浅析文书档案管理中存在的问题及对策

（白城市戏剧创作中心 吉林白城 137000）

文书档案管理的基本内容较多，因此文书档案管理工作中涉及企业信息的内容也较多，复杂的内容是文书档案管理的特色之一。[1]除此之外，文书档案管理工作主要集中在资源的收集、保存及整理方面，文书档案的中主要的管理主体是文件、书报、事件资源、物品文档等等，只有恰当如实的资料存档和保存，才能让文书在后续使用中起到重要的作用，因此，存档管理的方式和存档管理的有效性也是文书档案管理工作的基本特性之一。了解文书档案管理的两大特性，有助于充分了解当前文化档案管理现状中的问题，并提出具有针对性的策略。

一、文书档案管理中的问题

1.文书档案管理方式的落后问题

我国在文书档案管理的方式方法的运用上存在重大的问题，这些问题集中表现在管理方式的落后上。科技的进步并没有在文书档案管理上得以体现，多数企业以及事业单位在文书管理工作方面仍采用了较为传统的模式展开文书档案的管理。对档案的分类、立卷等内容的管理，仍采用了较为传统的人工操作形式，管理体制和管理方式都较为落后，同时在文书档案管理方面过分的制度化内容，让文书档案管理仍停留在上世纪的文书管理思维中。该种落后的管理方式严重阻碍了文书管理创新思维的发展。

2.文书档案管理工作的懈怠问题

文书档案管理工作难以同企业或者事业单位的行政部门或者人力部门等，在一定的时效内就能够看到工作的业绩和效果，文书档案管理工作是难以在短期内让企业或者事业单位带来一定益处的工作，因此当前的企业和事业单位并不重视文书档案工作的管理，同时对文书档案类工作的懈怠主要体现在以下几个方面：一是文书档案管理工作人才培养的问题，当下对文书档案工作管理产生懈怠心理的不仅仅是企业或者事业单位，在教育教学方面文书档案管理教学存在一定的不足，当前我国甚至缺乏具有针对性、科学性的文书档案管理理论或者体系，因此专业的文书档案管理人才难找，多数企业都是用不专业的人才勉强去管理文书档案；二是文书档案管理工作在企业或者事业单位中地位低，办事效率也低。在企业和事业单位中地位直接影响了办事效率，由于文书档案管理工作难以在单位中得到重视，因而在工作过程中各个部门的配合程度相对较低，直接导致了档案员工作效率下降。

二、文书档案管理中问题的对策

1.创新文书档案管理方式

针对目前我国文书档案管理工作方式陈旧的问题，只有革新当前的文书档案管理办法，才能实现文书档案管理上的突破。而创新文书档案管理方式主要可以从以下方式入手：一是创新管理文书档案管理机制，废除传统的文书档案管理制度，简化文书档案管理流程，通过重新构建文书档案管理体系的方式，确定文书档案管理组织制度的完善。二是革新文书档案管理办法，当前文书档案管理仍采用机械的人力方式对档案进行分类管理记录工作，而当前科技的进步和发展下，文书档案的管理方式也需要跟随科技的进步而做出相应地调整。因此革新文书档案管理办法的过程中科技借助电子产品的发展，对文书档案进行电子存档工作，通过电子存档，保存文书档案，同时提高文书档案管理工作的效率。企业或者事业单位要重视文书档案管理电子体系的构建，通过科学一体化的管理推进文书档案管理工作的效率。

2.优化文书档案管理队伍建设

针对目前文书档案管理工作中存在的问题，可以从以下几个方面入手解决：一是重视文书档案管理人才的培养，在此过程中教育教学部门和企业单位等都需要付出一定的努力。教育教学部门首先需要努力培养文书档案管理人才，建设有关文书档案管理学科，让未来的文书档案管理员能够学习先进的文书档案管理理念，提高管理水平和管理技巧，能够利用创新性的思维在正式工作中优化文书档案管理体制。而企业事业单位则需要从人才的定期和不定期培训中，让文书档案管理员能够随时了解先进的文书档案管理理念，以便在工作中不被社会所淘汰；二是企业或事业单位要重视文书档案管理工作本身，关注文书档案管理工作的价值和意义，重视文书档案管理工作的发展，切实推动文书档案管理在事业单位或者企业中的发展。通过建立有效的管理制度以及制定严格的工作流程的方式，加强文书档案管理工作的整体建设，要通过档案员对红头文件以及材料的收集，让档案的收录工作更具有价值，并通过对档案的研究、整理和综合分析等，提高档案的综合利用价值，让文书档案管理工作能够真正形成具有一定价值的信息体系，为企业或者事业单位服务。由此可见，优化文书档案管理队伍实际上是从档案管理员和企业内部建设两个方面入手，一方面提高档案管理员的自身素质，一方面提高档案管理工作本身的价值，通过两个方面的建设，切实保障文书档案管理工作受到重视，档案管理员受到重视。

结语

综上所述，在文书档案管理工作中，确保档案的标准和利用率才是实现文书档案管理价值的体现，但是就目前我国文书档案管理现状分析，我国的文书档案管理工作现状让我国文书档案管理工作的发展停滞不前，这不仅仅是一个企业或者事业单位面临的问题，而是我国多数企业和事业单位面临的问题。造成这些问题的最终原因是文书档案管理工作难以受到重视，文书档案管理工作除去举证以及司法方面的使用外，极少体现出一定的价值。但是在现代化技术发展的今天，利用现代科技让文书档案管理工作实现现代化发展，才是未来文书档案管理工作的基本发展方向，构建一体化、综合化的文书档案管理电子体系才能真正意义上摆脱传统文书档案管理的模式，实现文书档案管理的现代化发展，同时提高文书档案的综合利用价值。

[1]赵月.浅析文书档案的现代化管理[J].才智,2018(06)：180.

[2]刘亚红.文书档案信息化管理探讨[J].城建档案,2018(01)：34-35.

[3]张枝青.试论文书档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务,2018(01)：107.