信息技术环境下高校财务档案管理刍议

侯潇

[摘 要]高校财务档案是记录和反映高校经济业务的重要历史见证，也是高校日常管理中的一项重要组成部分，对于保障高等教育事业可持续发展有着关键性作用，同时也是重要的信息支持与资源保障。要做好高校的档案工作，更快和更好地提升高校财务档案信息化管理水平，就必须强化制度建设、提高人员的管理素质、加快技术创新、夯实基础设施，保证高校日常工作的正常运作，从而更好地保障档案的安全性。

[关键词]高校；财务；档案；信息化；管理；制度

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.006

[中图分类号]G647.5；G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）04-00-02

0 引 言

高校财务档案作为每个高校记录自身发展历史的见证有着非常重要的意义。因为高校财务档案管理内容包含着一些财务方面专业的记录文件，例如：财务支出的会计账簿、日常生活中高校的支出财务会计报表和对于资金流向进行总结的财务分析报告等大量的财务专业资料。这些档案都能够很好地记录高校在历史的发展过程中的真实情况，也是对高校在特定的历史时期的一个阶段性的一份真实的历史反映。因为本身的特殊性，档案既是记录信息量繁杂的经济性财务资源，也是进行财务统计的基础性工作。随着现代科学信息技术的快速发展以及高校自身的发展，传统的财务档案管理模式已经在很大的程度上阻碍了高校教学的发展。所以在新时代要想更好地管理信息技术环境下的高校财务档案，就得建立健全管理制度，保证内容和流程的准确合理，通过这些措施来更好地提升高校财务档案信息化管理质量。这也从侧面体现了高校的综合办学能力。

1 信息技术环境下高校财务档案管理的基本内容和特征

1.1 高校财务的档案信息化管理内容分析

1.1.1 传统的实物纸质财务档案

由于档案本身的特殊性，高校财务档案主要是以传统的纸质财务档案信息化管理的主要形式。由于类别复杂，它主要是包括了这些方面：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类以及其他的一些类别。他们的下面又分别包含了大量的内容，例如：会计凭证类包括各种支出记账凭证、年度总结的汇总记账凭证，以及在会计账簿类之下各个类别的明细账目；在财务报告类中又包含各个季度的财务报表以及附加的附表文字说明等各种内容；在其他类中同样包含着大量的内容：对于会计核算资料进行依法保存、对已经整理好的各种会计档案进行相应的移交保管。因此档案管理工作是一项比较复杂的工作。

1.1.2 磁性介质财务档案

随着科学技术的进步发展，档案管理也不再仅仅局限于纸质管理。随着计算机科学的发展进步，人们可以把档案存储在计算机硬盘、光盘、U盘等磁性介质上。通过这些新型的存储方式，管理方案也发生了改变，对于磁性介质的档案管理而言，最好的保存方式就是以电子数据终端的形式储存在电脑的数据库里面，这也是当下最为常见的一种信息化管理模式之一。同时，由于计算机本身的工作性质，应该对于每年产生的大量数据在年终进行数据库的备份。由于计算机的发展比较迅速，档案管理人员经常要对计算机进行更新，存储在计算机上的财务软件也要进行及时的更新，升级前也要备份好数据库文件。对于一些特殊的不便于存储在计算机上的档案，应该妥善地存档，以保证档案的安全性。

1.2 各个高校当前的财务档案信息化管理的特征

1.2.1 存储载体的多样性

随着科学技术的进步，现在高校的档案管理可以选择的存储载体也越来越多样。现在的存储也不再局限于以往的比较单一的纸质介质，例如：可以根据档案自身的情况选择磁盘或是光盘、U盘等不同类型的存储媒介来进行档案存储。它的优点也是显而易见的，这些新型的储存媒介不仅安全可靠、节省存储空间，通过计算机就能随时调用并且能长久保存。这些便利储存媒介的出现都在很大程度上满足了高校的发展需求，便于利用，提高了价值。

1.2.2 财务信息的安全性

新的技术手段的应用虽然有便利的一面，但是也有着各自的缺点。这些存储载体最为常见且难以解决的问题就是信息的安全性。由于网络的便利性，相对于纸质的档案管理，多媒体存储安全隐患反而更大了。因为，对于传统的手工会计而言，由于财务档案内容多、信息量大，要想快速地查找一项内容并不能很快实现，只能依赖于低效率、高强度的人工查账，但是在信息技术环境下，就能很好地利用计算机的筛选功能来直接实现档案的直接快速查询。档案管理人员操作计算机系统时，如果疏忽就会很容易感染一些病毒，并且常常遭到不明黑客的攻击导致信息泄露。同时，由于档案管理的特殊性，利用计算机技术很容易实现对数据的复制和对一些档案进行更改而不被发现。这就会导致信息安全存在很大的漏洞。所以，加大对于计算机的监管力度，保证数据安全是高校财务档案管理信息化的前提。

1.2.3 与综合办学水平的关联性

由于高校财务档案是反映学校发展过程中经济信息的重要资源，档案管理水平好壞往往直接决定了财务工作和档案管理工作的优劣。而且档案管理是高校日常管理的基础性工作之一。因此，管理档案的水平也是考察高校办学水平的指标之一。随着现在教育环境的改变，高校的经济业务及参与的社会活动也变得日益频繁，教科研等各项经费收支也在逐年增长，这就不可避免地导致高校财务档案管理越来越复杂。所以保证档案的真实完整性、信息的安全性将会直接影响着综合办学水平。

2 高校财务档案信息化管理的发展现状

2.1 三重三轻现象严重

2.1.1 重纸质载体轻电子文件和重行为习惯轻制度规范

随着当前的技术发展，计算机技术已经普及到了各个行业中，但是很多的高校在管理财务档案时，收集、归档、保管、查阅、对无用档案的销毁处理仍依赖于传统的手工系统，更多的时候只习惯存放纸质档案。财务档案信息化管理工作，却不能得到应有的重视。由于计算机的特殊性，对储存在上面的电子文档、程序文件等没有及时进行备份和归档，就很容易造成数据散失和文件毁损。同时，管理人员重行为习惯、轻制度规范也是一种很大的管理缺陷。由于计算机技术发展的比较迅速，很多的高校档案管理人员往往不能很好地熟练运用各种管理软件或者不具备档案管理学知识。很多的日常财务档案管理还是依托于以往的经验、习惯完成。然而对于计算机执行会计处理后产生的大量电子文档、备份文件等新的财务档案信息载体的相关保护却缺乏相应的管理。

2.1.2 重视后续的管理，轻视前台基础的建设

由于财务会计工作的性质决定了必须确保前期基础工作的正确性，不然就会导致 “一步错、步步错；垃圾进、垃圾出”的管理失误。在很多时候，由于网络化的快速发展使得高校财务档案管理内容信息量变得非常大，处理这些信息往往花费大量的时间与精力。一些高校就会疏于建立会计档案入库前的审查监督制度，只重视档案移交的后续管理，从而不能更好地保证档案信息的准确性。

2.2 缺乏四种意识

2.2.1 缺乏时效性意识和完整性意识

对于档案管理，在原则上先由财务部门归档、编制清册，然后再全部移交到档案部门进行保管，个人是不允许自行封存保管的。但在实际工作中，为了方便随用随拆，而没有存放到档案库中去，导致了很多的资料是不能做到及时归档处理，并向档案管理部门及时移交。由于档案管理人员的素质参差不齐，在很多的时候不能很好地协调工作，对于一些档案就不能更好地进行归档处理。由于工作人员的责任意识不强，往往只对那些比较重要的磁性介质财务数据文件或者辅证材料文件进行管理，缺乏完整性的管理归类意识。

2.2.2 缺乏过程控制意识及利用效益意识

很多高校在档案管理方面都存在人手不足的问题，不能将财务管理活动过程中形成的大量原始凭证进行有效的整理、归档。档案管理人员缺少很好的过程控制意识，从而不能很好地保证财务档案的质量，缺乏利用效益意识也会导致档案管理工作不能更好地为高校的可持续发展服务。

3 提高高校财务档案信息化管理水平的举措

3.1 技术创新

随着计算机技术的快速发展，以往的管理模式已经不能很好地适应现在的发展需要。探索新的技术创新是为了能更好地满足新型档案载体管理的要求、提高档案信息的智能化处理能力。因为随着新型存储介质的不断推广应用，以新型载体为对象的财务档案档案管理模式将会是未来的发展趋势。通过有效地保护档案信息内容的安全性、完整性与真实性，通过改革创新来提高和维护高校财务档案管理信息化的安全，通过引进先进的技术设备来更好地满足新型档案载体管理的要求。

3.2 夯实硬件基础和提升软件档次

要想更好地解决好财务档案管理问题，必须从计算机入手。通过提升財务档案管理的一些硬件设施，更好地保证信息安全。另外，也适当购进新的管理设备，从而保障财务档案更加规范。同时，可以提升软件档次，保证所使用的软件能充分发挥出自己应有的技术优势帮助进行管理，从而最大限度地满足需要。

采取以上措施的主要目的是更好地服务于信息技术环境下高校财务档案管理，促进高校快速发展。

主要参考文献

[1]姜洪娟.浅谈民办高校财务档案管理工作存在的问题及应对措施[J].纳税，2017（7）.

[2]原源，邓菀菁，李昕.对高校财务档案管理工作的思考[J].经济师，2016（1）.