构建会计档案电子化新模式的思考探讨

2018-02-13孙建斌

精品 2018年1期

■孙建斌

塔里木油田公司

会计档案是指各单位在进行会计记录和反映单位经济业务过程中形成或接收的，具有保存价值并归档保存的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的会计文件。具体包括：会计凭证（原始凭证、记账凭证），会计账簿（总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿），财务会计报告（月度、季度、年度财务会计报告及其审计报告），其他会计资料（年度内部控制评价报告及内部控制审计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、其他具有保存价值的会计信息记录）。

1 会计档案形式与发展历程

会计档案发展可分为三个阶段：一是会计电算化实施前，纸质会计档案阶段，人工记账时期，即采用纯手工档案，到后期也使用计算机制作相应的表格、报表等，但都采用打印后的纸质作为会计档案。二是会计电算化后，纸质会计档案与电子会计档案结合阶段，实行会计电算化后形成的会计档案，从实际内容看，一方面，保留了传统意义上具有严格规范性、史料性和整体性的会计档案；另一方面，又包括了存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据，电子会计档案与纸质会计档案相比，存储的范围和领域明显扩大。

2 会计档案电子化模式的法律依据

财政部、国家档案局发布的财会字[1998]32号《会计档案管理办法》第十二条第二款明确规定“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案”。《会计档案管理办法（征求意见稿）》中明确规定“具备以下条件的单位可以采用电子会计档案替代纸质会计档案：配备了适用的电子档案管理系统，能够通过电子档案管理系统快速、方便地查阅相关数据，并与相应的纸质档案建立了关联关系；配备了电子会计档案管理机构或人员，负责电子会计文件的归档和管理；配备了信息管理机构或人员，负责对系统和电子数据进行维护和管理；建立了严格的电子会计档案管理制度，并有效实施”。

3 目前会计档案电子化的可行性分析

3.1 实行电子会计档案的外部政策环境和法制环境基本成熟

第一，《中华人民共和国电子签名法》确立了电子签名的法律效力，满足规定条件的电子会计凭证具有与纸质会计凭证同等的法律效力。电子签名可成功运用在集中报销平台、合同结算系统、资金平台、内部交易结算平台、资产管理平台、ERP系统和会计集中核算系统。第二，《会计档案管理办法（征求意见稿）》中明确规定，具备条件的单位可以采用电子会计档案替代纸质会计档案，为会计档案电子化管理提供依据和指导。

3.2 信息技术的日趋成熟为会计档案电子化管理提供了有力支撑

（1）运费结算系统解决了运输业务的会计核算，既能满足不同类型车辆运输单价自动显示或自动生成，又能满足所有运输结算凭证金额的自动汇总和费用分配，集成会计凭证，实现运输业务的记账凭证与原始凭证电子化归档。

（2）合同结算系统解决了合同业务(除运输业务) 的会计核算，既能保证账务处理及时，不影响投资和成本的真实性；又能保证应付账款的挂账、质保金单据的生成，集成会计凭证,实现合同业务的记账凭证与原始凭证电子化归档。

（3）内部交易结算平台解决了内部单位之间收入、成本、投资的会计核算，既避免了大量的手工劳动，又自动编制内部交易抵消分录并自动完成合并，集成记账凭证，完全实现内部交易业务的记账凭证与原始凭证电子化归档。

（4）ERP系统既解决了物料收发、产品销售业务的会计核算，集成会计凭证，又解决了前接集中报销平台、运费结算系统、合同结算系统、资金平台、内部交易结算平台等，后接会计集中核算系统集成会计凭证的系统问题，实现了物料收发、产品销售业务的记账凭证与原始凭证电子化归档。

4 构建会计档案电子化新模式的几点思考

4.1 会计档案电子化方案是否需上报

《会计档案管理办法》明确规定需报财政部、国家档案局备案，而《会计档案管理办法（征求意见稿）》中明确规定具备条件的单位可以采用电子会计档案替代纸质会计档案，只指明了应具备的条件，而未明确需不需要报备。

应对措施：完善电子会计档案管理制度，成立电子会计档案管理机构，配备信息管理人员，积极做好会计档案电子化方案报备的工作。

4.2 原始单据与电子单据能否一致

应对措施：

（1）加强对上述系统的培训，在录入系统时必须做到原始单据与电子单据的完全一致。

（2）审核人员加强责任，完全一致时，方可通过审核；发现不一致时，拒绝通过。审核人员发现不一致时，一是有权作退回处理，二是有权在电子单据上标注“作废”印章和在原始单据上加盖“作废”印章。

（3）刚实施时，可实行双轨运行，待成熟时，甩掉纸质模式，完全实行电子化。

会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料中的年度内部控制评价报告及内部控制审计报告，可实现会计档案电子化；但其他会计资料的银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册未实现电子化应对措施：根据《会计档案管理办法（征求意见稿）》“原始凭证、年度财务会计报告及其审计报告、年度内部控制评价报告及其审计报告、会计档案保管清册和会计档案销毁清册等具有永久保存价值或者其他重要价值的会计文件，必须以纸质形式或者微缩制品保存”的要求，可将银行对账单导入资金平台或会计集中核算系统，建立银行存款余额调节表模板，实现系统自动对账。同时在会计集中核算系统中建立会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册模板，再借助无纸化（电子化）办公的电子签名，既可实现银行存款余额调节表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册电子化模式，又可达到微缩制品保存的要求。