技校档案管理工作信息化建设探析

何晶

【摘要】當前社会经济和科学技术的快速发展，尤其是信息技术的快速发展，对当前技校档案管理工作提出了新的要求，促使将现代信息技术应用到技校档案管理中，以提高技校档案管理工作的效率和信息化水平。基于此，本文对技校档案管理工作信息化建设进行探讨。

【关键词】技校；档案管理；信息化建设；探讨

档案管理作为学校日常管理中重要的组成部分，对学校管理和发展具有十分重要的作用。加强技校档案管理工作可以反映和维护学校发展的真实历史面貌，并服务于实际教学，进而推动学校稳定发展。近几年，随着我国信息技术的不断发展，将其应用到档案管理工作中，极大提高了技校档案管理工作的效率和工作质量，推动技校档案管理的现代化、信息化发展。

一、技校档案管理工作信息化建设优势分析

（一）提高技校档案管理工作的效率。在传统的技校档案管理中，主要依赖于人工开展档案管理工作，在工作过程中容易受到人为因素的影响，影响档案管理工作效率和质量。但是将现代信息技术应用到技校档案管理当中，可以促使档案管理工作更加方便、快捷，档案管理工作人员的工作效率也会得到很大幅度的提升。与此同时，借助于档案管理系统，技校管理者、老师、学生可以根据各自的权限登录到系统中，对自己想要了解的档案资料进行查询和浏览，在年终归档时，只需要移交一份分类组卷清单，并且通过网络传送到档案管理数据库中即可，不仅避免传统的整理、归档流程，也提高了档案管理工作效率。

（二）有利于各类数据统计和共享，提高归档数据的准确性。技校在长期发展中，累积了很多的数据资料，同时由于技校校内管理对象较多，人员流动性也比较强，需要对诸如学生入学、学生毕业、老师退休等数据进行及时、准确的记录、归档，运用传统的手工方式，不仅无法及时进行，还会影响到最终归档数据的准确性。但是通过档案信息化管理，直接通过计算机就可以及时、准确地进行统计，并且真实反映当时的实际情况。

（三）储存大量数据，提高档案信息安全性。依托技校档案管理信息系统，可以容纳海量技校档案数据，并且实现技校档案管理高效化，保障档案信息安全。与传统人工档案信息管理相比较，信息化档案管理主要是将档案以电子档案的形式储存到档案管理系统中，不仅使得档案查询、调取简便化，还极大地降低了档案管理的人工成本。

二、技校档案管理工作信息化建设途径

（一）提高档案管理信息化认识，加强领导。提高技校领导对档案管理信息化的认识，直接影响到实际档案管理工作信息化建设效果。然而在当前技校档案管理工作中，还有领导对此认识不够充分，对学校档案管理信息化建设仅仅是为了实现按时归档，减少丢档。同时，技校将更多的资金用于生源上，在档案管理信息化建设上投入较少，进而导致技校档案管理工作只能够维持现状，甚至与学校实际档案管理要求不符。因此需要提高技校领导对档案管理信息化建设的认识，重视档案管理在日常工作中的重要性。

（二）加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员综合素质。为保障档案管理信息化建设在技校档案管理中充分发挥其积极作用，就需要建立一支专业化人才队伍，主要通过以下两方面实现：1.加强对档案管理人员专业知识的培训，当前技校档案管理人员除了需要掌握基本档案管理基础知识之外，还需要加强对档案管理工作人员计算机、档案管理软件等知识、技能的培训，促使档案管理工作人员能够熟练进行操作，更好地开展日常档案管理工作。2.进一步强化档案管理人员的专业素养，除了工作中需要具备的思想、政治素质之外，也需要具备扎实的档案管理学科知识，并且不断丰富和完善自身知识结构，在实际档案工作中明确自身职责，有序开展工作，促使他们成为符合档案信息管理的专业人才，进而提高技校档案管理工作和服务水平。

（三）加大档案管理信息化建设投入力度。技校开展档案管理工作信息化建设不仅需要大量的资金投入，也需要购置大量档案管理信息化专业设备，如：计算机、打印机、投影仪、扫描仪及应用软件等等。为提高档案信息管理工作效率和质量，还需要将计算机技术、声像录制技术等应用到其中，想要实现技校档案管理办公自动化、网络化，就需要加快完善档案管理软件，对信息化档案管理工作中存在的问题进行妥善解决，以适应当前技校档案管理需求，并且以档案管理信息化带动技校管理信息化进程的发展，推动技校持续发展。

三、结语

本文对技校档案管理工作信息化建设进行了探讨，主要是对技校档案管理信息化建设的优势进行分析，加快技校档案管理信息化建设不仅提高档案管理工作的效率和质量，还能够储存大量数据，并且保障档案信息的准确性和安全性。与此同时，在文中也提出了技校档案管理信息化建设的途径，通过提高技校领导对档案管理信息化建设的认识、加强档案管理人员队伍建设和加大档案管理信息化建设投入力度，并且在实际过程中不断积累和总结经验，推动技校档案管理信息化建设和服务于技校档案管理。

【参考文献】

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