提高医院科研档案利用效率的策略

潘晓辉

医院科研档案是医院科研人员从事科学研究活动的真实记录和反映[1]。它作为医院全部档案的重要组成部分，蕴含了大量的科研成果、科技专利、高新技术及创新的科研思想等科研信息，对医学科研工作的先进性、科学性及实用价值的鉴定起着重要的作用；同时也为医院制定科技决策、规划医院发展、医院人才考核、职称晋升、科研人员进行科学研究及技术交流等方面提供了比较可靠真实的信息依据，具有参考及凭证的功能[2]。因此，要做好医院科研档案管理工作，不仅要保管好科研档案资料，更重要的是充分发挥好它的利用价值，提高利用效率，从而为医院的科技创新、人才培养、学科建设、医疗技术水平的提升以及医学科学事业的健康、可持续发展提供有效服务。

1 医院科研档案的利用价值和利用效率

科研档案内容的先进性决定了它利用价值的重要性和科研需求的强烈性。从整体上分析，它主要具有两种价值，一种是开发利用价值，即以原来的科研档案资料为参考，通过认真分析研究后，进一步孕育产生新的研究思路和方法，拓展研究视野，从而促进科研工作的新发现和新进展。这一参考和研究过程，既给科研人员提供了前人的经验和教训，使之在科研过程中少走弯路，提高科研效率，同时对产生的新科学思维也起到了指导和启迪作用；另一种是直接复用价值，即直接从科研档案材料内调用已经成熟的科研数据或成果，从而避免重复实验的探索过程，节约了人力、物力、财力等科研成本和时间，提高了科研工作效率[3-4]。

医院科研档案的利用效率是指被利用的科研档案与医院库存的科研档案、科研档案有效能量与科研档案原有数量、科研档案利用服务单位劳动量与科研档案利用服务单位劳动时间的比率[3]。档案利用效率的高低是档案管理工作是否具有成效最直接的体现。因此，提高科研档案利用效率对促进医院医学科学事业的发展具有突出的作用。

2 目前医院科研档案利用工作中存在的问题

2.1 科研档案管理制度不健全

目前多数医院缺乏完善的科研档案标准化管理制度，或是制度执行和落实力度不够，因此在工作中出现了许多不尽如人意的地方。具体表现在：（1）科研档案管理人员没有严格执行科研工作和建档工作的“三纳入”和“三同步”管理；（2）归档监管和奖惩机制不健全，使得部分科研人员对归档内容主观随意性较大，以致漏交或不交相关科研材料；（3）部分科研档案管理人员没有严格按照规章制度履行岗位职责，没有很好的指导和协助科研人员做好科研材料的收集、整理和归档等工作，使得归档内容不完整、部分丢失、损坏、保管分散零乱等；以上问题的存在，均导致了科研档案数据的不全面、不真实，严重影响了它的收集、整理和整体质量，使之失去其应有的指导、借鉴和应用价值，从而影响其开发利用。

2.2 科研档案利用意识薄弱

做好医院科研档案的利用服务工作，一方面可以使科研工作少走弯路，提高科研效率和科研成果的价值；另一方面在指导医学科研成果实现价值转移，转化为生产力，实现科研成果产业化、市场化方面均具有重要意义。目前医院各部门工作人员普遍存在科研档案利用意识淡薄的现象。具体表现在：医院多数领导对档案管理工作不够重视，在科研管理方面多强调立项率、课题级别、科研经费资助额度与成果产量、成果级别等，没有意识到科研档案全周期资料的重要性；对待科研档案，“重藏轻用”的思想状态仍然严重，导致大量高新技术成果未得到有效地整理、开发和利用；部分科研人员对档案形成和利用意识非常淡薄，在科研过程中不注重对科研数据、文件资料的收集整理，或不愿、延迟甚至不交相关科研资料[5]；科研档案管理人员在工作中主动宣传档案利用价值以及提供指导和利用服务的意识较差，仍处在被动坐等利用者上门的状态。

2.3 科研档案管理方式落后

目前多数医院的科研档案仍采用传统的纸质管理。这种管理方式存在诸多问题：一是存储保管难：随着医院科研课题的不断增多，纸质科研档案不断累积，这就需要在适宜的环境下不断增大存储空间，从而大大增加了存储成本；同时，纸质科研档案在长期保存过程中会出现褪色、霉变、破损、遗失等情况，因而无法永久保存；二是调阅查询难：传统的纸质档案管理模式无便捷的电子化、网络化检索渠道，因此只能人工查找和复印所需科研档案资料；同时，它所蕴含的科研信息无法得到快捷共享，使得科研档案开发利用率低，科研成果难以转化[6-7]。以上问题都严重制约了科研档案资料的高效管理与利用。因此，实现档案信息资源的数字化、标准化、系统化、网络化管理势在必行。

2.4 科研档案管理人员素质有待提高

医学科研课题多依据医学临床学科和基础学科专业设置分类，因此科研档案的收集和归档就具有不同学科专业的特征；同时医学科研活动又是一项复杂的研究工作，一些重大的科研项目往往需要多个交叉学科和边缘学科联合攻关，因此科研档案在形成过程中又体现了学科交叉综合的特征；近年来，随着医学科学研究的进步，外文科研档案也逐年增多[8]。然而，目前许多医院科研档案管理人员多为兼职档案员，一方面，他们缺乏扎实的档案管理知识、一定的医学专业知识、计算机信息网络知识和外语水平，缺乏信息意识、创新意识和参与意识，因此不能对科研资料进行完整的收集和准确分类归档；另一方面，他们在工作中缺乏主动性和责任感，对科研档案的保密和开放利用的分类界限辨识不清，因此也不能积极主动、准确无误提供科研档案利用服务[9]。以上这些问题也严重制约了科研档案的有效利用。

3 提高医院科研档案利用效率的策略

3.1 健全科研档案管理和奖惩制度

要提高医院科研档案的利用效率，就必须健全科研档案管理制度，实现档案管理的科学化、制度化和规范化：（1）医院科研档案管理部门应参照《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》《云南省档案条例》及医院的工作实际，建立和完善科研档案管理规章制度。制度中应对科研档案的归档范围、归档时间、归档要求、归档手续以及档案资料的编研、统计、借阅、利用等每个工作环节都做出明确规定；（2）明确岗位职责，使科研档案管理工作责任到岗、到人；（3）建立奖惩机制：一是对于科研档案收集、整理、上交、归档较好的科研项目和科研人员给予一定的奖励；若未能按期整理、归集与报送科研档案的，则通报批评并扣发部分科研经费；二是对科研档案管理人员建立考评和绩效机制，将其完成的工作数量和质量与绩效职称、岗位竞聘、年度考核、评优评先等挂钩；（4）完善保密制度，避免学术不端的行为发生。通过完善科研档案管理制度建设，从而保证科研档案的完整性、系统性和安全利用。

3.2 增强科研档案利用意识

首先医院的领导层应高度认识科研档案的巨大价值，把科研档案管理纳入标准化管理，建立自上而下的科研档案管理体系[10]；其次，通过医院积极的宣传、教育和培训工作，增强科研人员档案质量把控和整理归档的自觉性，同时使科研档案管理人员更新管理理念，实现由重保管到重利用的转移，使其在实际工作中充分发挥利用价值。

3.3 建立科研档案信息化管理系统和信息网

（1）对科研档案全文信息进行数字化处理，形成电子文件，建立数字化科研档案管理平台；之后运用计算机网络信息、远程处理等技术，建立科研档案信息化管理系统。这样既便于完整准确地收集和整理各种载体形式的科研档案资料；同时，通过规范制度数据与检索标识，又便于科研档案利用者迅速准确、多途径、多角度的检索到所需信息；（2）医院还可以通过建立科研成果档案信息交流网，不定期在网上发布成果档案新信息，加大对高质量成果档案的宣传力度，从而为利用者开展交互式信息咨询服务；（3）还可通过信息网络、高新技术交易会、主动上门服务等方式，积极推动科研成果档案的转化应用，使优秀的科研成果真正落实应用到生产、生活和经济活动中，使其潜在的社会效益、经济效益最终转化为现实[11-12]。因此，实现科研档案的电子化、信息化管理，不仅可以大大节省科研档案的存储空间，而且能极大的提高档案管理人员的工作效率和科研档案利用率。

3.4 提升科研档案管理人员的整体素质

科研档案管理人员应具备高度的事业心、责任心和严谨细致的工作作风，始终坚持坚定正确的政治方向；工作中严格执行档案管理的各项工作程序和工作规范，在明确划清服务和保密区别的前提下，认真负责地履行好岗位职责；同时，他们还应不断提升业务素质以更好地适应社会发展的需要，具体表现在：（1）除了具备科研管理、档案管理方面的知识外，还应熟知一定的常规医学基础及临床方面的知识、处理数字化档案的能力、一定级别的计算机信息网络和外语知识；（2）学会创新检索和编研体系：通过整合不同专业、不同学科、不同类别的科研档案来实现准确无误地分类保管和开发利用；同时，根据档案信息需求的动向和发展趋势来充分挖掘其利用价值，并有针对性地制作实用性强、指导性强、利用价值高的编研成果，为档案利用者提供高效服务，从而提高服务效率和档案利用率[9，13]。

医院科研档案是科研人员在几年甚至更长时间的科学研究过程中产生的大量创新性的科研信息，是科研人员智慧和汗水的结晶[14]。充分利用好医院科研档案，对加强和促进医院的学科建设、人才培养和核心竞争力培育方面以及推动医学科学事业的健康、可持续发展均具有十分重要的意义。作为医院科研档案管理体系中的每一个成员，都应该重视其开发利用价值，积极完善开发利用制度体系和创新开发利用方式，使科研档案通过发挥科学性、创新性的指导和启迪作用，进而产生社会效益和经济效益。