加大城建档案收集力度 保证进馆档案质量

陈红

（云南昭通市城建档案馆，云南昭通 657000）

近年来,随着昭通城市建设的飞速发展，城建档案的作用越来越明显地体现出来，在这种形势下，要更好地为城市建设服务，就迫使我们城建档案工作者要不断收集门类齐全、种类众多的城建档案。保证进馆质量，丰富馆藏已成为我城建档案工作者所面临的课题。为此，笔者根据昭通城建档案工作的实际谈谈自己的看法。

1 我市城建档案接收工作和进馆质量存在的问题

随着城市化进程的加快和城市现代化水平的提高，城建档案将显得越来越重要。工程竣工档案的接收工作和进馆质量却存在着以下几个方面的问题。

1.1 宣传力度不够，对城建档案的重要性认识不足

由于工作中宣传的内容不生动、形式较单一，使得一些建设单位存在重建设、轻档案的现象，也就是只重视工程建设，轻视档案的建立，只重视施工过程中的工程进度，轻视文件资料的管理，从根本上没把档案管理提到正常工作范围，没有建立一套规范的管理机制，没有专职的档案人员。

1.2 对城建档案人员业务培训不够，档案人员素质有待提高

工程建设过程，是一个内涵十分丰富的社会活动，这就决定了建设工程档案具有复杂性、科学性和系统性。目前对建设单位、施工单位的工程档案管理人员业务培训不够，指导不深入，业务跟踪服务不到位，给竣工档案的收集工作带来一定的难度。

1.3 执法不严，依法治档力度不够，进馆档案受到限制

目前我们有很多执法依据，如《中华人民共和国档案法》《工程质量管理条例》《城市建设档案管理归定》等，然而实际工作中对违反档案法规的行为要么查处不力，要么不承担相应的法律责任，以致影响了档案法律法规的权威和尊严，进馆档案的种类、数量也受限制。

1.4 从档案接收的质量来看，档案的标准化建设有待加强

我们在工作中发现，很多单位上报的文字档案对施工过程中记录的各项内容不完整、不准确，有的还存在漏项、缺项、签章手续不全，一些上报的原始材料，还存在复印件代替原件、使用圆珠笔进行多份复写、纸张质量不符合要求、上报的材料污损严重、装订的次序颠倒；建设工程竣工图编制不规范，图面不清，变更内容不准确；声像档案（照片、录音带、录像带）很多没有详细的文字说明，拍摄的时间、地点、内容等项目未填写。这些现象的出现，势必导致建设工程档案不能真实反映整个建设过程，丧失了工程档案的重要依据和凭证作用，使得进馆档案的质量受到影响。

2 针对以上存在的问题，我们采取的措施

2.1 加强城建档案宣传，增强城建档案意识

我们要大力宣传 《中华人民共和国档案法》《工程质量管理条例》《城市建设档案管理规定》和《云南省城建档案管理办法》等法律、法规，通过上街宣传、散发材料，知识竞赛，订阅报刊、杂志、举行图文展板等多种形式，宣传什么是城建档案以及城建档案在城市建设中的作用，提高广大建设工作者和市民的城建档案意识，使他们能了解和支持城建档案工作。我馆曾举办两次摄影比赛和一次影展，从中收集到了许多历史的、珍贵的照片，也通过电视台播放了《云南省城建档案管理规定》，取得了较好的效果。2006年9月，云南省第八届少数民族运动会在我市举行，按市政府指示，由我馆主办“2006昭通名特商品交易会”城建专题展厅，以文字、图片、规划设计模型等展示“十五”期间城建工作取得的成绩，展望“十一五”规划前景，为今后北部新区的开发及招商引资工作奠定了基础。

2.2 加强业务培训，提高工程档案管理人员素质

要使工程竣工档案顺利进馆，就得加强对建设单位、施工单位的工程档案管理人员进行业务培训。培训坚持以“贯彻城建档案法规为主导，学习档案知识为基础，规范操作技能为重点，全面提高素质为根本”的办学指导思想。培训内容可以是《城建档案管理法规》《城建档案工作概论》《验收备案工作对档案资料的要求》《档案鉴定与收集的基本要求》等课程。通过培训，提高他们的档案意识，了解建设工程档案的归档范围、竣工图的编制方法、建设工程档案分类及整理方法等，明确各自在收集整理档案过程中所肩负的重任。2007年9月6日至7日，我馆就成功地举办了一期工程建设档案管理培训班，有近百人参加培训，他们是各县区建设局城建档案管理人员，从事房地产开发、工程设计、施工、监理等单位的档案管理人员，建设单位负责工程档案管理的人员。通过这次培训，进一步提高了工程建设档案工作者的业务水平，规范了工程建设档案的收集整理和归档工作，为昭通各县区城建档案的健康发展奠定了坚定的基础。

2.3 加大执法力度，确保工程档案顺利进馆

1998年实行了多年的城建档案保证金被取消，工程档案保证金的取消，意味着城建档案工作由经济手段转为依法治档。《建设工程质量管理条例》第17条规定：建设单位在建设工程竣工验收后，未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，处以1万元以上10万元以下的罚款。2001年7月4日修改的建设部《城市建设档案管理规定》以及《建设工程文件归档整理规范》中明确规定：建设单位应当在工程竣工验收后3个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。以上规定为城建档案管理机关对不及时移交档案的建设单位进行行政处罚提供了法律依据，不及时移交档案是违法行为，应受到罚款的行政处罚。所以，我们要运用法律武器，依法治档,加大档案的收集力度，丰富我们的馆藏。

2.4 加大城建档案收集力度的同时，严把进馆档案质量关

我们加大了城建档案收集力度，丰富了馆藏，还得把好进馆档案质量关。这就要求我们按工程进度，深入到施工现场，与建设单位档案人员一起对照《城市建设档案著录规范》《建设工程文件归档整理规范》，从案卷质量标准，案卷的分类编号和检索工具的编制等方面进行详细指导，明确进馆档案的质量要求和移交档案应注意的事项，要求他们工程档案要原件归档；文件内容要真实、准确；工程文件应采用耐久性强的书写材料，要字迹清楚，图样清晰；竣工图要规范，做到文、图、物相符；照片档案的拍摄时间、地点等内容要完善。从源头上保证了竣工档案报送的质量，确保档案的完整性和成套性。对质量不高的或不符合质量要求的档案案卷，我们要进行专门指导，按要求及时整改，从而保证了进馆档案的质量。

总之，为适应城市建设发展的需要，充分发挥城建档案的作用，城建档案部门必须加强建设工程竣工档案管理，保证建设工程竣工档案的完整、准确和规范。因此，我们在丰富馆藏的同时，一定要保证进馆档案的质量，使案卷中存在的问题都解决在进馆之前。只有这样，才能便于今后档案的管理工作，才能更好地为城市的规划、建设提供服务。

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