“互联网+内控”背景下高校科研管理信息系统的构建与探索

王龙

摘 要：随着大数据、云计算、移动互联网等信息技术的快速发展，高校科研环境发生了翻天覆地的变化，为高校科研管理信息化建设带来了良好的发展机遇，同时内部控制下科研管理规划范和透明化也为科研管理信息化建设带来了挑战。本文简要介绍了高校科研管理信息化建设的发展现状及存在的问题，分析了将大数据引入科研管理的必要性，并结合笔者学校科研管理信息化建设经验分析了科研管理信息系统的构建过程，以期促进科研管理的规范化、精细化、科学化和信息化。

关键词：“互联网+” 内部控制 高校 科研管理信息系统

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）11（c）-0008-02

按照《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》和省政府《关于加快推进产业科技创新中心和创新型省份建设的若干政策措施》的要求，为深化改革、更好地激发广大科研人员积极性，需要进一步推进简政放权、放管结合、优化服务，改革和创新科研经费使用和管理方式。此外，财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》对高校内部控制建设提出要求，通过制定制度、理顺流程、分析风险、实施措施、执行程序、加强监督，形成权责一致、制衡有效、管理科学的内部控制体系，确保高校经济活动合法合规。因此，“放”不意味着“放任”，“管”不应该是“管死”，在为科研人员“松绑”的同时，也为科研管理部门提出了更高的要求：一方面需要进一步建立健全科研管理制度，简化科研管理流程；另一方面要积极探索“互联网+科研服务”的模式，搭建项目管理、经费管理的信息化平台。因此，将“互联网+”思维方式和会计领域中内部控制的概念结合起来应用于科研管理，不断提高管理服务水平，成为高校科研管理人员面临的重要课题。

1 高校科研管理信息化建设的发展现状及问题

1.1 科研管理系统很难与校内其他部门系统实现数据共享

目前高校各职能部门都有各自的管理系统，不同系统开发商不同，使用的数据字典也不尽相同，导致系统兼容性和数据共享程度低，部门之间数据交换主要依赖于人工传递，难以形成高效的联动管理。一方面科研管理部门需要定期从校内其他系统中导入所需的科研人员及经费信息。另一方面，高校在职称评定、博硕导评审、研究生招生指标等工作中均涉及科研成果数据，教师要花费大量时间收集材料并填写各类不同的表格，管理人员也要多次审核科研数据，效率较低。

1.2 科研管理信息系统功能尚不完善

目前，高校科研管理系统中某些模块的功能尚不完善，如科研成果采集仍沿用老一套的“录入-审核制”，费时费力低效率，教师缺乏录入科研成果的积极性，并且数据不及时，管理人员无法使用这些数据；知识产权未对接国家局数据库，不能及时提醒缴费，管理服务滞后；尚未与学校本科生、研究生人员库对接，“创新创业教育”数据统计难；教研信息未纳入数据库管理，教学和科学研究数据分离，老师呼声高；尚未与档案管理系统连通，电子科研文档孤立，不利于历史数据的归档查询。

1.3 科研管理系统重数据量，轻数据展示，缺乏辅助决策功能

高校科研管理系统对数据统计结果通常以Excel表格形式展示，形式比较单一，数据量较多时展示效果不直观。此外，科研管理系统积累了大量数据，但对数据的使用只是简单的查询和统计，缺乏对数据内在信息的挖掘和分析，难以服务于学科交叉、优势学科遴选等学校重要决策工作，无法给科研管理人员和校内更高层次的管理人员提供决策支持[1]。

2 高校科研管理信息化建设的意义

2.1 助推高校數字化，便利化校园建设

当前，高校数字化校园建设的步伐不断加快，科研管理系统不仅是高校科研管理信息化的重要组成部分，也是数字化校园不可或缺的组成部分，将科研管理信息系统对接数字化校园系统，有利于推进数字化校园建设[2]。

2.2 促进科研财务信息公开化，助力高校内部控制的建设

高校科研管理信息化建设过程中，及时梳理各类经济活动、整合内部控制流程，将内部控制的权力制衡与科学决策的统一性固化在信息化系统之内，将各项内部控制标准落地落实，有效约束各项经济业务，抑制违背内部控制管理规定的行为，提高内部控制制度的执行力。

2.3 提升科研管理服务能力和监管能力

不断加强科研管理信息化建设，实现科研项目全生命周期数字化跟踪服务，解决过去无法处理的巨大数据统计分析问题，实现科研管理的及时性和准确性。提高工作效率，缩短科研经费到账认领周期。强化业务审核，将原纯手工纸质申请审批等线下办事流程搬到网上，各部门、各经办人权责明确、各司其职，处理过程实时反馈到互联网，科研人员可以随时监控业务处理进程，保证办事流程公开透明，有利于加强高校机关作风效能建设[3]。

2.4 实现不同部门和员工的协同工作，提高学校管理信息化水平

科研管理信息系统上线，科研部门和财务部门在同一系统上分工操作，加强了职能部门之间的业务联系，规范了业务流程，减少了工作量，提高了科研项目业务管理的信息化水平。

3 我校科研管理信息化建设的实践

3.1 科研管理信息系统构建方案

为了实现科研财务跨部门数据共享，采用与财务系统相同的供货商，针对科研管理的不同需求，进行个性化系统开发，基于项目全生命周期管理理念，设计了科研管理信息系统，主要有科研办公管理、科研队伍管理、平台中心管理、科研项目管理、科研经费管理、成果管理和统计分析等功能。

3.2 科研管理信息系统功能模块

3.2.1 科研办公管理

（1）个人工作主页：显示登录人员待办事宜及科研成果等个人相关信息，并可根据显示内容直接进入相关信息办理界面。

（2）科研办公：通过新闻公告，消息管理，内部公文管理实现科研办公文档及通知的管理。主要包含科研办公相关文档及通知的发布、审批、查询、分类归档、上传、下载等功能。

3.2.2 队伍管理

（1）科研队伍管理：对科研活动相关人员及组织结构进行管理。主要包含人员管理及组织结构管理，支持本校人员、外校人员、学生、专家等人员信息的管理；支持院系单位、管理单位、其他单位的管理。

（2）平台中心管理：包含研究机构、科研团队、协同中心管理。

3.2.3 项目管理

（1）纵向项目管理：根据纵向项目的管理特点，通过不同角色划分不同的管理模块，涵盖纵向项目的立项、中期检查、结项管理等过程管理及相关过程中的人员、文档、经费管理。主要功能模块有项目概览、项目列表浏览、项目立项、预算变更、合同变更、绩效发放、项目导入、项目文档等。管理过程中针对纵向项目与财务项目经费的管理特点，实现科研过程中的经济活动与财务核算的紧密衔接，达到科研管理与财务经费管理的全面对接。

（2）横向项目管理：根据横向项目的管理特点，通过不同角色划分不同的管理模块，以合同为主线实现横向项目管理功能。主要功能模块有项目概览、项目立项、合同变更、项目文档管理、合同导入等。管理过程中针对横向项目与财务项目经费的管理特点，实现科研过程中的经济活动与财务核算的紧密衔接，达到科研管理与财务经费管理的全面对接。

3.2.4 项目经费管理

与学校现用的财务系统紧密关联，通过系统间的数据及业务流程关联，实现科研项目管理过程中资金管理。主要分为科研预算管理、以及科研到款管理、科研项目与财务经费的关联管理等模块。通过与财务系统相关数据与流程的平滑对接，实现了科研立项、预算申报、到款认领、科研提成及科研票据的跨部门管理，提升了原有科研经费管理的手段，大大提高科研管理与财务管理部门的工作效率。

3.2.5 科研成果管理

（1）科研成果管理：对科研活动所产生的成果及成果认定统一管理。主要按照学术论文、著作、成果获奖等对成果认领、认定审核管理并统计分析。学术论文管理主要通过机器人实时从CNKI、SCIE、Web of Science、Engineering Village等数据库抓取我校署名的科研论文，并自动关联JCR期刊分区和影响因子，直接向论文作者本人推送论文信息，由作者登录系统后认领并完善信息，减少老师的录入工作量及管理人员的审核工作量。

（2）知识产权管理：根据用户角色不同，划分不同的功能权限对科研过程中专利成果、著作权的认定及管理。

（3）学术活动管理：根据用户角色不同，划分不同的功能权限对主办会议、学术讲座及参加會议情况进行管理。

3.2.6 科研统计管理

根据主管部门的要求，对科研管理过程中的相关数据进行统计，支持主管领导部门要求的数据上报格式，生成相关报表；支持学校的多种科研统计口径，生成相关报表信息；支持从财务系统直接获取经费执行情况，实现相关资金情况报表数据的准确生成。

3.2.7 数字化校园接口

科研系统通过与学校数字化校园进行对接，实现科研系统的统一身份认证（单点登录）。科研系统与数字化校园系统每天同步教职工、学生基本信息，以保证教职工和学生的基本信息准确。

4 结语

“互联网+”时代背景下，高校以电子化、信息化、自动化为手段，基于科研项目全生命周期管理，按照内部控制的要求，不断优化管理流程，提高科研服务水平，实现科研项目从合同审核立项、经费到账认领、财务开票申请、指标下拨、预算录入、预算变更等科研项目全过程信息化管理以及学术论文、成果获奖、知识产权等业务全流程一体化管理，以期达到数据传输管理“无纸化”、内部控制“规范化”、管理过程“透明化”、科研财务处理“智能化”，努力实现让科研人员少跑一回路、少排一次队、少等一分钟，进一步推动科研管理规范化、精细化和科学化。

参考文献

[1] 贾玥，徐奕卓，李磊.大数据时代下高校科研管理工作的探索[J].赤峰学院学报：自然版，2018（3）：69-70.

[2] 杨双双.高校科研经费管理中信息化创新与构建[J].财会学习，2017（11）：197-198.

[3] 王战峰.财务信息系统与科研经费管理网络建设的协同发展[J].中国管理信息化，2018（9）：32-34.