电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展分析

周圣羽

【摘要】随着我国社会经济的快速发展，档案管理呈现出电子化发展趋势，在此种背景下，对档案管理也提出了新的需求。因此，相关人员在进行档案管理过程中需要使用信息技术对档案工作进行调整，从而提高档案管理效率，保证档案管理的科学化。本文就对电子档案和纸质档案的整合利用与共同发展展开详细探究。 【关键词】电子档案；纸质档案；整合利用；共存發展

随着全球信息化进程的推进以及信息技术向各个领域的不断延伸，使得档案管理工作呈现出信息化发展趋势，逐渐成为档案管理的“前沿阵地”。但是我国电子档案在发展过程中仍然存在一些问题，造成我国电子档案管理工作质量水平不高。基于此，本文就电子档案和纸质档案的整合工作中存在的问题进行分析，并提出相应整合措施，以期为档案管理提供参考依据。

一、电子档案的概念分析

电子档案具体是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。现阶段，在我国档案管理过程中，档案管理人员普遍专业知识水平较低，档案意识较差，且管理人员年龄普遍偏大，对于电子技术的掌握存在一定困难。因此，在管理中就会出现各式各样的问题。与此同时，随着我国社会经济的快速发展，许多纸质档案资料需要长期保存，但是随着时间的流逝，这些纸质文件在长期的保存中就容易出现档案缺失、变质、字迹模糊等诸多问题。面对此种情况，相关人员在进行档案管理工作过程中就可以使用电子档案，产品提高档案管理工作质量，保证档案管理工作的正常进行，提高档案管理工作水平，促使我国档案管理工作快速发展。通常情况下，在档案管理中使用电子档案可以从以下几个方面展开：首先，档案管理具有系统性特点，涉及范围广，在此种情况下，传统的纸质档案就会受到限制，而电子档案就可以将此种情况进行改正，在档案管理过程中建立一套完善的档案管理体系，将不同地区、不同种类的档案进行录入，让档案实现资源共享，从而提高档案工作的效率，保证档案工作质量。其次，电子档案在使用过程中可以对传统纸质档案管理中的不足进行改正，帮助相关工作人员可以顺利掌握档案信息，明确档案管理工作流程，保证档案管理工作的质量。最后，电子档案在使用过程中可以丰富档案管理工作形式，提高档案管理工作质量，为档案管理工作提供了新的挑战。

二、传统纸质档案管理中存在的问题分析

（一）档案管理人员技术水平低

档案管理工作复杂且技术性高，所以对档案管理工作人员的专业素质有着更高的要求。但是现阶段，我国部分档案管理人员专业能力不够，在工作中存在不良心态，进而造成档案管理工作不能顺利进行。另外，档案管理工作的负责人工作繁忙，没有时间组织档案管理人员进行培训，进一步造成档案管理人员工作热情下降，专业技能低。因此，档案管理工作要想跟上时代发展进程，就需要将电子档案与传统档案管理工作相融合，并加强对档案管理人员的专业技能和综合知识的培养，从而促进档案管理工作的快速发展。

（二）档案管理方式落后

目前，我国档案管理方式落后，不能对档案信息进行有效管理，造成档案资源利用率下降，档案查询工作困难，从而严重制约我国档案管理工作的快速发展。且我国档案的归档工作在归档工作进行的过程中却没有严格落实，从而导致档案归档不及时，同时部分归档工作人员对归档工作不重视，在进行档案归档工作时分不清档案管理与资料的界限，导致一些中要的档案不能及时归档，从而给档案管理工作带来严重负面影响，造成档案管理效率直线下降。

三、电子档案和纸质档案的整合利用的对策分析

（一）加强档案管理的人才培养

随着我国社会经济的快速发展，科学技术发展迅猛，对我国档案管理工作提出了新的要求，在此种情况下，要想保证档案工作的管理效率，就需要将电子档案和纸质档案进行整合，并加强对档案管理人员的培养工作，从而提高我国档案管理工作质量，促进档案管理工作的快速发展。通常情况下，加强对档案管理人才的培养需要从以下几个方面展开：首先，需要组建一支档案信息管理的综合队伍，在队伍内加强各个人才的培养，保证档案管理人员具备计算机操作技能，掌握一系列的档案管理技巧，保证档案工作的展开效率。其次，档案管理相关负责人要对档案管理人才进行考核，增强档案管理人员管理能力、档案综合知识以及计算机运用能力，从而保证档案管理人员在进行管理过程中出现问题时，不会出现手忙脚乱的现象，增加档案管理的安全性。再次，档案管理负责人员需要制定完善的档案管理人员管理制度，在档案管理制度中需要包含档案人员综合素质检验、综合知识考核等方面内容，从而保证档案管理人员可以完全胜任管理工作，在管理过程中不出现管理失误等现象。最后，档案管理负责人员需要对档案人员进行严格监督管理，对其在档案管理过程中出现的错误进行严格处理，并给予相应处罚，保证其在以后的档案管理工作中不出现差错，保证电子档案和纸质档案的融合质量，提升我国档案管理工作质量。

（二）对档案管理理论进行适当更新

随着我国社会经济的快速发展，计算机、多媒体等网络技术逐渐被广泛使用，电子档案衍生出来，在此种背景下，档案管理人员要想保证档案管理质量就需要在档案管理过程中对档案管理理论进行适当的更新，对档案的建立、房屋交易、数据变换、系统维护等方面都加以管理，使得档案信息变化与档案变更信息相一致，方便人们对档案进行查询。其次，相关人员需要对电子档案进行明确规定，对电子档案的定义、种类等方面内容进行明确的规范，对电子档案进行合理的标注，按照档案内容对档案进行适当的分类，保证档案工作质量，方便相关人员对档案进行查阅。再次，档案管理人员需要对档案体系建设进行完善，并对档案的管理制度进行明确规定，在档案管理过程中建立有效的电子档案管理制度，对电子档案和纸质档案进行规范，从而保证档案管理工作效率，实现电子档案和纸质档案的共同发展目标。最后，档案管理机构需要对电子档案的管理工作建立针对性的法律法规，帮助人们对电子档案的内容进行选择，提高电子档案管理的真实性，促进档案管理工作的快速发展。

（三）对档案的保管设施进行适当调整

随着我国社会经济的快速发展，对档案管理工作又提出了新的要求，而电子档案和纸质档案有着严重的差异性，在此种情况下，相关人员要想提高档案管理效率，就需要在档案管理过程中对档案保管设施进行适当的调整。由于纸质档案在存放过程中需要大量的场地，如果档案数量大，就会对档案的储存工作产生严重的负面影响，造成档案管理工作效率下降。面对此种情况，相关人员就需要对档案的保管设施进行适当调整，在电子档案管理过程中使用磁盘、硬盘等媒介对文件进行储存，从而避免场地浪费情况，使得档案管理工作更加方便快捷，提升档案管理工作质量。另外，档案管理人员需要对计算机进行优化，并在医院基建档案管理部门中引入档案柜、复印机、装订工具、消防设备等装置，从而让现代科技可以在档案管理中发挥出应用的作用，对相关人员进行计算机技巧培训，加强工作人员计算机技能的培养，提高电子信息档案工作的管理效率，促进档案管理工作的快速发展。

（四）建立完善的档案管理体系

电子档案和纸质档案之间具有强烈的差异性，在此种情况下，档案管理人员要想提高档案管理工作质量，就需要对档案管理体系进行完善，在电子档案管理工作中将保管、借阅、备份等环节进行明确，保证电子档案工作管理质量。与此同时，相关人员在进行电子档案管理过程中需要对电子档案管理规律进行明确，根据电子档案管理情况对电子档案管理内容进行明确规定，从而使得电子档案的档案管理体系得到完善，提升电子档案管理效率。

四、总结语

总而言之，随着我国社会经济的快速发展，科学技术不断进步，使得电子档案的发展速度逐渐加快，不仅提高了档案工作的管理质量，还为档案管理提供了新的契机。但是电子档案在管理过程中还存在一些问题，为档案管理工作产生了严重的负面影响，在此种情况下，相关人员就需要将电子档案和纸质档案工作进行整合，在档案管理工作中建立一个统一的管理方案，从而提升档案管理效率。