办公室文书档案收集与归档工作的研究

陈韵瑶

摘要：办公室文书档案的归档与收集工作是办公室实行档案管理的重要环节，也是一项基础性工作，更是档案管理工作提供多样性服务的先决条件，决定着办公室档案管理的水平。本文将对我国中小企业办公室文书档案收集与归档工作存在的问题进行论述与分析，进而对提高办公室文书档案收集与归档的效率与准确性的对策进行研究。

关键词：公室 文书档案 收集 归档

中图分类号：G275.2  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2018）21-0253-02

在我们的日常工作中，为了处理各种事务，沟通各种关系，组织和个人之间存在着联系，通常以书信的形式实现。因此，从一定的实践目的来看，就逐渐形成了一种较为规范的处理各种事务、沟通各种书面材料关系的格式，称为文献。文档管理是现代办公管理中不可缺少的一部分。办公室文件的收集和归档是否有效，很大程度上决定了信息传递的准确性和事务的顺利处理。

一、办公室文书档案概述

国家机关、组织、企业事业组织在党政管理活动中，直接形成档案，由命令、指示、决定、公告、公告、请求、报告、批准、通知、函件、会议记录、简报、计划和摘要等一般文件直接转化为文件档案。文书档案能够充分体现党务活动。文书档案的管理与归纳工作，是对过去曾发生的事件或具体工作内容予以记录，再以电子形式存储和读取，具体包括收集并整理文书档案的相关信息，检索并统计已经录入的文档文件等。文书档案的管理工作，主要特点体现在综合性和一体化方面。综合性指的是文书档案管理工作的范围，不仅包含文书性质的档案管理工作，也包括人事档案管理和会计档案管理等，其内容繁杂丰富。一体化则指的是文书档案的工作环节特点体现，包括对文件的收集、存储、催办以及承办过程。

二、加强办公室文件材料收集与归档工作的重要性

文件档案的收集、归档是所属机关、单位管理工作的重要组成部分，是提高单位管理工作效率和质量的前提。办公文档的收集和归档及档案重要性体现在以下三个方面：首先，考虑到机关单位中文书档案归档工作的重要作用，需要提升对于文书的归档工作效率，所以应提高对于文书档案归档工作的重视程度。其次，文件、档案的收集、归档实施，可以记录各单位的发展过程。例如，某单位在开展实际业务活动的过程中，产生了大量的文件和资料。通过收集和归档文件，实现了材料的标准化和集成化。最后，便于本单位在开展评估工作的过程中及时查阅相关信息，实现评估证书的合理化。此外，办公室文件和档案的收集和归档的重要性也体现在决策者很容易掌握单位的实际操作条件。

三、办公室文书档案的收集与归档工作的不足之处

（1）归档文件材料的收集不全面。在办公文件和档案的管理中，往往会出现档案收集不完整的情况，包括档案工作人员没有收集和记录的各种文件和资料。这种信息来源广泛，来源众多，具有重要的参考价值。文件一旦被其他人员或部门截留，就无法完全收集，这将不可避免地影响档案工作人员的归档工作。此外，一些文件和档案管理人员多为兼职人员，缺乏足够的时间和精力来组织和保管档案，或由于各种因素而无法及时归档，导致文件和档案资料的收集无法及时完成。

（2）档案人员档案管理意识与工作责任心不强。在文书档案管理中，一些档案工作者的管理意识较弱，偏重于对红头文件的管理，而忽视了对未编号或一般文件的管理。由于缺乏对有关档案的仔细记录和整理，导致档案的真实性不明，文件和资料的管理和利用不善。具体表现在：在处理文件和资料时，个人档案不全，无法确定档案的真实性，无法区分原件及档案和文件，不能确保其完整性和正确性，这将会导致档案和文件失去利用价值。因此，必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文件和档案的收集和归档，确保档案管理工作的顺利进行。

（3）企业对文书档案收集及归档工作不重视。办公室文书档案收集及归档工作对于企业而言具有十分重大的意义，但是仍然有许多企业对该工作的管理缺乏足够的重视，文件资料丢失、被损坏的情况时有发生。造成文书档案资料不全或者损坏的原因很多，主要是因为归档模式不科学、管理不到位。很多企业归档模式依然是文字资料归档，电子文档缺乏重视度。此外，没有按照流程归档，很多文件随意放置，一旦需要查找相关文件资料将耗费大量时间及人力，耽误其他工作的顺利开展。

四、如何加强办公室文书档案的收集与归档工作

（1）做好文书档案管理人员的培训工作。要想成为一名合格的档案管理者，我们不仅要有较强的档案管理意识，还要具备专业的管理知识和管理能力。通过培训，培养档案管理者对档案的敏感性，增强档案管理者的管理意识，保证文件、档案的高效收集和归档。对于一些人事管理能力较弱的员工，我们应该加强相关知识和技能的培训，宣传和教育文件和档案管理的重要性，从而有效改善文件的总体质量，然后达到提高效率和质量的目的。

（2）完善文书档案的收集和归档工作管理制度。文书档案管理工作是一件要求精细的复杂工作，需要相关工作人员细化和澄清收集时间、储存期限、归档范围、注意事项等具体问题，对于保证文件、档案的高效收集、整理、归档具有重要意义。第一，根据单位的实际情况，按照有关规定和职责划分制度，科学合理界定档案归档的范围。其次，进一步明确归档期限，集中统一保管，防止私自留用，提高档案管理人员的工作效率和积极性具有重要意义。各單位、各部门要根据自己的发展和时间，更新和完善文件档案管理制度，以适应文件档案收集、归档的需求变化。

（3）加强临时性档案文件材料的收集整理。由于各单位一些人员的调动或辞职，少数重要文件往往会留在他们手中，导致档案和文件无法及时归档，甚至丢失。在这方面，负责文件和档案管理的人员应在每年年初开始定期对上一年的文件和档案进行收集整理，重点加强临时档案的收集工作。例如，大型会议召开后，应及时通知各部门会议的完整信息。人员调动或离职时，可及时通知其移交其柜内所处理的文件，作为档案文件，以供日后参考，最大限度发挥其意义和利用价值;档案管理部门的工作人员必须严格执行规章制度，按要求把临时文件和资料交付收信人。为了确保文件和资料移交工作的顺利进行，打印两份或三份完整的档案和文件移交目录列表，供移交人、收件人签署。每个转让人和接收人都将保留一份副本以供日后查阅参考。

总的来说，办公文件和档案是企业事业单位工作发展过程的记录，客观反映了规范化管理、问题处理和科学决策的实施和成果。办公室文件、档案的收集归档是一项高度技术性和服务性的工作，在单位的规范化管理中起着重要的作用，在档案管理中占有重要的地位。要高度重视档案档案的收集和归档工作，综合分析档案管理工作中存在的主要问题和原因，并采取有效措施加以改进。只有这样，才能保证档案收集的完整性和正确性，才能促进档案和档案归档工作的顺利开展，才能使得文献档案管理进入一个新阶段。

参考文献：

[1]王慧.办公室文书档案收集与归档工作管理研究[J].办公室业务，2017（17）：97.

[2]范君梅.谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].科技资讯，2017，15（3）：123-124.

[3]陈艳珍.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].现代企业文化，2017（35）：120.

[4]郭鹏俐.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].现代国企研究，2017（12）.

[5]梁威.如何做好办公室文书档案的收集和归档工作[J].办公室业务，2017（12）：154.

[6]邓巧玲.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].卷宗，2017（10）.

[7]许建民，周瑞青，何美珍.办公室文书档案收集与归档工作研究[J].办公室业务，2018（3）.

责任编辑：景辰