办公室文书档案收集与归档工作管理探究

陈艳珍

中图分类号：C931.4 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）12-000-01

摘 要 随着社会经济的不断发展，文档收集归档工作对事业单位发展的重要性逐渐显现出来，本文从目前文档管理工作的现状入手，对目前文档管理工作的问题进行了阐述，并提出了一些较为可行的改善措施。

关键词 文书档案 收集归档 管理制度

文档的收集与归档工作具有一定的技术性与服务性，事业单位想要借助完整、真实的文档信息来制定发展决策，就必须加强对文档收集整理工作的管理。

一、办公室文书档案收集与归档工作存在的问题

（一）文书档案的收集与归档不全面

办公室文书档案的收集与归档整理是一项比较繁琐的工作，工作中经常会出现文件遗失、材料收集不齐全等情况，这对于文书档案的完整性有着非常严重的影响。在日常工作中，导致文件档案收集不全面的因素有两种，一方面，随着信息技术的不断发展，文件资料本身的来源愈发广泛，文件的收集渠道也越来越多，这使得工作人员的工作量大大增加，在没有明确工作制度指导的情况下，很容易出现疏漏。另一方面，很多单位并没有设立专门的文档收集整理人员，而是以兼职人员代替，在工作时间与工作效率上都缺乏保障，者同样会导致文件档案无法收集完整。

（二）工作人员的综合素质不高

作为文件档案收集整理工作的执行者，档案工作管理人员的自身素质对档案管理工作的完成质量有着直接的影响，但很多档案工作管理人员在专业水平与工作态度上却存在着很大的问题。首先，一些工作人员对于文档管理的相关知识不够了解，在工作时缺乏科学的工作理论指导，对于一些有效的工作方法也没有完全掌握，这不仅会大大降低工作效率，也很难保证归档文件材料的质量。其次，部分工作人员还缺乏足够的工作责任心，在收集与整理文档时经常敷衍了事，对于文档的真实性与完整性没有进行准确的辨别，严重损害了文件档案的利用价值。

（三）对文件档案的收集力度不够

文件档案的收集整理工作是档案信息利用的前提，对单位的发展有着十分重要的意义，但受固有观念的影响，很多管理者与档案管理人员并没有认识到这项工作的重要性，严重阻碍了文件档案收集整理工作的开展。在实际工作中，文档收集整理工作一般会出现以下几种情况，第一，忽视文档收集整理工作的作用，为应付上级领导的检查对文档数据进行胡编乱造，使文档材料丧失了真实性。第二，在日常工作中不够严谨，导致文档资料严重缺失，出现大面积的断章、缺页、时间混乱、公章不齐全现象。第三，没有根据时代变化与社会需求对工作模式进行更新，对于电子文档不够重视，使得收集渠道不完善，归档方式也比较单一。第四，档案管理流程不够规范，缺乏明确的规章制度，文档资料的使用与摆放过于随意，遗失现象时有发生。

二、加强办公室文书档案与归档工作管理的措施

（一）创新文件档案的收集管理方式

在事业单位快速发展的同时，对于文档收集整理的工作要求也逐渐发生了变化，文档管理工作人员需要根据实际工作需求，对具体的文档收集管理方式进行创新。首先。文档管理人员应进行更多的上门收集工作，将文档收集由传统的被动管理变为主动收集，提高工作的效率，同时缩短了工作时间。其次，要与其他部门进行积极的沟通和交流，增强其他部门人员的文档保护意识，间接减轻文件搜集的工作量。最后，要对文件档案的历史性、现实性等特点进行深入了解，确保实际工作的顺利完成。

（二）强化文书档案管理人员的综合素质

文档管理人员的综合素质提升需要工作人员自身与事业单位双方面的努力。对于文档管理人员来说，要树立正确的工作意识与工作态度，对文档管理的重要性进行明确的认识，在工作中对文件资料的完整性、真实性以及类型进行明确的区分，同时还要通过相关书籍、资料或专业讲座等途径来提升自身专业水平，学习专业的收集整理方法，提高自身专业能力。而对于事业单位来说，则需要积极组织专业培训，为工作人员提供更多、更专业的学习机会，另外还要争取到管理者的支持，给予充分的技术、资金等方面投入，确保文档管理工作能够顺利展开。

（三）建立文书档案收集与归档的管理制度

想要强化对文档收集与归档工作的管理，就必须建立起健全文档收集整理工作的管理制度。首先，事业单位应根据实际发展情况，对文档收集归档工作的工作范围，工作职责进行明确的书面规定，并将工作人员各自的职能进行划分，利用内部优化的手段来提升工作效率。其次，要针对具体的工作流程对工作细节进行完善，严格限定归档期限、保存时间等工作要求，并以此为依据建立严格的奖惩激励制度，提高工作人员的工作积极性。最后还要制度的实行过程中收集反馈信息、了解实际工作情况，结合事业单位的具体需求和实际效果，不断优化管理制度。

（四）重视临时性档案文件的收集與整理

临时性文件档案一般是指在单位人员变动或重大会议召开时需要进行移交流程的文件材料，由于其原本不属于归档范围且具有一定的突然性，因此在进行收集整理时需要特别注意。首先工作人员应按年度或季度定期对收集的文档进行整理，并重点关注临时性文档的完整性，对还未收集的文档及时进行补充。其次，要在会议后、人员变动时及时安排人完成相关文档的交接，并上交文档管理部门。需要注意的是，文档移交需要制定清晰的移交清单，并签署移交人与接收人的姓名，以免在发现临时性文档丢失时出现纠纷。

三、结语

总之，目前的文档管理工作还不够完善，文档管理工作人员只有根据实践工作中存在的问题，采取针对性的解决措施，才能够进一步提高文档管理工作的整体水平。

参考文献：

[1] 刘子晗.探索办公室文书档案收集与归档工作管理[J].黑龙江科技信息，2016（25）：196.

[2] 周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013（23）：57-58.