对建好文物藏品档案管理系统几点看法

赵虹

摘 要：文物藏品不仅有利于反映当地的历史文化水平，而且充分发挥了社会效能。科学正在使人类发展中的细节展现在人们面前文物档案是记述和反映文物事业管理和文物的保护、研究、利用等工作的历史记录。它直接记述以及反映了国家在重要文物活动中形成的原始记录，具有重要的现实及历史价值。本文主要从地方文物藏品档案管理概述入手，分析了当前地方文物藏品档案管理中存在的问题，并提出了相关优化对策。

关键词：文物藏品；档案管理系统；几点看法

1 传统文物档案管理存在的问题

（一）文物档案管理工作量大、程序多

在建立文物总登记簿时，要求经手人员字迹工整、清晰，比如有订正时，用墨水笔划双线，由经办人员在订正处盖章等程序。在文物档案建立过程中，类似这样的规范性操作随时都有。但由于经手人员多，每一个人在文物档案建立与管理中难免会有所疏忽，对文物档案的建立带来不利影响。文物档案经多人填写，其不同的字迹、书写习惯和填写详略不一，也会对文物的研究带来很多不便。

（二）文物档案管理疏漏，文物数量与种类庞杂

当文物被提取出库时，空出的位置不应以其他文物填补，而应保留其空位，待文物回库时归回原位，否则就难以保证文物的秩序，造成排架错乱，以至丢失时也不容易及时发现。随着对文物研究的不断深入，文物档案的资料会越来越丰富，若不及时整理就会混淆，关键时刻找不到需要的东西。

（三）不利于文物档案的保管

维护文物档案的质量，不仅取决于其材料质地，还取决于它所处的环境，环境因素直接影响着文物档案的保存年限以及提供利用。不同质地的文物对保管环境有不同的要求，光线、温度、湿度等类自然破坏力虽然比较缓慢，破坏轻微，但时间久了就会对档案造成严重的危胁。有些重要的文物是文博工作者研究的重点和热点，该文物档案会被多人、多次借阅，会给文物档案造成一定的磨损、损坏或者遗失，影响文物档案的管理。

2 计算机藏品档案管理系统的建立

计算机藏品档案管理系统是以藏品档案为基础建立起的一个立体信息系统。以其藏品卡为主线，兼及其他藏品档案，可以通过藏品的任何一个属性进行快速查询，使其信息得以复制，免去了许多烦琐的文书工作，通过使用计算机的二级查询和综合查询系统可以方便快捷地达到这一目的。二级查询，即在每一次查询结果中进行第二次查询。如在第一次查询中，输入了藏品的质地，屏幕上就会显示出同一质地的藏品，在这一结果中，再次输入其级别，就会出现新的同级别的藏品。综合查询是在第一次查询时就输入藏品的质地和级别，屏幕上就会显示同一质地同一级别的所有文物资料。同样，还可输入名称、来源、纹样等要素来进行查询。使用者还可以随时打印出屏幕中所显示的信息内容，或根据需求，只选择其中一个部分来进行打印。因此，计算机藏品档案管理系统的目标是针对藏品的不同属性，可任意排列组合地自由查询。

随着互联网的应用和普及，数据化管理已经成为现代管理的必要手段。对于藏品档案，可以使多用户多线程同时工作于计算机藏品档案管理系统，可同时向系统输入资料，管理人员在做资料的补充和修改时并不影响其他用户对资料的浏览和查询。超链接的应用，方便了藏品信息的查询，点击藏品卡中的拓卡号、照片号或记录编号，就可以阅读详细资料，通过点击，就可以在藏品卡、藏品修复档案、藏品保护档案和藏品参展档案之间进行互相切换。

在藏品卡里有一栏为“来源“，填写的内容一般为“某年某月某某移交”或“某年某月某某捐赠”，在计算机藏品档案管理系统中可把这一栏分为“入馆时间”和“来源”，这样输入人员和使用者就可以针对藏品的入馆时间和来源进行输入和查询。同样，可以对藏品卡中的其他栏目进行细化，使得藏品查询起来更加方便，而计算机的大容量是实现这一要求的保障，既方便了查询，又是对藏品卡的补充和完善。

3 藏品档案与计算机藏品档案管理系统相互依存

藏品档案与计算机藏品档案管理系统所使用的信息载体不同，它们的工作重点也不一样。档案工作的重点在于资料的搜集、分析和整理上，而计算机藏品档案管理系统的重点在于信息的查询与“资源共享”上。两者优势互补、相互依存，共同服务于藏品档案的科研工作及各项业务活动，两者都是需要及时补充、更新资料，进行长期维护的资料系统。如果说藏品档案工作面对的是大量烦琐的文书工作，那么计算机藏品档案管理系统面对的难题则是藏品定名、分类、数据采集的规范化，如果没有规范化.就谈不上藏品管理计算机化，如果同一类藏品使用的是不同的名称，这会使查询的结果不准确，给藏品的统计及管理带来困难，但我们相信，随着计真机藏品档案管理系统在规范、科学的基础上的发展，使这一问题逐步得到解决，促进藏品档案数字化的建设，达到“资源共享”目标。

首先，藏品档案的建立，有利于藏品的保护和管理。利用藏品档案信息，可以随时了解掌握藏品的保存状况，提高藏品的管理效率，并且可以緩解藏品“藏”与“用”的矛盾。科研人员和陈列展览人员可以根据档案记录来进行研究工作和决定陈展所需文物，避免了过去研究和陈展过程中对藏品的多次提取，极大地满足了对藏品的研究，减少了藏品的自然或人为的损坏。藏品档案信息化工作，为藏品的管理增添了新的内容，利用电子计算机管理藏品信息，已在越来越多的文物保护单位成为现实。在信息的查询、检索、保管、提取等方面更为准确、省时，提高了藏品管理水平，带动了科研工作，促进了藏品档案业务工作的开展，为陈列展览提供了更为便利的藏品信息。

其次，藏品档案信息化的建立，提高了保管人员的业务素质与研究水平。藏品档案信息化工作与开展藏品研究有着密切的关系，对发掘体现藏品的内涵价值，有着重要的关系。它既是藏品深化研究的过程，又是藏品研究成果的体现。由于藏品档案内容全面、具体，要完成一份合格的藏品档案，则要求档案具体完成人――保管员有着丰富的文物知识，熟悉藏品的有关资料并熟练掌握文物库房的工作等程序。在建档过程中，对档案要求填写的每一部分内容，都要认真查对，毫不苟且。例如：对于征集入库的藏品，首先要借助于藏品总账、分类账等原始资料，进行反复细致核对，查证实物是否与记载相符，还要根据实际情况，到其流传的地点进行实地调查。对见于著录者，则要翻阅大量的文字资料、期刊、书籍，争取将该藏品的研究文章和著作收录殆尽。对于那些性质、用途不明的藏品，则应根据考古发掘的同类藏品进行比较研究，力求填写正确。总之建立一份完整合格的藏品信息档案，关键在于编写工作的质量好坏，而编写过程是研究记录的过程，这就极大地提高了保管人员的业务素质和鉴别能力。

综上所述，我们要重视文物档案工作。在管好文物、用好文物、完善档案、提高文物档案质量上下功夫，把文物档案的建立与完善作为一项经常性业务开展，使文物档案在文物研究、陈列展览、社会宣传等方面的作用得以有效发挥。随着社会的进步和科学的日益发达，文物保管工作将进入现代化，藏品保管电脑化，即用电脑为藏品保管工作服务，这将极大地提高我们的保管工作。档案的建立直接输入电脑，不但为我们的保管工作提供了方便，而且也为今后的展出及研究提供了极大的便利。

参考文献

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[3]王逸彦.浅谈建立和完善近现代文物藏品档案的重要意义[J].中国人民抗日战争纪念馆文丛第六辑，2011，04：05-06。endprint