信息时代背景下高校档案管理的发展探究

王伟

摘 要：本文简要分析了信息时代背景下档案管理创新与发展的必要性及其意义，论述了当前高校档案信息化管理的基本情况，提出了信息时代背景下档案管理创新发展的几点措施。

关键词：信息时代；高校档案管理；发展

信息时代背景下，较多传统的管理模式需要进行改善，适应新时期信息化发展的实际需求。高校档案管理工作内容复杂，涉及档案信息量大，传统的档案管理工作效率比较低。因此，高校的档案管理工作需要通过信息化技术提高效率，同时还能够促进档案管理更加规范，达到档案管理标准化以及高效化。

1 信息时代背景下我国高校档案管理的现状

首先，服务意识不强。信息时代背景下，高校档案管理作为一项服务性工作，其服务功能应该得到进一步的发挥和利用。但是，某些高校受传统档案管理模式的影响，信息服务意识不强，对档案信息资源的利用率不高，开发力度明显不足。其次，管理体制落后。高校档案管理是一项系统工程，需要完善的管理体制作保障。但是，目前高校档案管理普遍存在保存散乱、方式陈旧等问题。高校教育涉及门类多样，行政、党务、基建、财务、教学、设备、人事、学生等多方面，应该建立与之相符的档案分类，同时还要加强对这部分档案的利用，以指导开展相关管理工作。最后，信息时代对高校档案管理基础工作提出了更多、更高的要求。新的技术发展时期，高校应该加大档案管理方面的资金、资源投入，包括技术投入、人才投入以及环境投入等。然而，很多高校在这方面做得不足。某些高校尚未意识到信息时代背景下，档案管理面临的机遇和挑战，对档案管理建設的认知存在不足，致使相关投入不足，限制了本校档案管理的信息化建设程度。

2 适应时代发展，逐步实现档案管理网络化、数字化和智能化

信息时代背景下，高校档案管理必须适应时代的发展，即必须逐步实现档案信息管理网络化、数字化和智能化。网络化是指把学校的信息管理和行政管理、与教学服务以及研究开发等各种门类的系统通过校园网加以连接，进而能够使这些系统之间实现信息交换和信息服务。同时通过借助互联网，使整个校园的教育资源、教学资源、管理资源等与社会信息资源深度融合，实现共享，从而形成超越时空界限，集管理服务、信息中枢、教学科研于一体的校园信息平台。数字化则是指将图片、文本以及音像等不同记录载体的信息，运用计算机、扫描仪、视频卡、声卡等设备，将其数字化处理，便于存储和开发利用。智能化是把包括人工智能、超媒体、多媒体、知识库等等在内的各种信息技术，应用于信息识别、获取、传递、存储及分析利用等各个环节，提高信息的交换和共享。高校综合档案信息实现网络化、数字化和智能化，在信息时代背景下是一件功在当今利在后世的大工程。它可以使高校与社会、校内部门之间及时、便捷地交流利用信息，拓宽信息传递通道，既保存了档案的原始面貌，又促进了档案信息的开发利用。

3 提高综合能力，建设一支高素质的现代化档案干部队伍

档案工作者要提高三大能力：

（一）综合协调能力。高校档案是学校在各项活动中形成的重要信息，它产生于各个部门。因此，档案工作不是独立存在的，档案信息收集是否齐全完整，归档范围确定是否符合各部门工作实际，档案信息利用是否达到最优化等等。这些都需要档案人员与其他部门沟通协调，获得多方理解和协作，确保归档质量和移交时限。另外，档案人员也要主动获取领导和技术部门对档案管理所需设备、技术及人员的重视和支持。通过档案人员积极主动的沟通协调，扩大档案工作的影响，提高全校档案意识，为档案工作创新发展搭建一个良好的平台。在当前学校启用协同办公系统的现代化数字校园大环境下，档案部门主动开放线上查档功能，使档案管理模式与数字化校园系统主动对接，进一步提高办公效率，推进档案信息化建设，实现档案资源共享。

（二）文字驾驭能力。档案人员日常工作大部分是与文字材料打交道，这就要求他们具有深厚的文字功底和较高的理论政策水平。只有具备一定的理论素养，才能深刻把握文件政策，准确领悟领导意图，用敏锐的目光捕捉到科学的档案信息，以精确简练的文字撰写对于领导决策有参考价值的材料。才能对收集上来的文件材料进行甄别取舍研究开发，编写具有史料价值的档案编研成果，如大事记、历史沿革、校史研究、史志鉴等。变静态的档案资料为动态的档案信息，主动广泛地为学校和社会发展提供利用，深度挖掘档案的重要价值。

（三）现代管理能力。现代信息技术已广泛应用于档案工作中，无论是整理编目还是统计、检索、开发利用，要实现数字化办公，人们一刻也离不开计算机和网络技术。计算机和网络技术已经成为档案信息现代化管理的必用手段。因此，学校档案管理人员必须要具有应用计算机的基本知识和必备的网络基础知识，提高自身的信息获取能力、识别能力、存储能力、利用能力等，教育与培训是提升能力的重要途径。利用校园网、图书馆资源完成自我学习和实践，还要走出去，学回来，积极通过继续教育等多种方式实现自我完善，紧跟信息时代对档案管理人员提出的的新要求。

4 健全档案管理体制

健全的档案管理工作机制，应该包括管理机制、考核机制、监督机制以及奖惩机制等等。具体而言，高校应该成立独立的档案管理部门，有效地把档案信息整合在一起，利用先进的技术设备和手段，实现档案信息共享，给予各部门对等的信息查询权，尽量避免档案原件的流动，减少档案信息资源的损坏或丢失。实行一把手工程，高度重视，拓展档案管理部门功能，推行管理与服务双重职能。同时，加强对各管理部门的监管，促进他们之间的交流与合作，最大限度地提高档案信息的利用率。除此之外，高校还应该进一步细化对各存档部门档案管理考核标准，在明确各相关部门及其工作人员职责的基础上，实施奖励与处罚制度，保证档案管理工作从基层抓起到规范归档进馆科学利用的顺利实施。

参考文献

[1]孟艳丽.信息时代下档案管理工作的创新探究[J].办公室业，2017，3：147.

[2]吕欢弟.信息时代下档案管理工作的创新研究[J].中外企业，2014，20：200.endprint