企业合同档案的归类管理措施探讨

马雪

摘 要：企业在实际发展中，合同属于关键内容，是融合企业历史信息的重要依据，而在企业经济发展期间，档案管理工作水平逐渐提升，档案数量增加，为了科学实施档案管理工作，需保证归类管理的科学性与规范性，制定便捷性的控制方案，并利用分类管理的方式解决问题，提升企业合同档案归类管理水平，为其后续发展与进步奠定基础。

关键词：企业合同档案；归类管理；工作措施

企业在合同档案归类管理工作中，应制定完善的分类管理方案，利用合理方式解决问题，创新归类管理工作方式，全面提升企业合同档案中归类管理工作水平，保证可以满足当前的发展需求。

1 企业合同档案特点分析

对于企业合同而言，是企业活动的重要组成部分，属于重点凭证内容，可针对企业经济活动进行详细的记录，履行合同权利与义务，并在实际管理期间，将合同作为企业预算与评估的重要部分，更好的开展市场经济活动。在此期间，可以将企业合同划分成为技术类型、劳动类型、销售类型、工程类型的合同内容，可以利用直观方式针对合同内容进行全面的分析与了解，并凸显合同档案的共性内容与个性内容，凸显具体时间，并加强合同管理力度。具体特点表现为：

1.1 法律方面的特点分析

对于企业合同档案而言，与一般档案存在一定差异，虽然内容载体都为合同，但是，合同档案具备一定的法律效应，需遵循《合同法》中的原则，并在凸显法律原则的情况下，明确合同签订、变更与终止等实际情况，并在管理工作中，实现良好的控制目的。

1.2 凭证性的特点分析

对于企业合同档案而言，属于市场经济产物内容，主要因为企业在激烈竞争的市场环境中，会出现经济纠纷的现象，而合同属于当事人义务的履行凭证，也是针对经济纠纷进行解决与处理的依据，因此，在实际工作中，需明确合同档案的实际特点，利用科学方式解决问题，凸显合同档案的凭证性特点。

1.3 规范性的特点分析

在企业合同档案管理的过程中，需根据签订与变更的实际情况进行分析，将合同档案管理控制在有效范围内，并在企业发展中，要求合同档案具备一定的法律效应，能够凸显具体的工作内容。同时，在法律范畴之内，需结合当事人的姓名信息与数量信息等明确具体的格式，并按照合同的格式条款进行分析与处理，展现具体的法律效力，使得企业合同管理内容不断完善与规范，并提升企业合同档案管理水平，减少对于当事人合法权益的威胁，保证在实际发展中，形成合同档案的管理模式。

2 企业合同档案管理归类管理措施

企业在合同档案管理的过程中，需明确顺序方面的问题，并在理清顺序的情况下，针对分散问题进行严格的分析，利用归类方式降低合同档案的管理难度，认真总结与查找信息，增强合同档案管理工作效果，满足实际发展需求。具体措施为：

2.1 制定完善的管理机制

企业在合同档案管理工作中，需制定完善的管理机制，明确制度要求与原则，并创建合同档案体系，保证更好的完成档案信息收集与整理工作任务，加大档案编目与上架工作效果，在制度化完善的基础上，提升档案管理水平。同时，在完善制度的过程中，需合理应用合同档案管理方式解决问题，充分发挥管理工作效能，根据安全管理要求与目的等，创新档案归档管理的控制形式，保证商业机密的保护效果，并降低企业的风险问题，促进健康且持续性的发展与建设。

2.2 合同档案的分类整理措施

在企业合同档案管理工作中，需加强档案之间的联系力度，更好的开展分类整理工作，提升档案数据信息的收集整理水平，确保合同文件之间更好的联系。且在管理工作中，需实现合同档案类目与分类组卷管理工作，保证在合同档案保管与管理期间，能够更好的完成归类控制任务。同时，企业需要求各个管理部门履行自身职责，制定分散化与集中化的控制方案，在合理管理与控制的情况下，提升档案归档管理水平[1]。

2.3 合同档案统一编號与管理措施

企业在合同档案归类管理工作中，需明确不同文件的编号内容，根据具体的顺序与规则等，实现管理工作。在此期间，需明确合同文件的类别，例如：物资类别、工程类别等，在实际管理工作中，需明确不同符号的实际区别，在确定类别号之后，根据时间顺序与科目等特点，更好的编制编号，以便于开展企业合同档案的保管与统计活动，充分发挥归类管理工作的积极作用，满足当前的发展需求[2]。

2.4 做好附属资料的收集与整理工作

在企业合同档案归类管理工作中，需做好附属资料的收集与整理工作，制定完善的附属资料管理方案，保证合同档案内容的完好性与健全性[3]。

3 结语

在企业合同档案归类管理工作中，档案管理部门需制定完善的控制方案，创新管理与控制形式，保证在合同档案归类管理期间，树立正确的工作观念，创新合同档案归类管理方式。

参考文献

[1]安巧然.探讨企业合同档案的归类管理[J].东方企业文化，2014（14）：5-6.

[2]郑晓峰.企业合同档案的归类管理措施分析[J].科技资讯，2015，13（32）：126，128.

[3]楼甜甜.浅谈合同档案的管理[J].商品与质量，2016（39）：49.endprint