学校档案安全管理问题与措施分析

张颖怡

摘 要：随着教育体制改革的深入，教育系统完善度明显增强，对学校各种类型的档案管理工作有了更高的要求，档案管理内容涉及到学校发展进程、学生学习成长历程，故如何提高管理质量意义重大。学校档案的主要作用是真实记录学校的发展变化，它表现的形式非常多样化，可以是个体，也可以是群体，它能够客观记录学校的日常状态，对学校的综合发展起到了至关重要的作用。

关键词：学校档案；安全管理；问题；措施分析

学校档案管理内容较为多元，如党群行政档案、基本建设档案、财会档案、编研档案、教学档案等，是对各项工作运行情况的一种准确总结和真实反映。学校如果忽视档案管理工作，专业性不够，疏漏繁多，势必会对档案安全造成威胁，对学校的教育教学、成长与发展带来负面作用。

1 档案管理的意义

档案管理是指具体由档案馆或档案室参与组织和负责，对档案实体和档案信息展开规范、系统的管理，并就保护服务予以针对性提供的诸多工作环节和类型的总称，是国家档案事业教育领域最为基础和重要的组成部分。档案涉及隐私及机密，档案安全管理能够杜绝一些安全事故的发生，避免档案收到威胁及破坏。档案安全管理以实体档案资料、电子档案资料及档案库房为重要内容。现今，社会对学生的教育越来越重视，学生数量也在大幅度的增加，在学生数量增加的同时，学校应充分重视起档案管理工作，将档案管理体系建立起来，并根据档案中的内容来了解学校管理中存在的问题，让学校各项工作都能得到详细的记录，使学校的各项档案管理工作都能够有序的进行。

2 学校档案管理内容

学校档案管理多样，归纳起来，主要有以下三方面内容：第一，在档案管理工作中，学校档案人员要按照档案局和教育局的相关要求，对具保存价值信息行原始记录，并予以精准有效的分类、加工整理；第二，对检索工具进行科学有效编制，制成档案史料出版。第三，对档案库房的环境安全也要进行严格把控，防止盗窃、火灾、鼠咬等事故，也要注意库房湿度、温度、光线、清洁度控制，保证档案储存环境的安全。

3 档案安全管理问题

现阶段，学校对档案管理工作越来越重视，随着课改的发展，各级部门对档案管理的投入力度也不断加大，管理成效有所提高。在学校档案管理上，只有投入大量的资金和人力，设施更加齐备、完善管理条例，这样才能充分使档案管理发挥其自身的作用。虽然档案管理的工作日渐成熟，但还是有一些问题存在，学校和行管部门要不断改进，才能将学校档案管理的质量和水平提升上来，才能有助于教学活动的展开，对学校的可持续发展有着重大意义[1]。

3.1 对档案管理的不够重视

学校档案是对学校教学工作、学生学习事务展开的总结和汇总，通过对档案查询，可对学校教学活动、管理活动开展状况进行精准掌握，可以到档案管理处查询档案，无论是党建工作、教育教学工作、基础设施建设，还是行政、财务、人事，甚至每一届每一位学生的基本情况、教师工作记录都能清楚查询到。要想全面了解学校各方面的情况，可以到档案管理处查询档案，无论是党建工作、教育教学工作、基础设施建设，还是行政、财务、人事，甚至每一届每一位学生的基本情况、教师工作记录都能清楚查询到。

现阶段教育体制领域信息化进程加剧，但仍存在部分院校未对档案管理工作有充分和正确认识的情况，仍认为档案管理属内部工作，可有可无。此外，一些学校在档案管理工作上的经费和人力投资十分有限，管理人员专业度不够，档案保存环境简陋，缺乏必备的基础设施及硬件设备，库房无法为档案提供安全的保存环境，长此以往，学校的档案管理工作将停滞不前甚至节节落后。

3.2 科技手段的落后

学校的意义并不仅仅是上课，对于每一位学生的成绩信息和成长情况进行详细记录，定格学校的每一个发展历程。然而许多学校对这项工作并不重视，导致档案管理工作长期处在极其落后的发展阶段。只有充分利用专业的档案信息管理软件，不仅可以更好的实现对学校各方面管理、师生情况的实时检索，还能在省时的同时又省人力，才能充分的实现资源的共享，但现在的大部分学校还在采用传统的手工方法去整理档案，这样不仅费时费力，还会影响档案管理的工作效率。

3.3 管理水平的低下

学校对档案管理工作的严重忽视，导致管理体制上极其不完善，管理者的业务水平也十分低下。例如，档案进行收集分类储存对工作人员的能力水平要求较高，若无法准确将档案进行分类，势必会导致混乱，为学校带来损失。此外，管理制度的缺乏也导致了学校在档案收集整理方面存在纰漏，工作无法顺利进行，对于档案的收集也没有严格的规定、都是不想交就不交，造成档案管理的混乱局面、学生信息的缺失和不准确等问题，这样不仅不利于学生的个人发展，对学校的长足发展也起到了很大的反作用[2]。

4 加强和改进学校档案安全管理工作的对策建议

4.1 提升对档案安全管理的意识，加大投入，确保各类“硬件”达到标准

为提高各级工作人员对档案管理的工作重视力度，需对坚持严格管理、防治结合原则严格遵循。在具体开展过程中，首先，学校的管理层方面，需引起对档案管理工作开展价值的重视，将其列为学校日常管理的重要及核心内容，并于年度性总结呆，予以考评和审核，未合格者，找出原因，适度改进。将档案安全管理的意识在学校范围内进行广泛普及及宣传，加强管理者的业务能力素质。其次，学校应在档案管理工作中投入更多的人力資源及管理经费，加强基础设施方面的建设，对现代化的硬件设施予以积极配置，如除湿机、吸尘器等，做好计算机软件工作的更新，以提高管理成效。最后，在库房建设上，应有“八防”的设备设施，并严格依据《档案馆建设标准》（建标103）、《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）的相关要求，若采用档案密集架的学校，应请具有鉴定资质的房屋安全鉴定单位对档案库房进行楼面荷载鉴定，出具鉴定报告后方可安装使用。endprint

4.2 档案数据化管理

大数据背景下，档案管理形式更为多样和便捷，让原始档案中常规应用的纸质信息，现阶段，已向电子信息高效转移，在行档案信息管理时，可做到计算机与人力同時开展，为管理的安全性和有效性设置了双保险。另外，档案信息化也方便各种查询需求，均需花费过多精力和人工翻阅档案，仅需于计算机设定的查询程度上输入相关关键词，即可对档案存储的位置精准掌握，并可简要浏览档案大体内容，最大程度增强工作效率，提高管理质量。例如，教师想要查询学生个人档案时，依照传统的方法会浪费很多的时间，如果利用信息化技术查询，就可以在特定某种查询方案时，在电脑中输入学生的姓名，学生的具体资料都会完整的呈现在系统中，这样不仅省时，而且查询的准确率较高。充分的利用数字化才能将学校各方面的资料完整的保存，还能有效的将管理效率提升上来，为档案管理的工作带来不小的便利[3]。

4.3 善善相关管理制度

各级院校需依据自身情况，对档案安全管理制度个性化制定，以为档案安全管理工作的顺利开展打下良好基础，使学校领导及其它不同职业的人员在行档案管理时，能有据可依。具体措施如下：一、明确主管领导，将每一项工作都安排一到两位专门负责人全权负责，抓管领导抓全局，并制定合理的安全问责机制。二、制定应急预案，明确组织机构，出现档案安全问题时，要将责任追究到人，并明确档案抢救措施。三、要对学校档案的管理期限进行分类规范，制定表格，随时检查记录，保证管理员能够及时找出所要调出的档案。在工作开展过程中，需对具高度责任心的工作人员予以选择，以提高档案管理的有效性和精准性。

档案安全管理制度的建立对规范相关工作的作用是巨大的，它可以很好的制约传统管理中存在的弊端，在不断的发展中改进管理措施，这样才能达到促进学校发展的作用

5 结语

综上所述，学校要想做好档案管理工作，首先应当找到当前存在的一些问题，在此基础上，制定合理的安全管理制度，并不断加强档案管理工作新模式。在保证档案信息化平台规范、科学的情况下，才可从根本上促进学校日常档案管理工作有序、高效发展，为教育教育工作的开展、学生掌握科学文化知识和健康成长提供强有力的保障，实施价值显著。

参考文献

[1]丁荣茹.信息技术在高中学校档案管理中应用[J].办公室业务，2017（1）：26-27.

[2]徐爱玲.智能化发展在高中档案管理中的应用[J].办公室业务，2016（18）：187，178.

[3]王卫国.浅谈信息化在高中档案管理中的应用[J].卷宗，2016，6（6）：2.endprint