新形势下做好办公室文秘工作的策略分析

舒清

摘要：辦公室文秘工作是一项细致的工作，要求文秘人员提高自身素质，创新工作方式。但新形势下，办公室文秘工作存在不足，集中表现为规章制度不健全、文秘人员素质偏低、文秘工作方式创新不足、考评与奖惩制度不健全。为改进这些不足，顺应新形势的要求，有必要健全并落实办公室各项规章制度，注重管理培训并提高文秘人员素质，重视创新文秘人员工作方式，并落实考核评价与奖惩激励机制。

关键词：新形势；办公室文秘工作；规章制度；文秘人员素质；奖惩激励

一、引言

办公室是处理内外事务的重要场所，也是对外联络，进行内部管理的重要部门。办公室日常工作非常繁琐，为提高工作效率，提升办公室文秘人员素质，做好办公室文秘工作是必要的。新形势下，随着整个社会对办公室文秘工作要求的提高，如何创新工作方式，提升工作效率是不可忽视的内容。

二、办公室文秘工作的特点和要求

办公室文秘工作是非常重要的工作，它拥有自身特点和要求。作为工作人员，应该增强学习主动性，努力提高工作质量。

（一）特点

新形势下，办公室文秘工作涉及面广，内容繁多，不仅包括各种行政工作，还包括其他许多事务。例如，办公室信函收发，材料准备、递交、归档，手续办理，外来人员接待，开具介绍信和出具证明，会议通知和决议起草等。这些工作看似简单，但实际上比较繁琐，需要办公室文秘工作人员拥有较强的综合素质，注重提高工作效率，出色完成每一项工作任务。

（二）要求

新形势下，为顺应时代要求，办公室文秘人员应该注重提高自身综合素质，增强工作能力，不断加强学习，丰富工作经验，并端正思想和工作态度，严格按规范流程完成工作任务。要拥有爱岗敬业、勤劳奉献精神，满怀热情做好文秘工作，准确完成领导交代的任务，及时进行上传下达。同时还要严格遵循规章制度，制定合理的计划，确保各项工作有条不紊进行，注重计算机和信息技术应用，提高工作效率。

三、新形势下做好办公室文秘工作面临的挑战

由于相关制度没有严格落实，部分文秘人员综合素质偏低，制约工作效率提升，新形势下办公室文秘工作仍然存在以下不足。

（一）规章制度不健全

要想确保办公室文秘工作质量，提高文秘人员工作水平，首先就应该健全完善相关制度，并严格落实各项规定，推动文秘工作制度化与规范化。然而，部分单位没有结合办公室文秘工作需要，制定健全的规章制度，或者照搬其它单位的制度，难以有效约束和规范文秘人员日常工作，不利于提升文秘工作的制度化与规范化水平。此外，即使有些单位建立较完善的管理规章制度，但没有严格执行和落实各项规定，难以提升工作实效性。

（二）文秘人员素质偏低

加强文秘人员管理培训，注重优秀人才队伍引进，这是提升办公室文秘工作水平的前提。但调查显示，一些单位在文秘工作人员招聘时，安排自己的熟人，没有按要求招聘综合技能强的工作人员，影响文秘工作队伍整体素质提升。再加上教育培训制度不健全，未能定期和不定期对文秘人员开展培训，不利于提升文秘人员综合素质，难以胜任日常工作需要。

（三）文秘工作方式创新不足

新形势下，随着计算机和互联网广泛应用，再加上文秘人员需要处理和面对的事情增多，对文秘人员素质也提出更高要求。作为文秘工作人员，在这样的背景下，应该注重创新工作方式，更新思想观念，努力提升文秘工作水平和工作效率。然而，由于部分文秘人员自身综合技能偏低，再加上日常学习不足，文秘人员沿用传统方式开展日常工作，工作方式比较呆板和固定，不注重工作方式创新，计算机、信息技术、智能手机应用不到位，不利于提升工作效率。

四、新形势下做好办公室文秘工作的策略

为弥补办公室文秘工作的不足，结合新形势和新要求，有必要采取以下创新策略。

（一）健全并落实办公室各项规章制度

健全并落实各项规章制度，推动各项工作制度化与规范化，这是提升办公室文秘工作效率的前提与关键。为此，要结合新形势下文秘工作岗位要求，制定完善的文秘人员入职管理、调动管理、薪酬管理、辞职管理、培训管理、考核管理、费用管理、档案管理、会议管理、考勤管理、保密管理制度，明确文秘人员岗位职责、工作规章制度、工作流程。同时严格落实各项规定，推动文秘人员工作制度化与规范化。文秘人员也要严格遵循各项制度，服从上级监督与管理，增进与同事的协调和沟通，相互配合，形成合力，营造轻松、愉快的工作氛围，促进工作效率提升。

（二）注重管理培训并提高文秘人员素质

文秘人员综合素质，直接影响工作效率和办公室整体工作质量。因此，新形势下要注重优秀人员引进，严格选拔和人才招聘制度，充实文秘工作队伍，打造高素质的工作团队。同时建立健全的管理培训制度，加强业务培训、思想政治教育、相关制度和政策法规学习、让文秘人员熟练掌握政策、理论、业务、经济、法律、写作、计算机、现代管理等知识。并加强服务态度、工作技能培训，让他们养成爱岗敬业、勤劳奉献精神，不断总结经验，善于发挥创造性思维，提高解决问题能力。

（三）重视创新文秘人员工作方式

办公室文秘人员不仅要增进与普通员工联系，还要密切与领导的联系，妥善面对新情况和新问题，提高创新思维能力和创新意识，不断探索新思路、新的工作方法，努力成为一专多能的合格文秘人员。要敢于突破传统思维束缚，制定科学的工作计划，将创新思维、创新方法融入工作当中。要认清新形势和面临的新挑战，不断探索新方法和新经验，给予那些创新思维能力强的人员以奖励，发挥引导作用，营造良好的创新工作氛围，让文秘人员更好开展日常工作，努力提升工作实效性。

五、结束语

通过健全规章制度，加强管理培训，注重工作方式创新，落实考评与奖惩机制，有利于更好规范和引导办公室文秘人员日常工作，激发他们主动性，促进工作实效性提升。作为文秘人员也要提高学习主动性，增强自身综合素质，更好适应将来工作需要，努力提高工作效率。

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