执行两方面，循序渐进并且逐步完善信息化项目档案管理体系。

4 结 语

档案管理的信息化建设可以在一定程度上提升整体EPC项目工程的质量，而且运用信息化的管理手段可以尽快建立项目档案管理制度以及台账，使档案的检索更快速、更准确，从而实现更大范围上的资源共享。当前，我国所开展的现代化EPC项目越来越多，因此对其文档管理的信息化建设也愈发重要。企业可以通过强化平台项目档案管理、统一工作标准和程序依据、推行全过程同步跟踪管理、重视科学技术在档案管理中的引进以及完善项目档案管理体系等方式完善信息化项目档案管理体系。

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