关于加强机关事业单位人事档案管理信息化建设的几点建议

胡潇潇

摘 要：机关事业单位的人事档案关系着机关事业单位工作人员的考核、调动、升职、职称评定等诸多事项，人事档案的管理在事业单位日常监督管理中具有重要意义。本文将对机关事业单位人事档案管理中存在的现实问题进行分析探讨，并对此提出合理化建议。

关键词：机关事业单位；人事档案；信息化管理

机关事业单位人事档案管理工作中，档案的登记、整理、保存、管理这些环节是很重要的，这涉及机关事业单位人员的人事关系、社会保障、竞聘、升职加薪等等后续工作，是对机关事业单位人员的整个成长经历的记载，是重要的衡量依据。

1 当前机关事业单位人事档案管理中存在哪些问题

（一）机关事业单位档案仍旧以纸质资料为主。部分机关事业单位管理层对人事档案管理重视程度不够，在人事档案管理上比较随意。机关事业单位人事档案管理仍多以纸质资料为主，不注重电子化档案的使用，在人事档案资料上没有进行电子档案的制作和储存。人事档案多是纸质档案的形式存放，大量的纸质资料堆积于档案室，落后的人事档案处理方式，落后的人事档案管理方式，人事档案数量之大，在存放上占用较大的空间，对以后的查找工作也带来了诸多不便。

（二）机关事业单位人事档案管理工作较为粗放，管理方式落后。机关事业单位人事档案缺乏专业人员对档案进行登记和管理。人事档案本该是极其重要的人事资料。机关事业单位对人事资料的保密、查看权利等都应有所规定和限制。但目前的情况是，人事档案的管理缺乏相关制度的约束，缺乏专业人员的管理。没有严格的档案管理制度和资料调阅制度，导致了资料存放无序，档案丢失或信息泄露等问题出现。人事档案的泄露或档案的丢失严重影响了行政事务的开展，对业务的顺利进行带来了极大的不便。

（三）机关事业单位档案管理缺乏专业的档案管理人员监管和管理。机关事业单位在人事档案的管理上缺乏专业的檔案管理人员。在档案的初期审查、档案登记、整理、保存各个环节不够细致、严谨。没有专门的档案管理部门和管理人员，在档案资料录入的初期缺乏相应的检查核对过程，就容易出现档案资料不实甚至造假现象。起初的档案资料的审查、核定过程很繁琐。人事档案在保存过程中的分类、归档、存放也都是门学问。面对海量的人事档案资料，如何归档、排列，才能提高查阅的效率，如何整理、登记才能体现最有效的信息，都是档案管理面对的问题。人事档案管理方式粗放，如果出现资料丢失、档案放置混乱或资料损毁现象，将对档案的查找、利用工作带来极大的困扰。

（四）机关事业单位档案缺乏信息化管理。机关事业单位档案管理水平落后，没有实行电子化资料储存，进行信息化、数字化管理的模式。很多机关事业单位仍旧以纸质资料为主要档案存放形式。落后的档案管理形式，在档案的登记、保存上耗费了大量的人力物力，其次在档案的使用上也不够便利。而信息化的管理方式是电子数据的存储，可以存放大量的数字化信息。现在是网络时代，信息技术发达，电子化信息传输迅速且数据共享。这利于资料的传输和内部交流。同时先进的搜索技术可以帮助人们迅速地查询到想要查询的资料，这比传统方式效率大大提高。

2 对当前人事档案管理信息化建设提出几点建议

（一）利用先进的信息技术建立数据库，进行档案的电子化管理。从技术上给予支持，提高人事档案管理信息化水平，人事档案处理实现电子化。电子化档案储存量大，储存简单，资料传输迅速。机关事业单位要与时俱进，逐渐建立电子化人事档案数据库。根据本单位的需求进行人事档案设置，通过将资料扫描，录入电子档案库进行储存，并对档案资料进行细化、分类，并利用信息技术设置合适的检索方式，方便后续的资料调阅、查询。

（二）机关事业单位要建立健全完善的人事档案管理制度。通过严格的规章制度规范人们的行为，从档案管理的各个环节入手，理清工作程序，通过制度的设立，进一步规范人事档案的期初审查、档案的录入、档案的存储、档案的调阅、档案的保密等相关环节。完善相关人事档案管理制度，严格监督和把控，杜绝违法违规行为的发生。机关事业单位的人事档案管理涉及环节众多，是机关事业单位的重要内容，相关人员都要严格遵守法律法规的约束，提高自身职业素养和操守，注意档案管理的制度化性和规范化。同时相关人员增强服务意识，真正将人事档案管理工作做到位，合理利用档案信息，为机关事业单位提供人事参考，为机关事业单位的发展做好人才储备工作。

（三）机关事业单位需要培养一批具有专业知识的档案管理人才。部分机关事业单位对单位人事档案管理的认识不足，只把档案管理作为事务性工作来完成，没有安排专门档案管理人员负责，更缺乏专业档案管理人才。加强机关事业单位人才队伍建设，人事档案管理信息化，需要转变传统管理方式，充分利用现代信息化技术和现代化档案管理方式，不断提高人事档案管理人员的业务水平，通过对档案管理人员进行培训学习，业务交流，提高工作人员的政治素养、业务能力、思想道德素质，用先进的理念进行武装，实现人事档案管理的现代化和科学化。只有建立一支高素质的人才队伍，才能更好地为机关事业单位服务，更好地做好档案管理工作。

（四）加强人事档案管理的信息化，要积极利用现代科技手段。随着现代信息技术和网络传输的发展，检索是快捷的资料查询方式。通过检索，人们可以快速查找到想要查找的资料，极大的提高了工作效率，同时降低了人事档案管理的经营成本。资料检索的前提是人事档案的信息化管理，充分利用信息化的发展，利用数字化传输实现信息共享。提高信息化程度，可以更大的拓展存储设备的存储能力，方便档案资料的存储工作。同时加强信息安全化建设，人事档案资料的安全性和有效性是十分重要的，相关部门和技术人员要定期对数据存储设备进行检查和维护，通过防火墙设置等增强网络的安全性，加强档案的安全防护。

3 结论

机关事业单位的人事档案管理工作要适应时代和社会发展的需要不断进行改进。利用先进的科学技术，建立人事档案数据库，提高人事档案管理的效率和质量。引进专业档案管理人员进行人事档案管理，提高事业单位的人事档案管理的信息化水平。

参考文献

[1]陈军.事业单位人事档案管理规范化水平提升策略探讨[J].经营管理者，2017，（20）：290.

[2]夏长玉.谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].才智，2017，（10）：261.

[3]王丹.谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].统计与管理，2014，（10）：130-131.endprint