某中心站点药房流程再造的实践与体会

刘 斌，刘 剑（上海市嘉定区马陆镇社区卫生服务中心201801）

【提 要】 为了探讨流程再造理论在站点药房管理中的应用，对社区卫生服务站点药房原有工作管理模式与实施流程再造后的工作管理模式进行对比分析，发现应用流程再造后的管理模式比传统药房管理模式能为站点药房工作带来更大的时效性和先进性。因此，通过开展药品流程再造管理，可有效提升站点药库药品管理水平，降低人力成本，提高工作效率。

随着信息技术的不断进步，医疗机构的信息化程度在不断加深，医疗机构日常工作也在向及时化、便捷化发展[1]。本中心从2016年开始对近2年全中心药品的使用量、具体人员分布和工作安排及预算的综合因素进行了分析，在现有药房流程的基础上进行了观念革新和工作流程的改造，并于2016年8月对下辖嘉新站点药库库存管理进行了流程再造。

1 传统模式的弊端

长期以来，我国医疗机构药库多是以计划模式进行药品的采购和储存。但是在实际采购和储存过程中会出现许多状况，造成库中有些药品“药满为患”，而有些药品供应不足，导致医生和患者的不满，或者是一些药品在使用过程中由于疗效和价格等问题产生滞销，不能及时应用或周转而过期，造成浪费[2]。而传统的药品采购过程是先由站点药库将要使用的药品数量做成每月计划上传到中心药库，再由中心药库汇总信息后向医药公司采购药品，而后由医药公司将药品送到中心药库，药库管理人员对照医药公司出示的出库单及随货发票联审核药品实物数量进行入库验收及摆放，在核对无误后完成入库手续。然后药库管理人员根据服务站各自的申领单发放药品，重新打包装箱，放置于待发区。中心药库再派后勤专职人员配备专用车辆送达各服务站药房，各服务站药管员根据中心药库的出库单验收药品。在此种配送模式下，中心药库产生大量重复、繁琐的操作，从而增加了劳动强度，加剧人员、用房和用车紧张，大大降低了工作效率。同时容易造成信息滞后、沟通不畅、缺货、分发出错、等待药品运送时间长等情况。从药品请领到实际到货一般需要5～7 d。一旦药品流通出现问题，就会影响到患者的用药，从而导致各种医疗纠纷。

2 流程再造的实践

2.1 完善供应体系 目前，在市场上药品企业的数量总体是供大于求的，医疗机构处于买方市场的优势地位，这是实施流程再造的前提。嘉新社区站点确定了2家规模大、信誉好、配送及时的医药公司作为站点药房的配送单位，双方共同努力构建出了一条流畅的采购供应链。供应系统应是一个有机体，只有管理好各个衔接点，协调好彼此之间的关系，构建成一个完整流畅的采购供应体系，才能有效减少药品库存量，做到在流程再造下也能保证临床药品的使用供应。

2.2 信息化管理 现代化信息管理系统是实现流程再造的基础。在互联网高度发达的社会，药剂科和医药供货企业可以通过互联网电子信息平台实现信息实时对接，药管员可以及时了解到供货商供货及配送企业药品的库存状态，真正能够及时掌握药品流通信息[3]。这样才能充分保证临床药品及时供应，避免药品在正常使用过程中出现供货不及时而出现断档的情况。本中心信息科与医药公司信息部门通过信息对接，在原有医院管理信息系统（HIS）下构建出了一个虚拟平台[4]。在虚拟平台下，信息管理系统还能将大量的、实时的、动态的库存数据进行大数据分析，让药管员获得对库存管理有用的信息并加以共享，医药公司会根据相关药品的用量设置数量警戒线。当到达警戒线时医药公司就及时进货并迅速将药品送达站点，这样就能最大限度地降低库存率，并提高药品的周转效率。经过流程再造后，药品到货只需要1～2 d。同时，站点药库可以根据本身的药品用量直接向医药公司采购药品，这样不但省略了中间环节，节省了“集中再分散”的时间，加快了药品的流通速度，而且一旦药品采购出现缺货或者用药需要调整等情况，也可以及时通知医生和患者，做好沟通工作[5]。

3 流程再造的优点

3.1 有利于药品管理 在原有的药品采购模式下，中心药库既承担着药品采购的任务，还要在分发到各站点前负责药品的储存工作。由于药品用量及品种不断增加，对中心药库的贮存压力及相关人员的工作压力明显增加，其差错率也在不断提升。站点药库由于储存地方小、条件有限、温湿度控制能力不足，药品用量和品种的增多使药品储存管理的难度增大。

经过流程再造后，相关人员可以通过大数据分析，及时掌握药品的使用情况，制订出合理的采购计划，严格控制采购数量[6]。药品由医药公司直接将药品送到站点，运送及储存压力也由医药公司承担，最大限度地减少了空间的占用。中心药库无须再储存大量药品，而站点药库也可以根据自己的用量采购，少量多次，一次采购1～2周的用量，无须大量备货，减小了管理压力。如果出现缺药，医药公司也能迅速掌握情况，及时调拨和紧急采购[7]。同时，明显缩短了药品的采购周期，药品的质量和有效期得到了充分的保证，患者拿到的药品均为近期从厂家那里采购的，药品的疗效在一定程度上获得了保证，从而提高了患者对医疗服务的满意度。药品的快速周转也减少了医院药品的库存积压，并对滞销药品和近效期药品进行有效的干预。相关人员会严格监控药品的有效期，当发现某个药品有效期接近或不到半年，就会联系厂家，对药品进行退回处理，这样就避免了药品失效现象，提高了药品周转和运营效率[8]。

3.2 优化医院资金使用 目前，政府在大力推广家庭医生模式，站点用药量也在不断增加[9]。比如，现在推行的长处方，一次能开出1～2个月的用药，每个月的用药量增加了近3倍。同时，到站点就诊的患者也在不断增加。例如，嘉新站点2015年度全年挂号人数为22 394人，到了2016年度，全年挂号人数为28 949人，同比增长了近30%，这也使得备药品种及用药量不断增加。2016年度较2015年度用药量增加了89万元，涨幅超过32%，而在月底盘点时药库药品的预备量占到当月消耗的65%左右，限制了医院运转资金的使用。在进行了流程再造之后，医院站点的药品库存直接使用医药公司的库存，医院的库存药品保管账目与财务账目为“零”的状态。医院与医药公司只需在每一季度周期进行对账和付款，这样医院就无须为每月的药品库存使用大量的储备金，大大减少了资金的沉淀。2017年1—10月，站点药库药品月底储备量降低了39%，优化了资金的运转，明显提升了药品管理和运营效益[10]。同时，药品库存转移后，医院不会因为药品价格的调整承担相应的经济损失，最大限度地避免了药库风险。

4 药师工作的职能转变

经过流程再造改造后，药师的工作重点也相应发生转变。即从药品供应转向药品质量监管，从以前单纯的配发、分发、转移到药品的分类管理，能更多地分析合理用药和加强对不良反应的监控，向着临床药学转变。更好地提高自己的业务水平，提高患者用药的安全性。开展全程化药学服务，让药师更多地参与临床用药，协助医生更好地指导患者合理用药，更加有效地提供规范化的药学服务。这样不但拓宽了药师工作的服务范围，而且更能体现出药师的工作价值，真正实现药学工作对老百姓的帮助。

通过现代化信息技术手段进行药房业务流程再造，变药库被动服务为主动服务，显著提高了药师的工作效率，把药房不必要的库存浪费降至最低限度，提高了药房药品库存的周转率，同时减轻了药师的工作压力，便于药学服务的发展，能够为患者提供更好的服务，提高医疗机构的竞争力[11]。因此，通过开展药品流程再造管理，可有效提升站点药库药品管理水平，降低人力成本，提高工作效率[12]。