办公自动化环境下医院档案管理探讨

葛欣

[摘 要]本文针对办公自动化环境下医院档案管理的可行性和必要性进行了分析。在自动化环境下医院的档案管理工作现阶段存在档案标准化问题、档案管理体系和系统管理问题、转业型人才以及网络安全问题和档案的保密性问题等，而医院自动化系统的使用改变了传统的工作流程以及文件存储方式等，档案管理自动化进程加速使得信息在一定范围内共享，提高了工作效率。此外，医院档案管理还面临着专业技术人员与档案管理工作仍没有形成系统的问题。笔者认为医院通过加强对网络安全的管理、制定档案管理标准及培养专业的档案管理人才，可以提高医院的档案管理水平，从而满足医院相关方面的需求。

[关键词]办公自动化；医院；档案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.076

[中图分类号]R197.32；G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）04-0-02

0 引 言

随着信息通讯技术的迅猛发展和医疗水平的提高，自动化的档案管理水平在一定程度上反映了医院的基础设施水平。医院档案管理水平在一定程度上影响了医院的长远发展，也为相关科研工作提供了大量的数据和资料。因此，办公自动化环境下医院档案管理被越来越多的医院所采纳和应用。

1 办公自动化的定义及特点

1.1 定义

办公自动化摒弃了传统手工整理档案的管理方法，是采用计算机、网络等设备实现信息在办公室之间进行传输的数字办公方式。医院利用办公自动化环境下的档案管理方法使医院档案管理工作的效率和准确性大大提高。传统的手工归档的管理方法无法满足海量档案的存储要求。同时，在手工归档的过程中不免会产生错误，无法保证档案的完整性和准确性，从而影响档案的使用，也因其费事耗力，逐渐被办公自动化环境下的档案管理所取代。

1.2 特点

目前，办公自动化环境下的医院档案管理方法具有以下特点。

1.2.1 收集信息的准确性与高效性

医院收集的档案类型根据涉及各个方向，包括医院的科研发展方向、病例储存方向、声音图像储存方向、文书专题等。根据医院发展运行方向进行分类，包括医院医疗部门、医教科、财务部门、负责医院内部基础设施的建设部门等。办公自动化环境下档案管理人员能系统、准确、高效地收集档案信息，使医院当中各个部门的工作人员能够有效、便捷地利用这些信息。较为原始的档案管理工作需要工作人员对档案进行整理、归类等，也无法保证医院各个科室高效利用档案。

1.2.2 收集档案信息的共享性

医院传统档案管理暴露出分散性和杂乱性的缺陷，即医院内部多科室的档案集中杂乱存储于档案室内。在办公自动化环境下医院档案管理普遍应用计算机网络技术，能够科学合理地实现医院档案的管理工作，同时更加便于各个科室共享档案信息，摆脱传统查阅档案需要前往档案室的限制。与此同时，通过对办公自动化医院档案管理系统权限监管力度的加大，更能防止医院内部档案信息的外泄。

1.2.3 收集档案的灵活性

在传统的档案管理环境下，通常采用形式较为单一的“纸质”形式的存储方式，纸质形式保存条件会因为周围环境的潮湿条件、温度条件、导致保持受限。随着科学技术尤其是互联网信息技术的飞速发展，办公自动化环境下的医院档案的存储方式逐渐扩展为文本、图像、声音等多种形式，不仅可以大大减少档案存储空间，更能有效保障档案存储的准确性，同时使读取也更加便捷。

2 办公自动化环境下医院档案管理存在问题

2.1 缺乏标准化

由于办公自动化环境下医院档案管理缺乏标准化，导致工作人员职责不够明确，工作人员管理檔案得不规范。因此，打造标准化的办公自动化环境下档案管理模式是当前急需解决的问题。

现阶段，办公室自动化系统存在的问题包括：软件投入少、水平低、管理负担较重等。这些问题严重制约着办公室自动化系统整体水平的提高，由于各办公室自动化系统的开发商与团队的水平高低不一，导致某些开发出来的软件与实际需求存在不少差距，造成系统中缺乏可以将电子文件运转与电子档案工作有效契合的子系统。

2.2 缺乏完善的办公自动化档案管理体系

当前，我国医院档案管理系统尚不完善，能够用于办公自动化环境下的实用软件较少，技术水平低下。自动化环境下的办公管理水平低下，限制了工作人员管理水平的进一步提升，最终造成电子文件录入终端困难。

2.3 缺乏办公自动化档案管理体系专业型人才

办公自动化环境下的医院档案管理是基于计算机网络信息技术形成的办公方式，要求工作人员对文档存储方式有深入的了解，能熟练操作计算机，要求工作人员对操作过程中产生问题具有灵活的应变能力。现阶段，我国大部分医院档案管理工作人员的文档管理水平较低，还是采用原始的手工档案管理模式，具备先进的档案管理技能和扎实专业知识功底的复合型人才所占比例不高，很多工人人员只是单纯掌握计算机技术或者仅仅熟知基本知识，依然不能高效准确地完成这项工作。

2.4 存在网络安全问题

办公自动化环境下医院档案管理面临的挑战是档案文件的安全隐患。各种形式的档案文件因为其不具备特定的字迹或者签名备注等形式，导致其容易被篡改，同时亦不具有权威性，使其自身面临潜在的泄露危险。在互联网信息大环境下，一旦遭到互联网病毒攻击，就会导致医院档案数据丢失或被篡改，严重者造成大量文件的丢失。电子档案涉及个人的信息和隐私，所以做好电子档案的保密工作显得尤为重要。

另外，网络技术的迅猛发展一定程度上也推动了盗密技术的发展，这使得电子存储文件的保密性遭受严重质疑。在办公自动化环境下的医院档案管理模式下，医院电子档案经常存在被篡改、被盗用的迹象，这极大降低了电子档案信息的可靠性，不利于电子档案优势的充分发挥。电子文件虽易于保存，但毕竟没有统一、固定的模式，故其较纸质档案更容易修改与盗取，这是医院电子化档案管理目前面临的一个重要难题。

2.5 加强医院办公自动化环境下档案管理的策略

2.5.1 建立标准化的医院档案管理系统

为防止档案文件在录入后台管理系统过程中，出现档案源文件遗漏或者非源文件录入等意外情况的发生，就需要医院制定与电子档案标准化管理工作相关的各项法规法则，将已经归档的档案文件和未归档文件分开。在办公自动化环境下，需保障对重要档案的识别，保证实时共享到医院的各个部门科室。因此建立健全档案管理标准化系统成为当前工作的重点。

2.5.2 提高医院档案管理者的综合素质

人才培养是提高医院电子档案管理水平的根本方法。因此应加强对档案收集、档案鉴定、档案整理和保管、档案检索等工作人员的专业培训，开展医院和医院之间关于办公自动化环境下档案管理的交流研讨会以促进交流和进步。同时，可组织相应的培训后考核学习活动，并与奖赏制度相结合，督促工作人员不断进步，促进医院办公自动化环境下电子档案可靠真实。从当下来看，员工只有具备现代电子档案管理相关知识，并熟练地运用计算机网络信息技术，成为信息技术水平高、管理能力强、相关档案知识丰富的专业型复合型人才才能满足医院档案管理工作的需求。

2.5.3 建立高效的网络安全机制

为保障办公自动化环境下医院档案所有信息不被泄露，保证为授权用户提供有效的服务。医院需要建立完整，可靠的安全网络系统，通过加强防火墙、加密等措施，加大安全建设和管理力度。为防止非授权用户对档案的非法修改，需要加强办公自动化环境下医院档案的加密措施，并对重要档案采取多种格式的加密监管措施。

3 结 语

从我国现阶段医院档案管理整体水平来看，医院在档案管理方面仍旧存在很多问题，尤其是在自动化的背景下，档案管理工作急需改进。本文从办公自动化环境下档案标准化问题、档案管理体系和系统管理问题、专业型人才以及网络安全和档案的保密性4个方面分析了存在于医院档案管理中的问题，同时也提出了相应的改进策略，以进一步完善醫院档案管理工作。只有进一步提高医院档案管理的水平，才能够为医院的发展提供更有利的条件。

办公自动化作为信息社会重要的标志之一，应用于医院的档案管理方面，能够为医院的发展做出更大的贡献。医院档案的特殊性还有时代科技的不断发展共同决定了医院档案进行办公自动化的发展的趋势，办公自动化的运用将不断推动医院档案工作的现代化进程。

主要参考文献

[1]万秀华.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].临床医药文献电子杂志，2014（3）.

[2]杨巧，张晋川，周丽.浅谈医院档案的历史发展及构成特点[J].中国管理信息化，2013（13）.

[3]梁惠志.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].办公室业务，2014（12z）.

[4]李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J/OL].世界最新医学信息文摘：电子版，2015（78）.

[5]刘英霞，贾丽娜.探讨医院档案信息化的管理[J].中国病案，2012（2）.

[6]胡桂周.关于医院档案信息化建设的探讨[J].中国病案，2013（3）.