人事档案管理问题及创新研究

曹广辉

摘 要：完善人事档案管理，提高人事档案管理效率，实现人事档案管理效益的最大化，对于我国档案管理来说具有重要的意义。这就要求开展人事档案甄别、核查工作，切实保证人事档案信息的全面确切、切实可信，提高人事档案工作的可信度，确保人事档案管理工作的长效机制。

关键词：人事档案管理；问题；创新

1 傳统人事档案管理存在的问题

1.1 人事档案重视程度不足

人事档案是人力资源管理的重要组成部分，是企业识人、知人、用人的重要依据，为人力资源管理提供强有力的保障。由于干部人事档案工作是一项默默无闻、并不引人注目的工作，有些企业领导管理层对干部人事档案工作重视不够，对人事档案的认识还停留在可查阅、能传递、不丢失等事务性工作，并没有将人事档案管理与选人用人等工作联系起来，以至于很多公司没有专职人事档案管理人员，对基础设施投入不够，导致人事档案保管条件落后，档案管理人员队伍不稳定，使单位人事档案管理水平下降；另外，很多员工也没有意识到人事档案的对自己职业生涯发展的重要性，因此在后续学习和工作中产生的资料（如学籍材料、职称评审材料及工作期间形成的档案材料等）没有主动归档的意识，造成档案资料不完整，甚至经常由于种种原因致使档案冻结或者档案断裂的现象发生。

1.2 人事档案材料准确性和完整性差

人事档案是干部选拔任用的基础和依据。在实际工作中，由于部分单位档案管理人员思想认识不高，责任意识不强，人事档案审核工作不严，没有认真负责地填写、核对每一份档案材料，导致有的档案材料记载的内容错误百出，使得员工的出生日期、参加工作时间、入党时间前后记载不一致，学习经历与工作经历记录不完整等问题，甚至有些人在利益的驱使下，弄虚作假，甚至随意更改档案信息，伪造学历等相关文件。并且，由于历史原因，在人事档案的最初记录的过程中，并没有对信息加以筛选和审核，造成人事档案材料的缺乏客观性、准确性和完整性。

1.3 人事档案收集内容不够全面，手段落后

近年来，国家机关和事业单位对人事档案日趋重视，在接收、培养、选拔和使用人员前，总要先查阅其档案，既重视拟录用或选拔人员的现在，也重视对其过去的考察，但是，传统人事档案呈现的内容单调陈旧，仅仅通过履历材料、鉴定考核材料、政审材料；、学历和评聘职称材料、党团材料、奖惩材料、录用任免及工资材料等反映员工过去的学历、工作经历。对于人事档案中涉及的个人能力、工作业绩、诚信、社会保障等材料以及对员工入职后的情况几乎没有做出动态记录和反映，体现不出员工自身的特点和专长。导致人事档案可利用程度下降，对用人单位在培养、选拔人才等诸多方面造成困扰。另外，随着时代的发展，档案的收集整理不能一直沿用过去的方式，只注重收集，不注重信息的开发和分析，这样无法满足人事工作的需要，不能对其进行合理的分工配置。

1.4 人事档案管理的流通性不佳

长期以来，由于干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，而传统人事档案管理，只满足于人事工作需要，缺乏将此项工作与本地区的经济和社会发展结合起来的意识，对干部档案利用开发不够，所强调的内部隐秘性和封闭性会导致人才资源遭到内部的限制，导致人才无法合理的流动，也同样会阻碍人力资源的配置合理性与有效性的提升，除此之外，过度的设置人才资源的封闭性，会导致企业员工的工作积极性由于工作自由度的下降而受到打击，从而使工作效率与质量降低，造成人才资源的使用不合理甚至浪费。

1.5 人事档案信息系统开发有待加强

在科技技术飞速发展的今天，现代化办公系统得到了普遍推广与应用，但人事档案管理工作还停留在纸质档案的建立和保管上，计算机技术没有在人事档案管理中得到充分的发挥和运用，对于现代化的电子信息系统更没有得到有效普及，大多数地区存档机构或是用人单位在众多原因的影响下，不能实行电子化档案的管理，即便是在诸如上海、广州这样沿海经济发达地区有一些企业已经开始使用人事档案管理的软件，但是普及工作仍然非常漫长，并且因为人事档案管理的软件并没有统一的版本标准，使数据的汇总能力差，信息共享能力不佳。

2 人事档案管理创新措施

2.1 提高人事档案管理人员的素质

人事档案管理具有较强的专业性，同时也要符合政策要求，做好保密工作。只有提高人事档案管理人员的素质，加强员工之间的团结与合作，才能促进人事档案管理的发展。同时，对人事档案管理人员的业务技能和职业道德进行先进的培训，用现代化的手段武装职工，使其更好地进行人事档案管理。

2.2 推进人事档案管理的网络化和数字化

现阶段，个人信息管理的方法很多，但每种方法都有一定程度的交叉。对于一些信息，资源共享可以实现。人事档案管理部门可以从以下三个方面着手，对工作进行详细分类。首先，计算机和网络等辅助手段的运用，在编码和查询工作，人事档案管理工作的管理，不仅可以避免人力和物质资源的不必要浪费，还可以大大提高生产效率，使员工的人事信息和人事档案，进一步提高。其次，将一些高使用率及相关数据的资料输入计算机，建立一个相对全面、完整的信息数据库。第三，通过扫描技术的应用，将重要的材料和文件扫描到计算机系统中，便于后期的查询和管理。通过上述方法和资源的优化和合理利用，大大提高了数据利用效率，节约了资源和人力物力。

2.3 扩大人事档案材料的收集范围

人事档案的核心内容是收集与个人历史有关的资料和资料，既不能反映个人发展和主要特点，也不能满足单位工作的实际需要。针对这些问题，人事档案管理者要积极拓展档案、史料、工作业绩和信息、个人经历、道德水平和行为记录等信息和资料的收集范围。这些数据可用于全面而具体的参考，只有在工作中的诚信工作才能顺利进行。

2.4 建立健全企业人事档案管理制度

企业人事档案管理内容相对分散。既包括员工的人事档案，也包括国外工作人员的人事档案，企业内部的档案和企业的外部档案。基于时间的不确定性，它增加了工作的难度。因此，有必要对档案工作进行规范，建立合理的档案管理制度，包括材料的收集、信息的采集和收集、登记。保证人的人事档案不遗漏，管理集中于人身上。

2.5 按照要求配备人事档案管理人员

人事档案管理中所涉及的材料数量种类较多，总量大，所以人事档案的整理过程相对繁琐，一旦上级单位具有更加严格的要求，则会对工作进度产生一定程度的影响，应该在单位配置一定数量的专职人员负责人事档案管理工作，一旦出现工作量大、任务重的情况，则可以全部投入到工作当中。

3 结论

综上所述，经济的极大发展和技术的不断更新，带动了人事档案管理工作的发展和变化，在实际的企业人事档案管理工作中，存在着一定的问题，有待于人事档案管理部门进一步的分析和解决，基于人事档案管理工作对于国家和企业的重要意义，必须及时地对工作进行不断地调整和优化，采用开放性、信息化的管理方式开展工作，使人事档案管理工作与时俱进，使人事档案信息更好地为社会和企业服务，实现人事档案信息的高效率利用。

参考文献

[1]吴新华.完善和创新劳动人事档案管理模式[J].才智，2016（35）：233.

[2]刘倩.事业单位干部人事档案依法管理问题研究[D].河北师范大学，2016.

[3]方利平.地质勘查单位人事档案创新发展探析[J].中外企业家，2016（30）：199+205.

[4]金莲花.基于人事档案管理模式的创新研究[J].才智，2016（23）：258.endprint