谈优化秘书写作教学过程的方法

刘曙

摘要：近几年来，大多数企业办公室工作中，秘书的地位越来越高，在企业集团中处于核心的地位。秘书写作能力是评定秘书工作能力的重要标准，写作能力的提升是一个人文化素养积累的过程，写作能力也不仅仅代表一个人的语言表达能力，而是一个人遇事思维变通能力、观察应对能力和语言组织表达能力的整体体现，所以大多数企业对秘书的要求越来越严格。那么，高等院校如何优化秘书写作教学的过程，从而培养秘书综合性的写作能力成为焦点问题。本文对此作出了详细的探讨。

关键词：写作能力 优化 教学过程

中图分类号：C931  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2018）21-0220-02

秘书这一职业简单来说就是企业中各级机关负责人的助理，在各个机关中秘书这一职位非常的重要，秘书工作质量的好坏直接关系着负责人的工作效率和企业工作的顺利开展。秘书在企业中的主要任务就是项目相关文书的拟写，几乎每天都在与各种各样的文书材料打交道。在文书的拟写过程中写作能力起着至关重要的作用。写作能力是一个秘书人员必备的最基础的素养，直接影响秘书起草文书的质量，因此，秘书人员必须学好文书知识，提高自身的文化素养，掌握写作的基本技能，不断提高写作水平。基于企业发展对秘书的要求，目前写作能力的培养与提升已经成为秘书专业教学中的核心课程。

一、秘书写作教学现状概述

现阶段企业对秘书的要求比较严苛，秘书需要具备坚实的文化基础，必须深入了解秘书文书的理论知识。秘书写作教学的内容范围较广，理论知识体系比较复杂。目前，在秘书专业教学的过程中，大多数教师只顾追求知识的系统教授和信息量的传达，学生们在这样枯燥乏味的教学模式下逐渐失去了学习的兴趣，求知欲望下降。秘书写作教学过程中传统的教学模式极大地影响了学生学习的积极性，而且现在的教学中不注重时间教学，忽略了“讲”与“练”的结合，学生们不能够熟练地运用课堂上学习的理论知识。实践教学主要方式是锻炼，在实践中深化理论知识的掌握，培养学生的写作技能。现阶段的教学模式中存在诸多问题，导致教学质量下降，对于学生基本写作技能的强化缺少专业的指导。

二、秘书写作教学中存在的问题

（1）教学学时分配不当。许多高等院校都设有文秘专业，主要教授学生基础习作和应用文写作，而对课程学时的分配没有考虑到学习内容的重点，采用了均等分配的方式。基础写作的讲授依旧按照传统的方式教学，从记叙文到议论文，从说明文到散文、小说，最后就是诗歌写作。讲授内容不断地重复，教学模式缺少创新。应用文的教学包括事务文书、社交礼仪文书、公务文书、商务文书、司法文书、事物文书等内容。应用文的教学内容较多，而且秘书最主要的任务就是文书的起草，学时不够严重影响了教学质量，老师只能利用有限的时间蜻蜓点水式的指导，学生也只能粗浅地学习和了解一些表面的内容，接触不到文书写作中更多重要的内容，不能熟练掌握文书写作的基本技巧。平时训练的机会也很少，学生不能够清晰地了解自己对学习内容的领悟程度。实践的机会也很少，学生不能够通过实践学习深化对文书知识和写作技巧的掌握。

（2）教学内容与实际工作脱节。高校秘书写作教学内容与企业秘书职位的需求脱节，大多数学习文秘专业的学生毕业以后就职的领域都是企业秘书这个岗位，而作为企业的文书起草人员，写作的内容必须与工作的需求一致。然而，因为教学内容与秘书职位需求的脱节，严重影响了学生们以后的就业。教学内容都是一些理论知识，无法运用到实际工作中，与实际岗位工作的需求差距甚大。例如：在讲授“计划”这个板块时，主要要求学生进行学习计划的写作，而在现实的企业工作中则要求的是活动计划、项目计划的写作。这样的教学方式严重误导了学生，学生们在课堂上不自觉地养成“一看就懂、一学就会”的坏习惯，学生们对知识的粗浅掌握只能够满足学习计划的书写，只要换种写作内容学生就无从下笔了。

（3）师资力量薄弱。虽然高校教师本身文化素质和知识水平都比较高，但由于部分教授秘书应用写作的教师往往都是中途转专业过来的，并没有秘书学的专业背景，而且大多数教师只是熟悉基本的教学理论知识，对于企业秘书工作的背景和企业的工作流程不熟悉，不能够深入地结合实践需求合理地组织教学内容，那么，就不能够充分全面地引导学生进行秘书写作学习，这样是很难提升学生文书的习作能力的。

三、秘书写作教学中的方法优化

（1）调整学时分配和教学内容。调整均等的学时分配，重点放在应用文写作上，因为应用文写作不仅内容较多而且在秘书岗位中的作用也很大。调整学习内容，确保“学可以致用”。保持教学写作内容与企业工作内容的一致性。根据秘书职业活动的内容，将写作教学要求细化，形成清晰的教学程序。例如：会议管理工作文书的起草，会前阶段要求学生掌握会议的日程、会议通知、会议筹备、领导讲话稿的拟写等内容的写作;在会议进行中，要求学生做好会议记录，主要是收集会议信息、编写会议简报等;在会议结束后，学生需要掌握会议要点，书写一份会议总结最后交给领导阅览。事务管理工作中需要学生提前制订接待工作的工作计划，考虑到接待人员的爱好、习惯，合理编写接待日程和接待后的招待工作计划;除此之外还有值班工作日志的编写。信息管理工作较为重要，需要学生掌握摘录重点的技巧，对于重要信息和报道动态作出简要分析，从中摘录要点内容进行简讯的拟写，学生还需要深入了解信息流动，做好调查报告和问卷的写作。商务活动工作时秘书职位工作的重点任务，是必须熟悉领导的事务分配时间，据此制定日程表，拟写各类商务活动的方案，帮助领导拟写意向书、合同、订货单投标书、市场调查报告等。学生只有掌握秘书工作的特点和工作要求，才能更好地适应职务，教师只有准确地掌握秘书工作的性质，制定出新的教学内容，将教学内容、专业课内容和秘书工作紧密结合，这样才能更好地引导学生，提升学生的学习兴趣，推动教学工作的顺利开展，提高秘书写作的教学质量。

（2）秘书教学过程的优化。教学过程的组织直接关系教学的质量，在秘书写作教学过程中，教师不断加强教学模式的探索，利用幽默风趣的语言表达结合多种教学办法开展教学工作，激发学生的求知欲，促进学生积极思考，加强教学课程中的实践教学，开展实训教学课题，有效的促进了学生职业能力的发展。在教学过程中指导学生分析案例，深化学习内容，学习过程中可以多组织小组讨论，调动学生的积极性。总的来说，对教学过程进行优化，从而提高教学质量。

（3）提高师资力量。高校针对文秘专业的需求，对相关教师加强培训，提升其对文书知识的掌握程度，学习和了解企业对于秘书工作的要求，深入了解秘书工作背景和应用范围，合理调整教学方式，有效组织开展教学工作。教师在日常工作中多学、多了解秘书写作的更多内容，不断充实自己，时刻更新自己的大腦数据库，跟上时代的发展，适应企业秘书职位的需求，适当调整教学计划，加强学生对秘书文书写作的实践学习，从而提升学生写作能力，跟进秘书工作的需求，帮助学生更好地提升写作技能。

综上所述，秘书写作教学的优化有助于促进学生职业发展，针对以往秘书写作教学中存在的问题，作出相应的分析并提出优化方案，强调教学内容与工作内容的一致性。有目的性地学习，引导学生深入了解理论知识，掌握基本写作技能，通过实践教学提升学生综合性的写作能力。学校针对教学模式进行改革，不断完善和创新，为学生们能力的培养提供更好的环境和基础，实现教学内容情景化、系统化，为学生秘书写作技能的培养奠定基础。

参考文献：

[1]王敏杰.谈优化秘书写作教学过程的方法[J].秘书之友，2008（4）：28-30.

责任编辑：景辰