浅谈高校基建档案管理工作

冯家富

摘 要：高校基建档案是学校进行建设活动的重要材料，记录了学校工程建设的全部过程，能够反映出学校的发展和建设面貌。基建档案比工程建设的建筑实体保存时间更长，属于高校进行工程维修、管理和扩建的重要档案依据。本文分析了高校基建档案对于高校发展起到的重要作用，指出了目前高校基建档案管理工作的现存问题，重点探讨了高校基建档案管理工作的开展措施。

关键词：高校；基建档案；档案管理

随着我国社会高等教育的不断发展，我国高校的基本建设也不断完善，近些年来我国的高校基建投资力度越来越大，高校包含的工程建设项目也越来越多，随之就产生了大量的建设工程竣工档案资料。基建档案资料的管理和保存对于学校建设的后期维护工作非常重要，确保高校基建档案管理工作水平，能够有效推动高校的稳定运行和发展。

1 高校基建档案对于高校发展的重要意义

（一）高校基建档案能够反复使用

基建档案全称为基本建设档案，主要是工程建设过程中的规划、设计还有施工维护环节中形成的档案资料，高校的基建档案中还包括有旧房改造、功能变化、校区开发等档案。档案属于历史的记录和还原，高校的基础建设如果在后期有扩建、维修和改建等施工需求时，那么拥有完整的基建档案能够有效加快工程施工速度，重复使用的同时能够节省更多的人力物力消耗，从而提升工程建设效率。高校具备的基建档案跟其他的工程建设档案一样能够反复进行使用。

（二）基建档案室高校建设管理工作凭证

高校的基本建设档案中包含有自建校以来所有工程使用文件和图纸记录，其中有很大一部分属于后期工程维护保养的重要依据，例如说基本建设工程的项目任务书、批复文件、可行性文件、工程规划、工程征地还有工程计划投资等各类文件，其中详细的记载了高校工程建设的历史情况。

（三）基建档案在高校建设中具备增值作用

通过应用基建档案，能够直接或者是间接地在高校各项生产实践和经济活动当中起到增值作用。基建档案主要能够为后期工程的检修、维修还有使用起到凭证的作用，尤其是工程发生破坏或者是需要改建和扩建时，需要完整的基本建设档案来发挥出查考和凭证的重要功能。

2 我国高校基建档案管理现存问题

（一）观念问题有待改善

我国高校的基建部门以及相关领导人对于基建档案的管理工作认识度不足，档案管理部门的宣传力度不够，导致工作中很多工作人员都档案保管意识淡薄，在建筑工程建设竣工之后，建设资料就被随意的锁在了柜子当中，随着工作人员的更换还有保存位置的挪动，很有可能发生资料丢失现象。一部分高校基建部门对于档案管理工作重视不足，认为材料就是放在手边翻阅一下就可以了，档案管理工作人员往往身兼数职，需要在平时负责其他工作内容，并没有专门的管理人员进行整理，甚至很多工作人员连基建项目资料的具体内容和类型有哪些都不知道，更不要说按照相关规定进行档案整理了。

（二）档案管理制度不够严格

目前我国很多高校都没有制定出关于基建档案的管理制度，还有一部分高校的档案管理制度基本上都沒有详细的要求，都只有大致的框架，并且年底的工作计划和岗位责任考核中都没有把档案管理工作加入到其中。各个高校的档案范围都包含有基建档案，但是很少有高校会按照档案管理制度来规定基建档案的归档范围，档案归档是有一定的时间限制的，需要在竣工之后三个月之内进行归档，但是如果在工程竣工档案归档过程中出现有人员或者是经费问题时，基建档案的移交过程变得复杂，这是否非常容易发生档案丢失散落现象。

（三）归档基建档案质量有待提升

通过调查显示，现具有的已经归档的基建档案普遍质量不高，例如说图纸清洁程度不足，归档档案不够整齐等，还有很多图纸甚至不是原件而是复印件，复印的字迹非常潦草几乎不能识别。档案信息化工作也普遍不够完善，一部分学校只针对了目录进行整理，通过使用档案管理系统只能够搜索到目录，但是却没有相应的文字内容和稿件图片，一部分高校具备的档案管理系统是单机类型，需要查录文档时需要到档案管理部门进行查询。

3 高校基建档案管理工作开展策略

（一）加强档案部门的工作意识

档案管理工作的主要目的是把档案能够重新利用起来，但是在工作中不难看出，基建档案的利用几率并不是很大，其中很大一部分原因是档案管理的基础工作比较薄弱，工作人员往往都是被动的而进行档案管理，制约了档案利用工作的有效开展。高校目前已经针对各种档案进行统一管理，档案管理制度也在不断地完善，档案管理部门中的档案数量也在直线上升，档案部门也会针对现有的档案进行突击整理，这些工作表面上看提升了档案管理工作质量，但是实际上档案质量并没有得到提升，对于基建档案资料的利用价值认识还是不够完善和全面。

（二）制定出完善的高校基建档案管理制度

高校的基建档案归档范围基本上都是按照《城建档案管理规定》进行的，从某种角度上来说，这样更加规范也更加齐全，但是在档案实际应用过程中，其实并不是所有的资料都是可以利用的，因此高校的基建档案管理需要寻找自己的归档范围，既能够减少档案管理工作难度，同时又能够保障档案的利用效率能够有效提升。

（三）成立特殊时期的高校基建档案管理方法

除了高校的日常基建档案管理制度之外，还需要设定出特殊时期的基建档案管理工作制度，例如说学校发生合并的特殊时期。在学校进行合并期间，一定要重视基建档案管理工作，我国对于合并过程中的档案管理工作有明确的要求，需要“坚持集中统管原则，确保档案的安全保密。”高校在跟临近学校进行合并时，首先需要把基建档案的实体相对的集中起来进行人财物融合。如果是距离较远的学校发生合并，则需要把思路进行集中融合，在管理体制上首先一定要进行统一管理，按照有利于提供利用和指导收集原则进行区别对待。

4 结束语

高校的基建档案管理工作是高校基建部门还有档案管理部门的重要工作内容之一，高校的建设管理离不开基建档案，基建档案既能够真是的反映出学校建设过程，同时也能够成为高校建设发展的重要依据。特别是在高校发生合并情况下，一定要加强基建档案的保存和管理。基建档案属于高校发展的宝贵财富，因此在档案管理工作中一定要确保基建档案的完整性和准确性，提升工作人员工作素质，促进高校基建档案管理工作可持续发展。

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