浅析新形势下档案管理工作的规范化

师昊莉

摘 要：在当前的新形势下，规范化，高效化成为了档案管理工作新的发展方向。这就需要企业单位的各个部门都对档案管理工作有一个新的、更高的认识。然而在当前的一些企业单位的档案管理工作中，还存在一些不适合新形势的问题。本文通过对这些问题的总结分析，提出一些有关促进新形势下档案管理工作的策略，供相关人员参考。

关键词：新形势；档案管理；规范化

档案管理作为企业单位的重要工作内容之一，其管理的规范化程度很大程度上代表了企业单位整体的规范化程度。在当前新形势的大背景下，档案管理工作也面临着一些需要转型或改进的问题，只有妥善解决这些问题，档案管理工作才能真正发挥其应有的作用。

一、档案管理在新形势下存在的一些问题

（一）档案管理人员素质有待提高

档案管理工作作为企业日常工作的一个重要组成部分，企业领导、员工应对其有足够的重视。然而在当前的很多企业单位对档案管理工作漠不关心，档案部门的从业者专业素养也难以达到工作要求。主要有以下几个表现，首先，人员对档案管理工作的重要性认识不够，将档案管理工作当做十分悠闲的工作，工作态度散漫，积极性不高。其次，人员专业性不强，人员上岗前没有接受相关管理方法的培训，造成档案分类、标号、存放等工作管理混乱，给档案的检索與调用带来极大麻烦。最后，有些管理人员甚至不知晓档案调用相关手续及办事流程，造成档案外泄等工作事故，给相关工作人员的个人信息安全带来极大危害。

（二）档案管理规章制度不够健全

要做好档案管理工作，一套行之有效的规章制度是不可缺少的。但在当前的很多企业单位中，相关规章制度的建设工作还有待加强。主要体现在：首先，缺乏管理方案，没有形成一套有效的档案接纳、存放、调用的管理方法。其次，主管领导对档案管理工作重视度不高，没有责成相关部门制定规章制度，导致管理人员盲目地进行相关工作，既加重了管理人员的工作负担，也对档案调用工作产生不利影响。最后，还有些企业单位不设置专人管理档案，导致档案工作混乱，影响了企业正常工作的进行。

（三）档案管理设备落后

随着人类进入21世纪，互联网及信息技术已经广发应用于各行各业。但在档案管理方面，很多企业没有及时引入信息化管理，给档案的整理、存档、查询带来很大麻烦，增加了档案管理人员的工作负担。有些单位虽然在工作中引入互联网进行管理，但没有对档案管理平台及时更新，极大影响了档案资料的及时收集与整理，降低了工作效率。

二、新形势下档案管理工作规范化的相关策略

（一）加强档案管理人员素质

新形势下，档案管理工作需要有更高的工作要求，这就使得企业有必要组建一支优秀的档案管理团队，并具备一定的档案管理工作从业经验，这样才能更好地处理好档案管理的日常工作，并及时的解决一些工作中突发的状况，避免工作事故及企业单位的财产损失。要想做到这些，首先需要企业在招聘相关岗位人员时要认真筛选，适当选择一些有相关工作经验的人员来从事该岗位，入职后，由其他工作经验较多的管理人员指导新员工开展工作，采用“师带徒”的模式，培养岗位梯队，建立区分年龄层次的管理人员梯队。其次，还应定期组织档案管理人员进行工作内容培训，采用优秀员工介绍经验或外聘行业内优秀管理人员进行讲座等方式，将行业内先进的工作经验及公司发展的变化等信息及时传递给档案管理人员，保证管理方法的及时更新，确保档案管理工作的有序进行。

（二）健全档案管理工作制度

档案管理工作的顺利进行，一套完善的档案管理工作规章制度必不可少。这首先需要企业单位领导给予档案管理工作足够的重视，要亲自指导相关部门制定档案管理工作的相关规章制度，并监督其有效地在工作中予以实施。同时，在制定相关规章制度时，要充分考虑其实际性，科学性，确保其符合档案管理工作的日常工作内容，能够真正应用到工作中去，并对提高工作效率，简化办事流程起到积极作用，避免出现一纸空文的情况。此外，还要根据社会发展趋势及档案管理的最新理念方法及时对规章制度进行修改，使规章制度更好的符合工作要求。

（三）加强档案管理信息化建设

在传统的档案管理手段中，每一个工作流程都需要由工作人员人工完成，工作繁琐复杂，工作效率较低，出现一些失误的几率也很高，这些不利的因素决定了传统的档案管理方法已经不适应当今的工作要求，档案管理信息化才是在新形势下档案管理发展的趋势。做好档案管理信息化建设，首先，需要建立好一个科学、有效、实用的档案管理平台，确保信息化的档案依旧能起到原有功能，并做好平台安全建设，防止因档案信息外泄给员工及公司带来损失。同时，要做好档案管理人员的培训工作，使他们了解并掌握相关平台的使用方法，并应用于各个工作流程中，确保平台能真正在日常工作中起到提高工作效率，减少办事流程的作用。能够让信息化建设在档案管理工作中发挥较大的作用。

三、结束语

综上所述，作为企业单位基本的工作内容之一，档案管理工作的规范化不仅对企业的健平稳健康发展起着至关重要的作用，也对整体经济环境的向好起到积极作用。档案管理从业者应该认识到档案管理规范化的重要性，并充分利用互联网等新型信息技术简化工作内容，相关部门也应该及时制定相关规章制度，推动档案管理工作在新形势下迎来崭新的发展。

参考文献：

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