新时期企业办公室管理实践思考

蒲伟伟

中图分类号：C931.4 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）11-000-01

摘 要 企业在经营过程中，随着面临问题的增加，对其内部管理能力提出了更高的要求，办公室作为企业经营管理的重要组成部分作用凸显。基于此，本文通过分析新时期办公室管理出现的问题，重点在更新思想观念、完善规章制度、优化办公室职能等方面提出了改进措施，以供参考。

关键词 企业办公室管理 人员配置 服务理念

现代企业的办公室是一个综合部门，在企业中既是桥梁、又是枢纽。办公室在发挥辅助决策、协调各部门工作、服务保障等方面的重要作用，直接体现了一个单位的综合实力与素质。完善办公室管理，对转变工作作风、营造企业良好工作氛围、调动员工工作积极性、提高企业的运营效率有重要意义。

一、新时期企业办公室管理存在的问题

（一）企业办公室管理方式陈旧

一些企业的办公室管理模式较为陈旧，采用经验式管理，没有做到制度化、规范化，企业也没有将办公室管理方法纳入统一的制度和规范中。管理方式陈旧的缺陷有以下几点：（1）一部分办公室工作人员服务意识与规范化管理意识淡薄，认为办公室就是给领导跑腿、打杂的部门，处理问题较为被动。此外，一些办公室人员工作态度不端正，且由于自身条件不能达到岗位要求等原因，造成无法对工作进行创新，办事效率低下，处理问题不当。（2）办公室考核工作不完善、管理混乱无章、不同岗位的职责划分不明确等问题，使得办公室管理与工作能力不足，各项工作任务不能很好地完成。（3）办公室对于出现的问题没有制定相应的制度，导致执行力低，管理混乱。

（二）企业办公室设备落后工作效率低

在新时期，提高企业的工作效率是实现企业利益最大化的保证，但需要注意的是，现在很多企业办公室中所使用的设备落后、陈旧，甚至很多需要用手工实现，这种情况直接导致了办公室获取信息滞后，影响办公室办事效率和职能实现。此外，一些员工由于对办公室职责重点把握不清或对工作缺乏热情，对领导下达的任务只进行最基本的处理，而把大量时间放在日常事务如打扫卫生、资料整理等工作上，缺乏对决策制定的辅助作用，不利于办公室职能的发挥。

二、新时期企业办公室管理实践措施

（一）改变陈旧思想观念更新服务理念

接待服务，是办公室的一个主要职能，通过做好对领导、员工、客户等不同人员的接待工作，展现本企业的良好印象，这对企业未来的发展至关重要。因此，办公室人员在为领导做好辅助工作的同时，也要更新服務理念，树立正确的服务观念，给基层人员以优质的保障与服务。

更新服务理念，在另一个方面要做到对员工来访的接待。办公室的职能，是辅助决策和提供服务，而对员工来访的重视，不仅可以让办公室和公司领导对企业管理现状有了更深刻的了解，还可拉近企业与员工的距离，让员工有归属感。因此，办公室要完善职工来访渠道，让公司管理层及时了解企业发展情况，缓解企业与员工、员工与员工间的矛盾，通过关注和解决员工工作与生活难题，促进企业和谐、稳定发展。

（二）建立健全办公室各项规章制度

要实现企业办公室的规范化、制度化，完善办公室各项规章制度是重点。企业规范办公室的事务处理程序、处理标准、各个员工的岗位职责，要做到以下两点：（1）对办公室人员的岗位职责加以明确，将办公室每一件事务、每一个职责、每一项权利义务都分解落实到每一个位员工身上，并形成规范化流程。通过职责的明确，才能使办公室人员责、权、利清晰，促进工作任务顺利完成。（2）理顺每一件工作的处理程序，为提高员工的工作效率，减少失误，方便员工找到工作规律。办公室要严格按程序办事，办公室在制定规章制度时，要保证制度的科学性、可行性，确保每一个规章制度都有实施的环境。此外，部门之间不可因制度的不同产生冲突，因此要保证制度的融合性。例如：某公司办公室在公司内部审批方面的管理规定，有如下几点：第一、规定总公司中的各个部门，各子公司、专业公司等需用书面呈批件的形式向总公司领导进行工作汇报项目审批。第二、总公司各个部门的呈批件，从该部门直接送到分管领导处，在审批后返回该部门办理。如出现分管领导无法处理的情况，需由办公室呈送总经理处审批，在批示后经分管领导审阅返回原部门。第三、呈批件由总公司领导审批后，办公室将呈报件复印件返办理部门，呈报件原件存档。通过以上规章制度，大大提高了办公室办事效率，实现了公司的内部合理化运作。

（三）对办公室的职能与人员配置进行优化

很多企业办公室的职责纷繁复杂，一方面，办公室要为领导服务，按领导要求办事，另一方面，办公室要协调各个部门的工作，使办公室人员在处理具体事务时，在很大程度上限制了办公室职权的行使。因此，企业要对办公室的职能进行规范和明确，如果是办公室的本职工作，就由办公室人员处理，如果是非办公室性质的任务，就要把任务从办公室分离。而且要平衡办公室与其他部门及办公室内部的各个职能，如果办公室工作任务多、管理范围广，企业要相应增加办公室的权利与职能，如办公室中某种任务比较重要，就要相应增加职员，对办公室人员结构进行优化。此外，针对企业办公室设备落后的问题，企业要将专项资金投入到办公室设备的采办、以及设备维修与更新上来，通过提高办公室硬件设备水平，保证办公室的事务处理效率。

三、结语

综上所述，办公室通过更新服务理念、促进管理制度化，明确岗位职责可完善办公室管理。通过分析可得，办公室管理的完善，对营造企业良好工作氛围、提高企业工作效率、促进企业平稳发展意义重大。因此，办公室应采取以上措施，完善办公室管理。

参考文献：

[1] 王琳.新时期企业办公室管理实践思考[J].现代商贸工业，2013，25（12）：68-69.

[2] 马东亮.新时期企业办公室管理实践思考[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2015（04）：3.