移动互联网电力行业档案管理新思路

段欣邑

摘 要：随着社会的不断发展，信息技术呈现飞速发展的趋势，火电企业面临激烈竞争，因此，火电企业需要重视管理模式的创新，加强档案的信息化建设，提高档案管理的效率。

关键词：移动互联网；火电企业；档案信息化建设；档案管理系统；新思路

信息技术的发展使得火电企业亟须创新，档案管理也面临挑战，因此在互联网时代，要重视开展火电企业档案信息化建设的新思路，有效避免管理中的失误，提高电力服务品质，提升电力企业的竞争实力，实现电力行业的可持续发展。

1 移动互联网时代档案管理特点

首先，移动互联网能够让管理者与用户都享受便捷的使用方式。任何级别的管理者或普通用户，只需通过任何联网的移动终端设备输入用户名与密码登陆系统，就可以实现随时随地自由管理与调阅档案资源。对于开放档案，使用者可以直接进行下载使用，对于受权限控制的档案，则可以在网上根据用户帐号，使用相关电子签名后，根据严格的管理与使用流程进行处理。

其次，移动互联网所独有的数据推送服务，将把从前由应用者提取才可以调用档案的操作模式，改变为网络系统主动向应用者推送系统的推荐信息。除了建立公共信息的推送服务，我们甚至可为用户开展个人信息定制推送服务。比如，根据某档案用户个体所关注的档案内容，设置“项目代号0100、包含‘抽水泵” 关键字的相关订阅条件，让档案管理内容中出现符合订阅条件的档案文件时，档案管理系统会自动提醒当前档案使用者有新的订阅信息出现，并选择性地将信息主动推送给用户。主动为用户推送信息数据的全新模式，彻底改变了传统档案管理系统中用户被动查询数据的应用模式。

移动互联网版本的档案管理系统，解决了传统档案管理的局限性，可以很好地扩大档案使用过程中原本被限定的有限空间、时间、服务范围等，提高了档案利用的效率。

2 全面分析移动互联网时代火电企业档案信息化建设中的不足

（一）存在信息流通和归档渠道不通畅的問题。在当前火电企业的信息化建设中，信息管理平台缺乏统一性，在一定程度上加大了数据交换的难度，尤其是不同职能部门之间的信息和数据，流通效果不佳，很难实现档案资料的及时归档。如果长时间发生这种情况，不利于火电企业档案管理质量的提升，易造成档案信息缺乏真实性，出现片面性，对整个企业的运营将产生不良影响。

（二）管理模式不当，安全隐患较多。在信息技术的影响下，数字档案增多，但是，这种形式的档案很容易被改变，扩散性较强。在信息化的数字档案中，能够实现载体和信息的分离，在进行档案信息编辑的时候，数据很容易被修改，同时，不留任何痕迹，因此，档案信息的真实性和可靠性很难明确。同时，在信息化建设中，失误不可避免，有可能损坏火电企业的信息数据。除此之外，在数字档案中，档案不受时空限制，电子文档成为主要形式，能够随时进行发送，使得企业信息被泄露的机会增大。

（三）利用效率不高，价值没有得到全面的发挥。在当前的火电企业中，数字档案的价值没有被充分发挥，直接影响档案的利用率。一方面是档案管理人员仍然依赖传统的手工操作，在短时间内很难适应信息环境下的数字化档案管理模式。另外，存在较为繁琐的检索流程，给管理埋下隐患。在数字化档案进行普及的过程中，很多管理人员缺乏对流程和环节的熟悉，直接降低了档案的利用效率。

3 如何促进移动互联网时代火电企业档案信息化建设

（一）重视构建一体化的管理体系。对于火电企业而言，信息管理系统的目的是实现多种业务的综合性管理，在根本上实现企业运行状况的改善，提高管理效率。为了更好地促进火电企业信息流通，要保证档案归档的及时性，提高档案内容的完整性与真实性，形成一体化的档案管理系统，重视火电系统管理平台的建设，应用具有兼容性的技术，保证业务体系之间的相通性，保证链接的有效性，达到档案资料传递的实时性。同时，在统一化的系统平台下，结合火电企业的实际，进行档案的及时处理，规范流程，明确管理权限，提高档案管理的标准性。

（二）变革管理方式。传统的档案管理只是注重对档案实体的保管保护，以人工管理的方式为主，辅以相应的设备设施，大部分就是存放在库房或档案室而已。应该说互联网大数据时代，对传统档案管理模式提出了新的挑战，是一次全新的变革与思想的洗礼。档案室以保存企业档案并提供档案为企业利用为己任，承担着对企业原始记录的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等任务。档案数字化建设的加快，数字档案馆、智慧档案馆的兴起，档案管理方式方法的变革，档案中融入互联网和大数据元素，必将引领档案事业更好更快发展，也会促进档案相关业务的发展。例如智慧在线档案移交系统；智能密集架、网络监控与智能消防设施设备等，都离不开网络与信息技术。

（三）重视对档案管理方法的不断优化。为了在根本上强化档案管理的信息化建设，提供数字化档案的利用价值，火电企业需要提升档案的利用效率，优化档案管理的模式。首先，要做好档案的编研工作，增强档案的质量和使用价值。其次，适时进行档案管理成果的展示。将优秀的档案管理案例进行展示，实现多样化的展示方式，将先进的管理模式渗透到工作之中，增强管理人员的管理观念。

（四）加强档案的安全管理。要重视安全管理制度的建立，对规则进行明确，保证档案的管理和使用都有据可查。同时，管理者要重视对各项制度的引导，确保管理制度的切实执行。在数字化档案管理中，需要建立完善的监督部门，深化档案安全管理。另外，还要降低信息泄露的风险，进行加密处理。一方面要做好安全扫描工作，及时进行方案的更新和完善，切实满足火电企业的实际需要。一方面要加强监督，确保信息来源的可靠性。为此，要建立跟踪机制，对数据进行分析，保证档案处理的安全状态。对于档案管理，优化备份也十分关键，做好定期管理，有利于提升数据的安全性。借助数据备份，能够防止数据的丢失。

（五）APP的开发与推广

由于智能移动的大部分功能是靠APP实现的，如今APP已成为人们生活不可或缺的一部分，甚至很多用户还患上了“APP依赖症”。但在众多APP中，用户使用的APP具有集中性，相当一部分应用并不受人们青睐。就档案有关的APP来看，通过搜索结果显示，只有相关的档案馆才有这方面的应用，提供的服务也只有电子资料图书的阅读。至于其他剩下的APP，大多是一些记事类工具，与档案信息服务并无太大关系。

为此，开发企业类的APP是推进火电企业档案信息化服务重要的一部分。档案室可携手软件开发商推出基于本企业的信息服务APP，前期可参考移动图书馆的应用，并不断完善自己的特色服务。主要涵盖项目有：1、建立用户个人中心，在线体验实体档案服务。2、查询阅读所需档案。3、下载档案（权限控制）4、其他特色服务。

总之，APP的开发和推广要根据用户需求，设计出的应用符合人性化和实用性才是关键。

综上所述，在移动互联网时代，火电企业档案信息化建设至关重要，需要不断提升信息技术，优化信息建设的速度，增强数据使用的效率，为企业提供更加高效的数据支持。与此同时，要对档案技术管理模式进行优化和创新，提高档案管理的安全性，在根本上提升档案信息化管理水平。不仅使我们的档案管理工作效率及档案使用效果都得到大大加强，也可以在任何时间、任何地点，都可以通过任何联网终端连接到档案管理系统来管理或调用相关档案内容。

参考文献

[1]张勇、王冬、档案数字化工作的的实践与思考、《中国档案》

[2]张丽、油气田企业档案宣传如何融入移动互联网洪流《中国档案》endprint