文书档案管理中存在的问题及对策研究

易志艳

摘 要：在企业的现代化管理体系中，档案管理是其中一项重要的基础性工作，不仅是企业过去及当前发展历程的重要展现，同时也是企业未来发展的重要参考依据。本文围绕文书档案管理的相关内容做了论述，并在此基础上提出了改善的策略，供有关人士参考。

关键词：文书档案管理；问题；重要意义；对策

1 引言

在国家经济整体发展势头良好的大环境下，企业也在不断壮大发展，不仅体现在企业自身内部的工作事项越来越多，也体现在企业与社会外界环境交涉的频率越来越高，档案管理工作作为企业管理体系的一项必要性、基础性的工作，涉及的内容和事项也随之增多，在新时代环境下，如何提高文书档案的管理水平和管理效率，更好地使之为企业发展服务成为每一个档案管理工作者需要关注的问题。

2 文书档案管理的重要性

文书档案是企业单位各项工作及活动内容的客观记录，在企业的发展过程中具有不可替代的重要作用。

2.1 文书档案的客观性价值

企业健康运营过程中，经营事项会呈现越来越多的趋势，而大量的事件在时间因素、空间因素和人为因素的影响下，留存在头脑中的记忆会越来越模糊，文书档案因其即时整理并归档的特点可以很好地确保内容资料的客观性，在企業追溯历史时提供客观和准确的价值。

2.2 文书档案的连接性价值

在文书档案的记录、整理、汇编、归档等各个环节，需要文档管理部门与其他多个部门共同协作来完成，这样就无形当中在企业内部及企业与外部之间形成一种连接，不仅显性体现在文档的规范性和统一性上，还隐形体现在各节点之间的内在联系上。

2.3 文书档案的资源型价值

文书档案管理作为企业的基础性工作贯穿于企业发展的全过程中，不仅为企业保存重要的历史资料，同时也为企业当下和日后的发展提供一定的信息资源价值。通过文书档案的梳理、归类和汇编，可以更好的梳理企业内部和企业与外部之间的关系，在企业一些决策过程中提供必要的信息资源。

3 文书档案管理中存在的问题

随着企业的现代化发展，很多企业也越来越意识到档案管理的重要性，纷纷在文书档案管理上增加了投入力度，比如采用专业的档案管理人员进行管理，档案存放设施进行了改善等等，这些在一定程度上取得了一定的效果，但是文书档案管理工作是一个复杂的体系，不仅涉及到的对象和事项多，而且内容和类别杂，在档案管理的实际工作过程中仍然有一些不足之处，归纳起来有如下几点：

3.1 全体人员的档案管理意识不强

在很多人的头脑中，档案管理仅仅被认为是某个部门的事，与自己没关系，这种思维造成了文书档案管理工作在开展时很容易出现人为因素导致的误差和延误，主要体现在文件格式不对、内容填写不规范、文件不齐全、文件丢失、时间延误等等方面，这些都严重阻碍了档案管理的准确性、即时性和规范性。

3.2 文书档案管理制度不健全

在很多单位依然存在资料不能及时归档必须由管理部门催着要的现象。由于没有一定有效的制度来保障，很多文书工作和档案归档工作严重脱节，轻者造成档案管理部门不能及时地对信息和资料进行整理归档，重者导致资料的丢失，严重阻碍了档案管理工作的有效开展。

3.3 文书档案管理技术落后，管理模式陈旧

在企业的发展初期，档案管理内容相对较少，事项不多，随着企业的不断发展和时间推进，档案部门不仅要管理好即时的文书资料，还要管理、养护和处理好企业历史阶段的档案，这些都无疑加重了档案管理部门的工作量和管理难度。由于技术上的落后，很多企业档案管理依然以人力为主，不仅工作效率低，而且人为因素造成的相对误差率也大。在管理模式上，档案管理部门一直处于相对被动的地位，不能及时跟进工作项目和工作进程，造成事后管理，一旦出现问题再反馈不仅困难大而且延误了时间，严重影响了文书档案管理的工作效率。

4 文书档案管理中问题的解决对策

4.1 提高全体人员的档案管理意识

档案管理不仅是某个部门的事而是需要企业全体人员共同协作来完成的工作。因此企业应高度重视档案管理工作的开展，以文件的形式明确要求全体人员对此重视并积极配合。在此基础上，档案管理部门应在形式发生重大改变的第一时间对全体人员进行通知或组织培训，将档案管理工作的新形式，新要求，新规范及时传达给全体人员，在某些关键节点上对响应的部门进行集中培训，通过不断提高全体人员的档案管理意识将档案管理工作从源头抓起，将工作做在前头，变被动为主动，确保档案管理后续工作的顺利开展。

4.2 建立并完善文书档案管理制度

通过文书档案管理制度的建立和完善来进一步规范企业内部各部门之间的配合和协作，比如在制度中明确规定文件资料和档案管理部门的对接时间、对接内容、对接格式等内容；将档案管理部门和文书资料整理部门及相关部门的绩效考核与工作职责挂钩，激发各部门之间的相互配合，增强各人员的工作责任感和工作积极性，避免因为人文因素导致的文件资料丢失和延误等问题出现，保障文书档案管理工作的高效率和高质量。

4.3 优化和创新文书档案管理模式

在文书档案的管理模式上，应改变过去被动管理的模式，采用主动管理的模式来提高管理效率。比如采用以点带面的形式，以档案管理部门为基点，辐射到企业各部门，通过档案管理部门与其他部门定期有效的咨询实现及时的对接，确保在各项资料和各项内容构建初期就跟踪管理，提前对接文书档案的相对要求和对接内容，将档案管理工作做到前头。通过实际工作的开展不断地总结经验，摸索出一套切实符合企业自身的档案管理模式，灵活有效地来开展档案管理工作。

4.4 不断提高文书档案管理技术水平

随着信息技术和互联网的发展，自动化网络管理技术也越来越成熟。作为文书档案管理部门应保持与时俱进，利用现代信息技术和互联网来更好地提升档案管理的效率和质量。一方面，在硬件上要构建和完善自动化管理体系，建立电子档案管理系统；另一方面，在软件上要及时针对工作中出现的问题与软件公司沟通，不断升级和完善档案自动化管理系统，保障自动化管理系统更健康更高效的运行。此外，文书档案管理人员要密切关注国家政策和行业内的法律法规，及时更新专业理念和专业技能，为企业文书档案管理制度和管理措施的制定提供专业性意见，保障企业的档案管理工作走在先进行列。

5 结语

文书档案管理是一项专业化，细致化的工作，档案管理工作人员应立足于当下，不断从实际出发，制定出一套可切实操作的档案管理制度，不断构建和完善档案管理体系，在保证档案管理质量的基础上不断提高档案管理的技术各档案管理的效率，更好地为企业的健康发展服务。

参考文献

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