电子文书档案的安全问题与对策分析

（荆卅职业技术学院 湖北荆州 434100）

引言

随着电子政务的开展和办公自动化的逐步普及，各单位出现了愈来愈多的电子档案。如何保障这些电子档案信息的安全问题，已成为摆在我们面前的严峻问题。.本文从分析电子档案信息特点、电子档案信息安全需求以及影响电子档案信息安全的因素入手，从管理、人才和技术几个方面论述了电子档案信息安全保障的各种宏观策略。[1]

一、电子档案的特点

电子档案，是指将具有保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据、管理权限想档案部门提交的过程，是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。作为现代高新科技的衍生产物之一，电子档案较之传统的纸质档案，有许多新的特点。

电子档案的存储方式多样，可以直接刻录为不可擦写的光盘，也可以打印输出以纸质形式归档；电子档案体积小、容量大、占用存储空间小，对保存场地的面积要求不高，但对环境、防磁性等存储条件要求很高；电子档案可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理，易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递，信息共享不受时间和地域的限制；电子档案需要借助信息化设备予以复现，现代化信息技术含量高，要求管理人员具备较高的专业素质。

二、网络环境中电子档案存在的不安全因素

1.电子档案过于依赖网络

由于电子档案的产生、处理、储存、传输和利用都必须依靠计算机和网络系统，如果没有计算机和网络技术平台，电子档案就没有办法发挥其作用。因此，计算机和网络系统的安全性和稳定性在一定程度上决定着电子档案信息的安全性。然而由于计算机和网络系统本身具有的开放性，其自身存在诸如网络病毒、木马程序、网络黑客攻击等安全隐患，电子档案在存储和共享过程中易发生泄漏和破坏，从而威胁到电子档案的机密性、原始性和完整性，由此影响电子档案的安全管理。

2.文书档案电子信息化管理安全问题

信息安全问题是世界性难题，除了受到外部攻击外，内部档案泄露、失真、失读事件数不胜数。由于电子文书档案具有秘密性，安全问题是文书档案电子信息化管理不可忽视的问题之一。文书档案部门缺乏规范的安全管理措施，工作人员可以随意查电子文书档案并拷贝，容易造成文书档案秘密泄露。由此可见，文书档案电子化信息管理安全问题比较突出，应受到格外的重视。

3.管理人员安全意识薄弱

管理人员安全意识薄弱也是影响电子档案安全的重要因素，也必须引起我们的重视。首先，在有意识的前提条件下，对电子档案信息进行故意的篡改、窃取、损毁都会威胁到电子档案的安全管理。另一方面，由于档案管理人员自身因素，如不熟悉操作流程、安全意识薄弱等原因，在进行电子档案管理过程中产生操作失误。与此同时，由于社会大众大都不具备良好的安全意识，利用网络使用电子档案的时候很容易忽视安全问题，这都会在一定程度上给电子档案带来相应的安全隐患。

三、新形势下提高电子档案安全管理水平的对策

1.加强档案管理人员专业知识培训

伴随着我国企事业单位办公自动化的不断深入发展，电子档案必然会越来越多，面对这种现实发展趋势，档案工作人员如果仍只局限于传统档案管理知识，将难以顺利开展信息化时代下档案管理工作。因此，档案管理工作人员必须深入了解和掌握电子档案管理相关专业知识，才可以紧跟社会发展步伐。各级档案管理部门应加强档案管理人员专业知识培训，分期分批对其进行业务培训，同时还可以组织交流活动，学习先进经验，从而使电子档案管理工作人员具备扎实的电子档案管理知识。与此同时，必须加强对档案管理人员的职业道德教育，提高他们责任心和安全防护意识，培养其形成认真负责的良好工作理念，从而更好的适应新形势下档案管理工作的需要。[2]

2.确保文书档案电子信息化安全管理

第一，确保机密文书档案信息的安全保密。文书档案管理部门设置访问权限和身份识别，密码定期更改，防止内部工作人员泄露机密。另外，从人员管理上防止故意和偶然损害，文书档案管理部门可以单独设置安全管理员进行防护，确定其职责范围，提供安全保障。二是确保计算机系统安全，从技术上防止病毒和黑客的入侵。档案文书管理部门可以在计算机上安装防火墙，并实时更新杀毒软件，对电子文书档案定期进行异地异质备份，做好多重保险。

3.电子档案应进行备份规范化处理

为了更好的保护电子档案数据，让电子档案更具安全性，应对电子档案进行备份的规范化处理。作为电子档案的管理工作人员，我们必须培养自己随时备份的好习惯，在备份的时候要注意标明备份时间及备份工作人员编号，电子档案的管理工作人员应定期的对档案进行备份和检验，防止意外损失。备份的时候要注意，可进行双备份或者是多备份，而且备份的数据和原数据要分开保存在两个不同的电子档案保管室，并且这两个电子档案管理室要存储在不同的地方。可以安排专门的档案资料备份人员，专门负责此类工作，并对档案资料进行定时的检查，确保电子档案的安全。

结语

总之，信息技术的发展渗透到各个领域，使文书档案工作更加高效，同时对其也提出了更高的要求。传统的文书档案管理无法推进文书档案电子信息化发展，在新形势下，文书档案部门既迎来机遇，也遇到挑战。因此，加快电子档案管理模式的改变，建立有效的电子文件档案管理信息系统，使得档案管理工作紧跟信息时代发展的脚步，更好地为企业的未来发展服务。