医院档案收集整理及保管工作

摘 要：本文主要就医院档案管理收集以及整理的相关工作展开研究，通过统筹档案的收集、整理和后期的立卷归档以及利用和销毁工作，打造完整的医院档案管理流程，推动医院档案管理规范发展。 通过结合医院档案管理的相关特点进行专业化操作，可有效实现档案高效收集整理和保管的目的。

关键词：医院；档案收集；整理保管

通过医院档案对医院发展和建设的重大事件以及医院发展具有代表意义和重点的病例等进行针对性收集管理，可以将医院发展的历史以及国家相关方针政策统筹起来，对医院的宏观发展具有重要的指导作用。必须加强对医院档案管理工作的重视，促进医院档案更为合理的开发利用。

1 医院档案类别

1.1 文书档案

通过对医院行政管理的方针政策以及重大行政管理事件进行记录即形成了医院文书档案。由于医院文书档案涉及的范围相对较广，一般包括政府以及医院上级和医院本部下发的一些具有指导性、政策性和业务性指标的内容，因而其文书的种类相对较多，文书也具有一定的综合性特点，主要发挥对医院重大事件和发展方向及活动进行记录的作用，在医院档案管理工作中占据主体地位。

1.2 基建档案

随着社会经济的发展和国家政策的变化，各地的医疗环境也随时代发展不断改善。随着医院整体规模的不断扩大，医院的硬件设备和基建档案等也不断建立起来。为保证完整专业记录医院各项基建工作，档案记录收集整理一般具有系统性、成套性的特点，需要花费较长的时间周期进行记录。为保证档案的完整准确真实，一般在基建档案建立初期安排相应的基建部门进行记录管理，在基建周期结束后，再由基建部门将基建档案转交医院档案管理部门，进行后期的档案保管和统一管理工作。

1.3 影像、音像及照片档案

在医院发展过程中，出于记录医院发展重大事件、宣传医院整体形象等目的，宣傳部门会通过定时和不定时两种形式对医院发生的各类事件进行影像和照片的记录留存工作。同时，随着各地医院的迅速发展，各大医院都在不断扩大发展医院的规模，医院之间的竞争也愈发激烈。通过增加对宣传部门的要求，结合医院的整体定位以及医院发展方向，可通过影像、照片、音像和其他相对具有较大影响力的形式开展医院宣传工作，在群众中树立良好的医院形象。该类影像、音像资料等对医院的发展以及医院定位、医院优势等具有记录作用，是医院发展的重要组成部分，具有十分重要的存案留档作用。通过对该类资料进行档案收集和保存管理，推动医院在吸取先前经验的前提下实现更为顺利的发展。

1.4 人事档案

随着医院规模的扩大以及部门的增多，人员流动等也更为频繁，一定程度上给医院的管理工作带来了较大负担。通过对医院不同部门的人事档案等进行分类收集整理，为各部门取用人事档案等提供便利。

1.5 财务档案

随着患者的增多、医院建筑建设和医疗设备仪器采购等，医院的财务变化幅度相对较大。通过专业的档案管理部门对财务支出的财务票据等继续收集整理，可为后期的财务清查等提供便利，方便财务部门取用财务票据，保证医院经营合理开展，进一步明确资金流向，避免资金滥用。

1.6 设备档案

医院设备档案的建立、使用与管理是医院档案管理体系中比较重要的组成部分，其直接关系到医疗设备的维修和使用情况。医院设备档案包括了从设备申请论证、招标采购到调试安装、验收使用、保养维修、淘汰报废等全部历史资料，其具有凭证性、原始性的特点，通过构建一套完善的设备档案管理体系，可以有效提高设备的使用寿命。

1.7 病历档案

医院病历档案是确保患者病情得到及时、有效治疗的关键，也是进行医疗科研活动的重要资料来源，对提高医疗技术水平有着重要作用。其涉及到的内容主要包括急诊病历、住院病历、出生医学证明等。

2 医院档案收集整理和保管存在的问题

医院档案日常管理中，较为常见的档案收集整理问题是医院一般开展为患者提供医疗服务和医疗产品研发、疑难病症研究等工作，后两者一般经历的时间相对较长。出于方便后期跟进科学研究和相关问题研究以及其他目的，医疗研究人员一般会将自身在研究过程中产生的一手资料进行储存保留，避免重要资料的泄露。但这同时导致的问题是医疗档案收集时收集的内容并不完善，实物资料等存在较为严重的不到位现象。而在对收集的档案资料进行整理管理的过程中，档案管理人员以及档案管理部门并没有形成对档案管理的重视，档案整理具有较大的随意性，相关科室进行档案查阅的次数也比较少，使得档案管理逐渐失去了其原本的意义。

3 医院档案收集、整理和保管的措施

3.1 推进医院档案收集工作整改

在进行医院档案的收集工作时，档案管理部门要逐渐转变自身观念，通过宣传等形式，加强本部门人员对档案收集工作的重视。通过对档案收集相关人员进行教育培训，使得其转变自身工作态度，积极主动参与到档案收集工作中。同时，对相关部门进行宣传引导使得其主动配合档案管理室的工作，在对本部门相关档案进行分类综合后，自觉上交相关档案文件。档案管理工作室要加强对档案收集工作的重视，将档案收集作为医院常态化发展的一种形式，定期进行档案收集，及时将各类档案归档，在使用者提出要求时，及时为其提供相关服务，最大限度发挥医院档案收集的作用，使得其为医院发展做贡献。

3.2 合理整理归档档案

在档案收集工作完成后，档案管理部门可有计划地组织工作人员进行档案的整理工作。在整理过程中对档案进行进一步的细化分类，同时可就档案中所有的内容提出相关疑问，在此过程中要加强同文书立卷部门之间的联系，促进各类问题的及时解决。当整理过程中遇到模糊，残缺以及盖章不全等现象时，要及时对档案进行修补，同时打印备份以供不时之需。对已经收集整理完成的档案，要及时开展复查工作，避免出现虫蛀等现象，结合医院相关部门的检查工作，及时对档案进行新的归类整理。endprint

3.3 安全存储档案

在档案收集归档和整理工作完成后，要有计划地开展安全合理的档案保管工作。由于档案大多是纸质材料，要避免其出现受潮、虫蛀、发霉等问题，因而档案保管要远离厕所、洗手间等湿气相对较大的地方。同时，也要注意与锅炉房等地保持距离，避免出现火灾问题。要及时在档案保管区域安装空调、除湿机、湿温度计、灭火器等设备设施。安排工作人员定期对档案室库房进行吸尘处理。要加强对档案室安全防范的重视，定期检查门、窗以及档案柜的牢固性，发现问题及时更换。安装红外线监控器等监控设备，结合档案室所处的房间类型，合理调整监控器位置，做到无死角监控。加强对档案室物品的管理，杜绝档案室出现明火的可能，对档案室线路等电源进行检查，发现问题及时上报，避免火灾隐患。

3.4 及時对管理人员进行培训

随着时代的发展，除传统的纸质档案外，信息化存整理工具开始在档案收集、整理和保管中得到广泛的应用，其对档案管理人员的工作素质提出了较高的要求。为保证档案管理人员工作能力适应工作变化的需要，档案管理部门要及时安排员工接受培训，通过具体的岗位发展要求培训，提升管理人员的综合素质和思想道德水平。由于管理人员是在医院这一相对比较特殊的场所进行档案管理，因而档案管理部门可有计划地对管理人员开展医学知识的基本培训，使得管理人员在培训过程中掌握专业的医学知识，培养档案管理知识与医学知识兼备的复合型人才，推动人才建设相关工作的顺利进行。要从档案数字化管理角度来加强案管理人员专业知识和技能的培训与教育，完善医院档案管理系统，推动医院档案管理工作进一步发展。

4 小结

医院档案管理工作具有为医疗科研活动和医院发展方针提供经验指导的作用，在医院发展中作用突出。要有计划地开展档案的收集、整理和保管工作，加强对工作人员的培训，使其具备专业化的认识和知识技能，通过引入计算机等现代化工具，推动医院管理水平的提高。

参考文献

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[2]冯俊楠.浅谈医院档案整理工作标准化[J].卷宗，2016，（7）：215-215.

[3]路线.医院档案的数字化保管和利用探讨[J].兰台世界，2017，（14）：31-33.

作者简介

史新燕（1986-），女，山西平遥人，助理馆员，从事档案管理工作。endprint