大数据在高校档案信息管理中的应用研究

苏友华+刘媛媛

摘 要：随着社会的不断发展，大数据技术越来越普及。在这样的大背景下，将其利用在高校档案信息化管理，不仅可以提升高校档案管理的工作效率，对高校长足的发展也有着不可或缺的作用。大数据计算为高校档案的信息化管理提供了可靠的技术，推动大数据进步的同时，也为管理制度提供更加的标准化和规范化的服务，所以利用大数据是高校档案信息化管理的重要途径。本文就在如何在大数据时代背景下管理高校档案进行讨论。

关键词：大数据；高校档案；信息管理；应用研究

随着教育的不断改革，我国高校的教育信息化已经得到了大幅度的提升。在教育不断普及的大前提下，高校的学生数量也逐步增多，高校的各大平台的管理也面临着前所未有的挑战，其中尤为突出的是高校的档案管理，因为每一位学生在高校就读期间，档案管理是最重要的个人信息之一，所以在档案管理中充分的实行大数据技术，不仅可以为数据的分析提供充分的技术保障，还能够确保信息资源的完整化和准确化，对高校的整体管理有着非常重大的意义。

1 高校档案信息管理的相关涵义

（一）高校档案

在高校的管理中，档案管理是一项基础性的工作，它记载着整个高校学生的一言一行，每一位高校学子的信息都会在档案中体现。在管理上，它不会为高校带来明显的经济效益，但却是高效管理中必不可少的工作之一，它是一项服务性工作，也是一份需要耐心和细心地工作，所以高校档案管理的工作人员，要有默默奉献和坚韧不拔的精神，这样才能尽量将高校档案管理的工作做到最好。

（二）大数据

社会不断发展的前提下，大数据的应用也越来越广泛。现如今，无论高校还是企业中，都有着繁杂的信息，而且信息量巨大，单纯的依靠人工已经无法满足。这些信息的管理，人们研制出大数据技术的目的，是为了让这些信息得到更加系统更加规范的管理，减少信息错误的情况出现，能够在最短的时间内完成获取信息、提取数据和分析数据等工作，以此来减少管理工作人员的工作量。大数据为人们的生活提供了很大的方便，也为管理工作提供了良好的技术支持。

（三）高校档案信息化

现如今，高校的学生较多，信息量不仅巨大而且繁杂，所以有效地将这些信息进行采集储存整理和分析，是高校提升管理的重要途径，所以高校要大幅度的提高档案管理的工作效率，这样才能为学生的提供更良好的服务，以此保障学生信息资源的的完整性[1]。

（四）高校档案信息化管理

信息化管理指的是，在信息化的基础上，为高校档案建立一个相对完善的管理体系，这样可以规范化管理者的管理工作流程，其中包括档案的收集、档案的归纳、档案的利用和档案的维护等几个方面。这样可以充分使高校的档案信息化得到一个充分的保障和管理。

2 高校档案的信息特征

（一）数量大，内容多样化

高校的档案中信息的来源非常丰富，信息的内容也极其繁杂，其中最主要的是学校教职员工的人事档案、学生的个人信息档案、教职员工和学生的医疗保健档案，这些都是高校档案中的基本内容。除此之外，在档案中还会反映学生的日常表现、学校的校务内容、学生的习题库和财务档案等[2]。

（二）档案储存形式的多样化

现在高校档案的储存方式分为纸质和电子版两种，它们分别应用在不同的档案种类管理中，电子版一般会应用在学生的个人信息表格、电子邮件、视频音频、数据库文件等。而纸质的档案管理一般应用于财务原始凭证、办公室公文和人事档案卷宗等。它们有各自的优点，将其充分地结合起来，不仅能够提升档案管理的工作效率，还能够提升档案管理的准确化。

（三）档案资源数量较大

随着高校人员的不断增加，学校网络的普及以及网络技术水平的提升，档案中会产生大量的电子文档。这些文档，包括学生的个人信息、学校的的工作材料、财务的报表等。虽然这些电子文件具有一定的独立性和完整性，但因为数量巨大，会占用和浪费大量储存空间，为学校信息化的管理带来了诸多不便[3]。

（四）档案有较高的综合利用率

在平时的教育和工作中，高校会定期对学校的教职员工工作人员和学生进行综合的评价，其中包括工作人员职称的晋升、优秀学生的评选、财务信息的核算与分析等，所以为了保证高效日常工作的顺利进行，对档案实行完善化的管理是高校管理中必不可少的步骤。

（五）档案具有较高的价值密度

高校的档案一般直接关系到学生的就业、教职员工的升职、学校的财务管理、学校管理的规章制度等。档案大多经由高校的科研组、财务部、人事科等各个管理体系收集和分析所得，这些信息能够全面的体现学校的各个管理部门和管理职能，各部门提交上来的档案信息，无论从内容上还是格式上，都非常的完整、规范、准确，对于学生和教师的评价有着不可缺少的重大作用[4]。

3 高校档案管理的现状

（一）信息资源无法共享

现如今，大多数高校都有自己独立的数据库，但全国依旧没有建立完善、统一的共享体系，这样不仅缺少分享信息的平臺，还会导致各大高校之间缺乏信息的交流、信息资源无法共享，从而使信息资源不能得到充分的利用，这样高效的档案信息化就不能够实现数据共享的最终目的[5]。

（二）没有健全的法律保护信息信息

在信息化迅速发展的今天，高校学生个人信息泄露的情况比比皆是，其原因是没有健全的法律来保护学生的个人信息。有些高校工作人员，防范意识非常薄弱，将学生的信息任意处置，这样就会导致学生信息的泄露，从而增大了学生生活的危险系数，给学生的成长造成了很大的威胁。

（三）高校档案管理意识薄弱

现如今高校的档案管理已经充分的得到管理部门的认可和重视，但政府及各教育部门依然没有意识到建立体系的重要性，只有高校自身强调其重要性是远远不够的。无法建立健全体制的后果就是，高校档案无法进行信息化管理，在高校日常的工作中，管理部门的发言权和话语权微乎其微，这样就会导致其他部门无法重视档案管理的工作，而档案管理的相关人力资源有非常有限，这样就会造成档案数据无法得到及时的分析与反馈，信息无法快速集中并进行共享[6]。endprint

（四）软件和硬件条件的落后

在大数据的大背景下，高校档案管理的工作逐步得到提升，但依旧存在软实力和硬件不匹配的问题。在管理的设备上、开发的软件上技术上、管理制度上和管理人员的素质上都存在不同程度的低下。有些高校，为了节省资源并没有为管理人员配备电脑；有些学校对于档案管理工作极其不重视，招收的管理人员素质偏低，这样就会造成工作人员对于管理工作他不重视和不认真，还存在专业素质低下等问题，从而使高校档案信息化管理的工作无法顺利的展开。

4 我国高校档案信息化管理建议与对策

（一）建立健全的高校档案信息化法律法规

在2008年，我国的档案局和教育局联合发布了《高等院校档案管理办法》里面在不同程度不同角度的规范了档案管理制度，但由于我国人口重大地域繁杂，各地方的习俗和业务执行标准各不相同，所以各地区高校的管理方式也不尽相同，这就导致学生档案管理信息化存在很大差异。所以我国政府和相关教育部门应尽快建立高校档案信息化管理的法律法规，将其管理制度进行严格的规划和整理，杜绝学生信息泄露的现象发生，用法律的手段统一规范高校档案的信息化管理，使我国档案信息化管理得到长足可靠的发展[7]。

（二）采用先进的方法进行档案信息化的管理

首先要运用云技术进行档案信息化管理，随着大数据的不断发展，云计算技术也脱颖而出，它是大数据中的主流技术、它是反应大量数据的端口、它可以对量大繁杂的数据进行整合和分析，对人们所需的重要数据和信息进行提炼，让人们充分的将信息利用起来，从而达到数据信息化管理的最终目的。云计算技术最大的优点是成本低，下载云计算相关软件，将数据整理到云计算中，这样就能充分的完成数据的分析，同时，它还具有较强的虚拟化，无需实体装置，人们只要具备计算机或手机，都可以登录用户帐号获取想要的一切信息。其次它具有较强的灵活性，用户可以结合自身的特点和需求，进行个性化服务的制定。最后它还具有较强的储存功能，与同等设备相比，云储存的数量远超于传统储存设备，所以在高校的信息化管理应用中应首选云计算技术。

（三）建立健全统一的高校档案信息化管理体系

在保证信息化先进技术支持的前提下，高校还要建立健全统一的信息化管理体系，国家要制定大范围的统一体系，高校要根据自己学校情况的特点，来制定有针对化的信息化管理体系，学校应将全国高校的数据库进行统一的管理和规划，这样才能充分的实行档案信息的共享。为了为高校的每一位師生提供良好的服务，高校应督促师生每人建立一个账号，这就等同于校园的身份证明，学校的教职员工和学生都可以进入系统参加系统内的活动、查询个人信息和档案等，这样才能实现信息管理的统一化和完善化[8]。

（四）加强高校档案信息化管理的软硬件

对于高校的全体师生来说，准确的录入档案信息，关系到每个人的切身利益，所以想要档案管理具有准确性和时效性，就需要高校的每一位师生共同努力，这样才能够充分地实现大数据下高校档案信息化的管理，政府应大力宣传档案管理的重要性，让高校的管理部门充分的意识到档案管理对于学校总体管理的重大作用。提高师生对于档案系信息化管理的意识。除此之外，还要对档案管理人员的素质进行提升，定期为他们制定管理工作的规划，对管理人员进行定期的培训，使他们的专业技术和综合素质得到全面的提升，制定相关的工作计划充分的调动管理人员工作的积极性，开拓他们的思维培养其创新性，以此来提升高校档案信息化管理的软实力。对于硬件的配置，高校也应该充分的重视起来，它是实行档案信息化管理的基础也是前提，配备齐全的技术设备，如电脑、手机等。

5 结语

现如今高校档案管理信息化已经越来越普及，想要将其逐步的完善，政府不仅要加强信息管理，还要制定相关法律法规，使档案管理更加规范化。高校不仅要提升硬件设施的配置，还要将相关软实力提升起来，制定健全的管理体系，使学生和教师的信息具有统一性和准确性，信息得到实时的共享，这样才能实现高校档案管理信息化的最终目的。

参考文献

[1]陈锋，孙淼洋.大数据在高校档案信息管理中的应用研究[J].中国教育信息化·高教职教，2015（4）：54-55.

[2]刘虹娟.高校档案的信息管理建设探讨[J].办公室业务，2014（9）：147-148.

[3]刘萍.高校档案信息管理系统安全性探析[J].科技传播，2015，7（18）：65，62.

[4]孙焱.基于校园网的高校档案信息管理与服务模式探讨[J].吉林工程技术师范学院学报，2012，28（7）：36-38.

[5]刘永祥.高校档案信息管理与利用服务平台的研究与设计[J].城建档案，2013（3）：50-51.

[6]张倩.“大数据”技术在高校档案信息服务中的应用探索[J].档案与建设，2014（3）：27-31.

[7]田伟，韩海涛.大数据时代档案馆服务创新研究——基于天津高校档案数据变化[J].档案与建设，2016（3）：17-20.

[8]周美兰.大数据时代高校档案资源体系建设的思考[J].山西档案，2015（1）：68-71.

作者简介

苏友华（1973-），男，汉族，山东泰安人，本科，档案馆员，山东医药技师学院，研究方向：档案管理。endprint