谈中小企业采购环节内部控制建设

李丽

【摘 要】随着我国国民经济的发展，中小企业得到了长足的进步。与此同时，我国中小企业内部控制制度的不完善，尤其是在采购环节的问题日益突出，严重阻碍了中小企业的发展。因此，本文以中小企业为经济主体，以采购环节的内部控制为对象，分析我国中小企业采购环节内部控制存在的问题，提出合理化建议，以进一步完善我国中小企业采购环节内部控制制度建设。

【关键词】中小企业；采购环节；内部控制；建设对策

[Abstract] With the development of national economy， small and medium-sized enterprises have made great progress. At the same time， the internal control system of small and medium-sized enterprises in China is not perfect， especially in the procurement process， which seriously impedes the development of small and medium-sized enterprises. Therefore， based on the small and medium-sized enterprises as the main body in the economy， is an object with the procurement procedures of internal control， analyzes the problems of small and medium-sized enterprises purchasing link of internal control， puts forward reasonable Suggestions， in order to improve the small and medium-sized enterprises in China procurement procedures internal control system construction.

[Key words] smes； Procurement links； Internal control； The construction countermeasures

近年来，我国国内市场需求不断扩大且长期处于不饱和状态，为我国中小企业提供了发展的契机。据数据显示，全国企业总数的99.7%是由我国中小企业组成的，而小微企业更是占了97.3%。显而易见，中小企业在我国国民经济中处于重要的地位。

1 中小企业采购环节内部控制的现状及存在问题

随着中小企业的不断发展，仅仅通过拼资源，靠政策扶持已不能够完全支持其长远的发展，而采购作为中小企业开展工作的首要环节，防范采购成本过高，加强采购环节的控制尤为重要。因此，为促进我国中小企业又好又快发展，以进一步完善我国中小企业采购环节内部控制建设，具有十分重要的意义。但采购环节申请审批力度不到位、采购成本控制管理不完善、组织和管理结构不健全等内部控制问题，仍是时下诸多中小企业管理的盲点【1】。

1.1采购申请、审批力度不到位。

目前，在各企业主体中，采购审批应首先由请购人员按照审批手续和审批顺序向部门主管提出申请，部门主管结合本部门实际所需给予批复【2】。但在实际操作中普遍存在使用部门急需某种物资时，简单通过口头表示等方式，要求采购部门在短时间内提供其所需物資，忽略了采购申请、审批部门审批等正当采购流程。同时审批人员在不了解市场行情以及库存量的情况下，进行随意审批、盲目审批，甚至出现在未考虑企业所需物资的实际情况下，只要请购人员提交申请，不需经过严格的审批手续和审批程序，审批部门便给予审批的现象，使得审批制度成为摆设，无法起到监督作用。另外，由于采购物资的品种、数量、质量、价格等在采购审批环节中出现了纰漏，采购审批环节又与销售环节和验收环节密切相关，间接增加了销售和验收环节的难度【3】。

1.2采购成本控制不得当，管理制度不完善。

据调查报告指出，在典型的企业成本构成中，通常企业将其总成本的60%左右用于采购，而用于人工支出（如工资、福利费等）和管理费用的比重却不足35%，利润也仅占5%左右。因此，降低企业的总成本的关键在于降低采购成本。而买价（买价=采购批量*采购单价）是采购成本的主要组成部分，包括运输费、包装费、入库前挑选费等，由于采购人员和部门对市场的调研不够充分，没有指定准确的采购计划，使得最高采购限价无法确定，企业难以以最优惠采购价采购所需物资，降低采购成本。此外，企业未对市场进行调查，质量评审、信用评估等进行准确的预测，没有预算采购前期的费用，对企业的前期采购成本控制不当，采购批量大于实际所需，造成企业资源的浪费【4】。

1.3职责分工不合理，组织管理结构不健全。

企业内部各部门之间职责分工不合理，缺乏工序上的协作，致使无法明确分工。采购部门的采购人员承担本应相分离的职责，如询价、下单、验收等，但有的个人却承担许多职责。在职责分工上的不合理，易出现采购人员与供应商勾结谋利，损害企业的利益。此外，企业为了削减成本，在岗位设置上出现了同一人员或者同一部门承担了一些不相容的职责，而一些岗位却又存在空缺的现象，极易造成采购业务环节出现纰漏，降低了采购效率。

2 如何加强中小企业采购环节内部控制的建设对策

我国中小企业采购环节内部控制存在的问题日益突出，应归结于其在采购环节存在缺陷，采购的审批执行力度、采购监督、部门人员的职责分工等方面的控制不到位，使得其在采购环节未能实现较高的经济效益。endprint

2.1严格执行采购审批，规范采购行为

中小企业在进行物资采购时，必须严格遵守事前审批制度，没有采购计划以及未报审核和批准的采购项目，不得进行采购。在申请部门提出请购时，要求其填写请购单（一式三份），并且需对对预算内和规定权限内的申请须报本部门主管审批，并经财务主管批复，而部门主管、公司经理、审批委员会须对超过规定审批权限的申请进行审批。与此同时，企业须加强采购申请内容的管理，注重采购申请内容的准确性、完整性和规范性，关注所需采购物资的紧缺性及其是否符合采购计划。在审批人员对采购申请进行审批时，对于不符合规定的采购申请应退回，要求请购部门修改请购内容，必要时可拒绝审批【5】。

2.2健全采购成本管理，提高企业经济效益

实施通过比较采购价格，包括对被审计物资的公允价格、与价格相关的质量、规格等因素进行比价的采购比价审计物资制度。同时应与采购低价机制相结合，即把适时调整的采购物资的最高价格与实际采购价格进行相比，采购的价格必须低于事先确定的采购低价，才可实行采购，从而实现采购物资质优价廉，实现企业最大的经济效益。由于中小企业采购业务繁多，市场价格波动较大。因此，中小企业须对所采购物资的价格信息进行管理。采购部门对每一批采购物资的规格与已归档材料的价格进行比较，对采购价格超过采购限价的物资进行差异分析，做出详细的说明，建立价格档案。与此同时，对常用的材料建立价格评价体系，适时更新市场采购价格信息，对现有的价格水平进行分析、评价，并整理评价和更新归档后的物资价格档案。

2.3强化各部门人员的职责分工，落实权责发生制

企业应细化采购业务的职责分工，实施实部门之间，部门内部的权责相互分离，相互制约并做到相互监督，使岗位责任制落到实处。

首先，请购与审批的分离。请购由物资需要的生产或销售等部门提出，除特殊情况以外，所需物资统一由采购部门统一采购。其次，供应商的选择与审批。要确保供应商的选择与审批人员的分离，避免由于不合格供应商的入选，降低采购的质量。然后，采购合同协议的申请、审批与审核采购谈判人不能同时成为合同签订的审批人。除此之外，还须确保采购、验收以及相关记录采购人的职责相分离，并且保证采购、验收及相关采购记录人不能同时担任采购验收工作。此外，物资采购、物资储存及物资使用人不能同时担任账户记录工作，从而规避“暗箱操作”现象发生。最后，在寻求供应商和询价业务中，付款的申请、审批与执行、付款审批人和付款执行人不能同时办理。并且记录应付账款人不能同时担任付款职务，而付款的审批人应同付款执行人职务相分离。

3总结

当前，我国仍然处于重要的战略机遇期，对于国家出台了扩大内需、发展工业化等举措为中小企业的发展增添了动力。与此同时，中小企业在发展的大潮中也面临着更大的压力、更高的要求，通过减少采购的成本，从而提升企业的利润将是中小企业的必经之路。因此，中小企业必须更加注重对采购环节的控制。本文针对中小企业普遍忽视的采购环节，提出了相关建议，但仍存在许多不足。且在加强中小企业采购环节内部控制还有许多可完善的地方，这将是今后可进一步学习和研究的方向。

参考文献：

[1] 王秋平.成本费用控制精细化管理全案[M].北京：经济科学出版社2011.

[2] 柯坤宁.企业采购业务内部控制探讨[J].时代经济信息，2012.

[3] 李志敏.内部控制：公司治理的总要机制保障[J].资本市场，2010.

[4] 孙燕.从采购流程看如何降低成本[J].中国外贸，2013.

[5] 王朋鹏.企业采购业务的内部控制问题研究[J].时代金融，2013.

[6] 陈红，郁丹.完善采购流程 推进采购進程[J].科技创新与应用，2013 .endprint