现阶段机关事业单位文书档案管理研究

余静

摘 要：档案其实信息数据的重要载体及重要来源，更是单位对自身的历史进行回顾、对以往一段时间当中的各项事务进行总结，并对本单位的未来发展进行规划的重要工具。文书档案是机关事业单位档案中的重要构成成分，也是对机关事业单位档案管理水平做出评价的一项重要标准，文书档案管理回评会直接对档案资料的质量及完整性造成一定影响。在本文当中首先介绍文书档案管理的重要性及其含义，而后从多个角度上分析现阶段我国机关事业单位文书档案管理领域中存在的问题，切实依据问题形成原因，找寻适应性比较强的措施解决问题，以便于可以促使我国机关事业单位文书档案管理效率及水平得到大幅度提升。

关键词：机关事业单位;文书档案;管理

一、机关事业单位文书档案管理的研究背景

文书档案也会被称为是管理性档案，是政府机关、事业单位以及各个社会团体在行政管理活动当中形成的具备保存价值的文件总称。分类是档案管理领域当中一项十分重要的工作，归档的文件材料一定是需要依据年度来立卷，本单位中各个部门开展各项工作的过程中形成的具备保存价值的文件材料，都是应当依据现行规章制度中提出的要求，分别对其进行立卷归档。坚持各个部门分别收集、管理文件材料制度，各个部门都是应当派遣专职或者兼职文书人员，负责对本部门实际运行过程中的产生的各种文件材料进行管理，并对文件材料的稳定性做出一定保证，在人员发生变动的情况之下应当立即通知档案室，档案管理人员实际工作的过程中应当认真的学习理论知识及我党新施行的方针政策，切实的贯彻落实日常归档制度，针对本部门承接的文件材料及时进行收集归档。在每年的三月份之前将归档文件材料归档完成，并向档案室交接，办理好相应的签收手续。但是现阶段我国机关事业单位文书档案管理领域中仍然存在一些问题，一定需要充分重视机关事业单位文书工作及档案管理工作的地位，促使文书工作和档案管理规范化的衔接起来，促使文书档案的利用率得到大幅度提升，从而也就可以在机关事业单位发展进程向前推进的过程中做出一定贡献。

二、文书档案的内含及重要性

文书档案其实就是反应党务、行政管理等活动的档案，在此档案当中将一个社會组织从事的全部管理活动，比如说党群管理、财务管理以及业务管理等记录下来。文书档案一般是已经办结的各种具备保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、企业事业单位以及个人在各项活动进行的过程中，为了联系或者处理各项事务，而使用文字等形式直接记录下来的具备完整格式及处理程序的信息材料，文书档案是国家档案的重要构成成分，其所记录下来的是事业单位发展历程。

文书档案管理是机关事业单位实际运行过程中需要开展的一项重要工作，在提升各个部门中工作人员工作效率的过程中，起到的作用十分重要，并且因为文书档案管理是可以通过记录这种方式将单位的发展过程及各项工作进展记录下来，具备一定法律效力。文书档案管理中包含当事人的语音及手稿等真实性比较强的材料，可以十分形象的将某一个时间段当中本单位发生的各项事务呈现出来，具备比较强的真实性。文书档案的记载，会对以往全部保存下来的发展成果进行总结，其中也包含失败的具体过程，储存着单位发展过程中的第一手资料，文书档案管理水平会直接对机关事业单位各项决策的水平造成一定影响，有效性比较强的文书档案管理工作，可以在单位开展各项活动的过程中，起到一定引导性作用，指导员工对前期的各项工作进行总结，对日后的各项工作进行调整，以便于可以对日后各项工作的方向做出一定保证，更好的在机关事业单位发展的过程中提供服务。所以文书档案管理水平直接关系到机关事业单位是否可以保持稳定发展，也决定了机关事业单位实际运行的过程中是否可以创造出来更多的社会效益，从而也就可以在我国社会经济发展进程向前推进的过程中，做出一定贡献。

三、现阶段机关事业单位文书档案管理实际情况

现阶段文书档案管理工作虽然逐渐完善起来，但是在人力资源、管理理念以及设备技术等因素的影响之下，实际工作的过程中有可能遭遇到一些问题的影响，只有在充分认识到各个因素造成的影响之后，才可以针对各个问题提出有效性比较强的对策，妥善解决问题，促使机关事业单位文书档案管理效率及水平得到大幅度提升。

（一）观念上没有予以文书档案管理充分地重视

现阶段我国范围内各个机关事业单位当中，领导者及具体执行人员不重视文书档案管理，认为文书档案管理发挥出来的仅仅是简单的保存作用而已，并没有认识到文书档案管理在本单位发展过程中起到的作用，因此难以在配置各项资源的过程中得到信息数据支持，更是在执行各项制度的过程中会遭遇到一些困难，大部分人仅仅是对文书档案进行收集、分离以及储存，甚至在文书收集工作进行的过程中，还会有一些工作人员不配合，因此文书档案中的内容不是很全面，因此自然难以对档案资料的完整性做出保证，因此也就会在机关事业单位日后开展各项工作的过程中，造成一定负面影响。

（二）文书档案管理制度的效力不强

虽然各个机关事业单位当中都会编制一些文书档案管理制度，但是因为各项制度难以紧跟时代的发展，因此在各项制度落实的过程中，难以将自身的作用充分发挥出来。比如说事业单位先行文书档案管理制度当中，并没有对文书档案分类做出明确的规定，性质不同、时间不同的档案内容也没有分类管理，并且各种类型文书档案没有编制相对应的目录，所以想要查询某个文书档案，会耗费很多的时间及精力。尤其是在文书档案大量堆积起来的情况之下，查询某一种文书档案的难度非常高。因为并没有对文书档案分类储存做出明确的规定，所以收集整理人员在处理各种文书档案的过程中会显得比较随意，并没有针对文书档案施行精细化管理措施，更是没有得到先进技术的支持。甚至某些机关事业单位开展文书档案管理工作的过程中，欠缺对文书保密级别的分类管理，为文书抽调查阅等工作进行的过程中，也没有施行分级管理措施。

（三）文书档案管理模式的滞后性比较强

在文书档案管理领域当中，随着各项科学技术发展和应用速度得到大幅度提升，电子化、网络化管理模式实际应用的过程中，能够促使档案管理效率得到大幅度提升。但是在机关事业单位管理领域当中，在人力资源匮乏以及技术支持水平不高等问题的影响之下，想要推动文书档案管理向着数字化的方向发展，是一件比较困难的事情，不单单会在提升档案管理效率及水平的过程中造成一定负面影响，并且在机关事业单位实际运行的过程中，文书档案的作用也难以充分发挥出来，甚至因为在文书档案管理领域中使用到的是人工机械管理模式，因此档案管理模式的封闭性和传统性比较强，在此背景之下自然是没有办法对机关事业单位文书档案管理效率及效果做出保证，从而也就会在我国社会经济发展进程向前推进的过程中，造成一定负面影响。

四、机关事业单位文书档案管理策略

（一）科学合理的应用现代化技术

应用现代化技术对于新形势下事业单位文书档案管理工作来说是十分重要的。现代化技术实际应用的过程中，机关事业单位文书档案管理领域中应用使用现代化管理措施，并详细针对各项现代化管理措施的实际应用效果进行分析，依据本单位实际情况，找寻出来适应性比较强的文书档案管理模式，推动文书档案管理工作逐渐向着数字化和规范化的方向轉变。除去上文中所说的问题之外，在各项现代化技术实际应用的过程中，事业单位档案管理者还应当向决策者提供更加科学合理的信息资料。积极使用信息化、现代化管理模式的基础上，促使各项工作处于同一的管理当中，以此为基础自然是可以促使机关事业单位文书档案管理效率及水平得到大幅度提升。

（二）弥补现行管理中的缺陷

完善管理制度是崭新形势下机关事业单位开展文书档案管理工作的过程中，应当充分重视的问题。在弥补管理制度中缺陷的时候，机关事业单位应当编制相应的奖惩制度，促使管理人员得到奖励的同时可以对自身的职责形成更为清晰的认识。除去上文中所说的问题之外，在弥补各项管理制度中缺陷的时候，为了能够让各个岗位上工作人员养成一定责任意识，妥善完成职责范围内的各项工作，还应当将各个管理人员的个人发展追求当成构建管理机制的过程中应考虑到的问题，将文书档案管理领域中的各项内容细化成各个考核评价指标。在弥补现行文书档案管理制度中缺陷的时候，机关事业单位应当充分重视业绩突出以及工作能力强的管理人员，向其提供更多的晋升及学习机会，向这种管理人员提供物质及精神上的福利，以便于可以将文书档案管理人员的工作积极性及主动性崇峻股份激发出来，让各个文书档案管理人员实际工作的过程中，可以高效完成职责范围内的各项工作，从而也就可以在我国社会经济发展进程向前推进的过程中，做出一定贡献。

五、结语

依据上文中的叙述可以了解到的是，其实从某些层面上来说，文书档案管理水平代表的就是机关事业单位基础管理水平，文书档案管理可以为机关事业单位管理制度化及规范化奠定坚实的基础。只有切实提升文书档案管理力度，推动文书档案管理向着信息化的方向发展，并逐渐解决以往文书档案管理领域中存在的问题，才可以对文书档案管理的效率及质量做出一定保证，从而也就可以在我国社会经济发展进程向前推进的过程中，做出一定贡献。

参考文献：

[1]贾春玲.浅谈档案管理工作的重要性[J].兰台世界，2015（S3）：18-19.

[2]周宇飞.在现代档案管理中档案管理基础工作的重要性研究[J].办公室业务，2013（11）：83.