如何提高企业档案收集整理归档的效率及措施

杨秀芬

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）11-000-01

摘 要 随着社会的不断发展，信息技术在生活中的普及率越来越高，其使档案在收集、整理、归档的过程中又遇到了一些新問题，对企业人员的工作效率造成了一定的影响。本文将概括提高档案收集整理归档工作效率的意义，分析其所遇到的问题，并提出处理方法，为企业在当下的工作中提供良好的助力。

关键词 企业 档案；收集；整理；归档

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。它详细记载着问题产生、发展、解决的全过程，在当今社会的各企业中占有重要位置。有效的收集整理文书档案，使其发挥出最佳的社会服务效果，是每一个企业档案管理员应尽的职责，这充分证明了文书档案收集整理归档的重要性。

一、提高档案收集整理归档效率的意义

档案收集整理归档工作是企业处理各项工作的基础，也是其关键所在，是开展档案管理的主要内容。文书档案记载了企业发展过程中的优秀成果，记载着企业从创建，到发展过程中不断摸索进步的成果，是企业在处理重大决策时，作出科学分析，扬长避短，制定科学合理规划的重要范本。提高档案收集整理归档的效率，有利于使企业的有关人员能够迅速掌握企业的发展状况，遇到意外突发事件时，能够及时调整战略战术以减少不必要的亏损，为企业的决策管理提供支持性依据。

二、当前档案收集整理归档工作遇到的问题

（一）企业对档案收集整理归档力度不佳

目前，我国企业存在忽视对档案文书收集整理的归档，导致档案管理方面出现严重问题，具体问题如下：

一是，有些企业竟然出现文件档案缺失现象，造成档案管理的断档，严重影响了日常发展。二是，有些企业还在采用传统落后的文字资料形式来收集整理文书档案，而未能淘汰落后的工作方式，改用先进的计算机电子信息技术对文书档案进行有效整理，导致档案收集整理的效率极为缓慢。三是，档案收集整理的流程不规范，对文件资料的区分不是很细致，导致档案管理出现混乱，档案无法及时归档，影响企业的日常发展。四是文书档案缺少可靠性，不能适应企业的发展速度。

（二）档案管理人员对档案的管理意识较差

当前，我国企业越来越重视档案文书的收集整理归档工作，这也使广大的档案管理人员的任务有所加重，要求其越发重视对文书方案的收集与整理。但从宏观上来说，企业的档案管理工作仍然未能落到实处。主要原因是档案管理人员的素质有待提高，无法与档案管理工作资料多、任务大的特点相适应。

一是，档案管理人员受素质与能力的限制，导致档案收集整理归档过程中，出现档案收集不全面，整理不细致，分类不明确等问题。这些问题得不到解决，从而影响档案的查询。相关人员无法迅速获取相关方面的有效信息，把时间、精力浪费在对档案文书的查询工作上，耽误了正常工作的有效进行，进而影响日常工作。

二是，文书档案整理的可靠性较差，部分企业的相关工作人员为了应付上级的指示与安排，力图省事，以节省时间、精力，伪造文书档案资料，导致所收集归档的档案文书严重缺少可靠性与真实性，对企业的各项工作的开展造成严重损害。

三是，部分文书档案存在严重缺失，资料缺页、断章的现象时有发生，使文书档案出现空挡，不利于企业人事方面的处理。

（三）档案收集整理方式与技术较为落后

在社会不断发展的今天，部分企业的档案收集整理工作还在采用传统的人工笔录方式，这与现代高科技电子信息技术显得极为不协调。如此一来，企业出现档案收集管理工作的效率极为低下与档案管理不到位的问题。随着我国经济的发展与社会的进步，这就要求企业应该改变传统，推陈出新，采用先进的档案文书收集整理方式，提高行政效率，促进日常工作的开展。

三、档案收集整理归档工作的解决措施

（一）规范管理工作

由于企业存在忽视对档案文书收集整理的归档，导致档案管理方面出现严重问题，极易出现工作不到位的现象。首先，我国企业应转变思想，充分认识到档案收集管理工作对于企业发展的重要性，建立健全档案收集管理制度。其次，加强对所收集整理后的档案文书进行不定期排查，检测出其中是否存在档案缺失的现象。如果存在此现象，应与相关人员进行有效沟通，将档案缺失部分补充完好，确保档案管理工作的顺利进行。再次，采用电子计算机技术，进行档案收集整理，提高收集整理的效率。最后，规范档案收集管理流程，注意档案的区分，避免档案管理的混乱。

（二）增强人员培训

企业要增强对档案管理人员的训练，提高其能力与知识素养，使档案收集更加全面，整理更加细致，分类更加明确，使相关人员迅速获取相关方面的有效信息。

档案管理人员应提高工作能力及工作认真度，要对所收集的档案进行细致的检测与鉴别，从而判断出所收集整理的档案是否具有可靠性。认真检查档案是否齐全、是否存在缺页少章的现象，切忌为力图省事而应付了事，带来不可预测的麻烦与后果。

（三）创新工作渠道

在新时代下，如何改变传统的档案收集整理方式，对部分企业来讲，迫在眉睫。企业应大胆创新，变革落后的生产方式，以适应当前的社会发展。

一方面，要实现档案管理的电子化、信息化，以取代传统的人工笔录的落后方式。档案管理人员应保持一种创新意识，采用先进的生产方式，提高行政效率。如，把录音、录像、光盘等媒介当做新的档案资源进行有效管理，虽然需要对归档方式进行相应的转变，但是必定会极大提高档案收集整理归档的效率。

另一方面，在文书档案收集整理工作开展前，做好相应的宣传工作，引导档案管理人员在收集整理档案时，提升服务水平与意识，更加积极地深入到档案收集整理的工作中，实现档案有效收集的目的。

四、结语

企业的档案收集整理归档工作十分重要，与企业的发展密切相关。只有加强对档案的监督与管理，增强相关人员的能力素质，改进生产方式，才能有效提高工作效率。