提高档案管理科学化水平的路径思考

罗晓欣

摘 要：档案信息对各单位来说是非常宝贵的财富，社会的进步对档案管理工作提出更高的要求，需要进一步提高档案管理的科学化水平，才能将档案信息的价值开发出来，为单位创造更多的财富。所以，在档案管理工作中，要通过不同的方法，促使其管理效率的提高。本文对提高档案管理科学化水平的意义进行分析，并就提高档案管理科学化水平的路径进行探讨。

关键词：档案管理；科学化水平；路径

档案管理是单位管理工作的重要组成部分，但传统的管理方法由于受到各类因素的影响，已经无法满足现代社会的发展需要。在科学技术不断发展的条件下，单位需要转变档案管理理念及方法，积极的运用现代化的技术手段，提高档案管理的科学化水平。

1 提高档案管理科学化水平的意义

（一）符合档案管理发展趋势

社会形式的变化使得档案管理的类型不断增加，原本单一的檔案管理方式逐步朝着多元化的方向发展，而档案管理的难度也随之而增加。面对日益复杂的档案管理工作，管理人员的工作压力和工作量都会增加。如果继续采用人工方式对档案进行管理，就无法对一些比较复杂的档案资料作出合理的分类，且有些档案本身比较模糊，要对其进行明确的划分也比较困难。传统管理方式中虽然对计算机有所利用，但仅仅是对档案资料进行入库登记和出库登记，这样的管理方式在新时代显得十分落后。比如，在计算机中建立档案管理的Excel表格，当有新的档案进入管理室时，管理人员会将档案名称输入到表格的入库栏；当有档案被借出、调用时，则将其名称输入到出库栏。这样只能查询到档案的简单信息，无法对档案资料实施全面的管理。所以，必须要采取科学合理的方式，提高档案管理的科学化水平，以更好的与档案管理发展趋势相匹配。

（二）满足信息化发展要求

各行各业对信息技术的应用已经十分普遍，在档案管理工作中，也需要朝着信息化的方向发展，才能使档案管理的科学化水平得到提升。信息化技术的发展，使人们的生活、学习、工作方式都发生很明显的变化。在这样的环境下，档案管理必须满足现代人们获取信息的习惯，才能走得更加长远。比如，利用信息技术，对档案管理的模式进行创新、改变传统的档案载体、对档案的收集和分析等工作进行改革，对档案管理工作进行优化。在档案管理工作中引入信息化技术，可将单位内部的各档案信息记录在网络平台中。根据网络平台事先设置的条件，对档案进行自动排序，实现档案资料的智能搜索，使档案管理工作的载体从纸质化转变为数字化。这样既能创造更多的经济效益，还能提高档案管理的环保性。通过一系列的改革和创新，才能逐渐的提高我国档案管理工作的科学化水平。

（三）促使档案管理稳定发展

社会的发展推动着档案管理工作的发展，尽管目前的档案管理工作已经发生很大的改变，但在实际工作的开展中，仍然还有许多问题存在，导致档案管理工作的发展受到阻碍。比如，在对档案进行计划管理、经营和销售时，由于档案种类的增加，这些工作的难度也会增加。于是，档案的分类、管理、传输等工作同样会受到影响。要改善这样的情况，就需要对档案进行科学化管理，提高其科学化水平，以加快档案管理事业的现代化建设速度，并促进其更好更快的发展。

2 提高档案管理科学化水平的路径

（一）建立系统化的档案管理机制

在对档案实施管理的过程中，需要以科学、系统的管理机制做指导，这就要求相关单位要逐步的完善档案管理的运行机制，并加强对相关规章制度的建设，将档案管理工作落实到每一个细节问题上，以提高档案管理的科学化水平。并且，通过系统性的管理机制，还能将管理人员的工作积极性充分的调动起来，及时的发现并解决档案管理工作中存在的问题，从而提高其管理效率。同时，完善档案管理监督机制，对影响档案管理工作的各因素进行全面的分析，并针对性的对这些因素进行防控，保证档案管理工作的顺利开展。比如，针对档案管理工作的特点和具体内容，建立完整的奖惩制度。如果管理人员在工作中能够保证档案信息的完整性，且能够对档案进行有序的管理，要适当的给予其一定的奖励。如果管理人员在工作期间出现档案信息被破坏、档案遗失等情况，应对其施以相应的惩罚，并对其进行培训，培训合格后才能继续上岗工作。通过奖惩制度的实施，能将档案管理人员的工作热情调动起来，促使档案管理工作的规范化，从而提高档案管理的科学化水平。

（二）建立信息化管理平台

在新形式下，档案管理工作应跟上信息技术的发展步伐，促使档案管理工作朝着信息化的方向发展。在以往的档案管理工作中，档案信息的载体是纸张，其在保存中很容易因为受潮、火灾、管理不善等，造成档案信息的破坏、遗失，使档案资料信息质量得不到保障。建立信息化管理平台，将纸质档案信息转化为数字化信息，能提高档案管理的安全性，还能提高档案信息管理的有效性。比如，用云计算技术、信息化技术等，建立档案管理信息数据库，并针对计算机用户，创建相应的登录平台。当用户在登录平台上注册并登录后，就能够访问数据库，查询自己需要的档案信息。而档案管理人员则可将新进档案录入到数据库中，并随时更新已有档案中的信息，以确保档案信息的完整性。当用户需要借阅档案时，也可通过系统提出申请，管理人员在系统中对用户的申请进行审批，为用户提供相应档案的访问权限。通过信息化管理平台对档案进行管理，不仅能减少管理人员的工作量，还能通过备份的方式，确保档案信息的完整性和安全性。

（三）提高管理人员业务能力

在信息时代对档案进行管理，不仅要依靠先进的硬件设施和软件设施，还要注重提升管理人员的业务能力，使其能够更好的对档案进行管理。定期对档案管理人员进行培训，使其掌握能够灵活的运用现代化的设备和技术管理档案，还要掌握一定的信息技术，促使档案管理工作效率的提升。在培训过程中，还要为管理人员灌输最新的档案管理理念和方法，使其能够改变以往的管理方式，提高档案管理的现代化水平。比如，在对工程类档案进行管理时，管理人员要具备一定的工程基础知识，还要能够利用计算机将这类档案检索出来。当有用户需要查阅工程类档案时，管理人员才能在最短的时间内满足用户的要求。此外，档案管理人员要了解档案管理工作可能存在的突发事件，并掌握处理突发事件的方法，保证档案管理工作能顺利的开展。

（四）提高档案信息利用效率

档案中的信息异常丰富，对档案进行管理的目的就是要将档案中的信息利用起来，为单位创造更多的价值。档案记载着单位的发展历史，以及其在发展过程中所发生的一些重大事件，还可能涉及到企业发展制度及规模等的变化。如果不对这些资料加以利用，就会造成资源的浪费，档案管理工作也会失去其应有的价值和意义。所以，在对档案实施管理的过程中，要将档案信息的价值开发出来，提高档案信息的利用效率。比如，在制定单位下一年度的发展战略和方案时，将以往几年的财务报表、发展策略、市场分析等资料调用出来进行全面的分析，根据单位近几年的实际发展情况，对下一年度的发展制定科学合理的方案，为单位创造更多的经济效益，促进单位更好的发展。

3 结束语

综上所述，在档案管理工作中，提高其科学化水平，能符合档案管理发展趋势、满足信息化发展要求，并促使档案管理稳定发展。所以，需要建立系统化的档案管理机制和信息化管理平台，提高管理人员业务能力和档案信息利用效率，以提高档案管理的科学化水平，推动档案管理事业的发展。

参考文献

[1]周雪眉.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2016（07）：43-44.endprint