加强新时期下医院档案工作的几点浅谈

李晶

摘 要：信息爆炸时代中，现代化、信息化、科技化地管理医院档案就成为了与时俱进的要求。面对新时期的变化，通过革新思想、创新管理、规范制度、加强人员配置方法，能够有效提高医院档案工作的科学性与实用性，为医院的科研、人事等相关决策提供依据，为医务人员的高效工作和提高专业度提高提供保障。可以说，医院档案管理，作为医院日常工作的重要组成，影响着医院实现现代化的速度！因此，我们应当将医院档案工作视作基础革新的一部分，重视医院档案工作，并为新时期下的医院档案工作提供一些参考意见。

关键词：新时期；医院档案；档案工作

医院档案是一部医院的“史书”，它真实而客观的记录着医院人员变动、重要活动、科研成功等方面的变化与成绩。因此，作为医院不可替代的信息资源，医院档案为医院实现现代化提供支撑。

1 医院档案的概念

医院档案的概念范围较大，广义上，医院档案是关于医院的一切文献、资料和档案，医院的人事变动、重要活动等都可以视作广义医院档案等一部分。

狭义上，医院档案特质医学那边的病案体系。常见的表现形式是科学专著、临床研究成果报告、科研专刊等信息。

从这个角度来看，医院档案不仅是医院的信息资源系统，更是医院的科研层面的巨大宝藏。

2 医院档案工作的特点

2.1 管理量大，档案众多

医院档案门类众多，这与医院的公益性质、技术属性和服务属性有很大的关系。就医院档案的类别来看，包括了病历档案、人事档案、文书档案、会计档案、设备档案等诸多门类，各类别中又包括了纸质材料、图像资料、切片资料等不同形式的档案。医院档案工作管理工作量巨大，管理门类繁复，载体复杂。

2.2 档案存档时间长，管理周期长

首先，我国许多医院本身历史悠久，有许多历史遗留档案。再者，在医院的档案中，科研档案、胶片档案等档案类别本身的形成时间比较长，比如科研档案需要在科研成果完成后，才能完全存档，而这个周期少则2年，多则数年甚至数十年。因此，对于医院档案工作来说，归档时间周期长的重要特征，而对档案管理工作人员来说，需要工作人员有比较长的时间周期来整理档案，更容易出现因人员变更带来的档案管理脱节问题。

2.3 医院档案关联性强，涉及面广

医院档案各类别之间存在较强的关联性，比如科研档案和设备档案之间，因而需要进行综合交叉管理。

医院在建设、发展、服务的过程中，不仅涉及医院自身的各项工作，还涉及广大服务对象。比如医院设备档案，可以成为医疗设备变革的“编年史”，对技术人员来说有较高的研究价值。因此，医院档案工作涉及面较广，对管理人员要求较高。

3 医院档案工作中存在的问题研究

受诸多因素干扰，目前我国多数医院档案工作中存在一些问题，影响档案工作的顺利开展，致使部分医院的档案工作使用率不高，甚至形同虚设。具体来说，新时期下，医院档案工作中存在的问题有：

3.1 档案管理较粗糙，缺乏科学性与规范性

目前医院档案工作较粗糙，由于医院自身档案管理制度不健全或不严谨，档案工作人员配置较少或水平较低。本质上，都是因为对医院档案工作不重视。具体表现为：

3.1.1档案收集时间

医院对档案收集时间不及时，医护人员填写档案的时间和上交档案的时间较为滞后，存在累积到一定数量后才集中交档案的情况，甚至存在漏交的情况。

3.1.2档案收集标准

收集到档案因为没有具体的归档标准，因此许多档案填写千奇百怪，档案内容也残缺不全。更有部分档案破损严重，无法辨析。

3.1.3档案归纳整理

收集后的档案无法按照科学方法进行归整，造成档案堆积如山，无人规整。此外，由于医院档案工作人员的专业度不够等原因，造成档案归类方法欠妥，造成日后难以查找等问题。

3.2 档案工作人员工作效率低下

由于對档案工作的不重视，部分档案工作人员工作效率低下，往往陷入对档案无休止的整理中，却无法达到一个较好的归档效果。此外，部分工作人员重视具体档案整理工作，而不重视医院档案管理制度的建立，即便有制度也置若罔闻。最终结果就是，医院档案工作滞后，效率低。

3.3 档案调取复杂

技术原因是目前限制医院档案调取的重要原因，许多档案管理工作需要依靠电子化、数字化进行管理。然而，限于技术水平和预算资金，许多医院仍采用比较原始的人工分类方法，导致调取资料的过程手续繁重，工作复杂。

此外，医院电子档案管理技术本身存在一定不足。由于技术开发者对医院档案缺乏了解，因而技术本身存在不太适应医院档案工作应用的问题，功能设置无法满足医院档案工作所需。

4 新时期下，医院档案工作的创新思路

4.1 更新理念，建立完善的档案管理制度

通过梳理医院档案工作的意义等方式，建立医护人员，尤其是医院管理层对医院档案工作的足够重视。在此基础上，根据国家的法律法规以及医院的具体制度，由医院档案工作人员主导，建立起相对完善的档案管理制度，并在日常工作中进行动态的自我检查更新。

4.2 建立医院档案工作的信息化管理模式

档案管理人员的专业度不足是目前阻碍医院档案工作信息化的直接原因，因此，在建立医院信息化档案管理之前，需通过培训、重新招聘等方式提高管理人员等素质和专业水平。

随后，引入先进的信息化管理系统，通过系统降低档案管理人员的体力劳动程度，能够通过系统设置，建立起高效的录入、导出、关联等设置，提高档案管理工作的效率。

此外，医院档案工作的信息化有利于保证档案的机密性，比如医院档案中的人事档案、科研档案中，很多属于机密性质，不能轻易外泄，但派专人管理又太复杂，且有浪费人力资源的嫌疑。因此，通过信息化管理能够通过设置权限的形式，很好地规避外泄风险。endprint

最后，医院档案工作信息化，从技术上来讲不难解决，但还需建立完整的信息化管理之地，通过设定严格的奖惩体系，建立对档案管理人员的行为规范。

4.3 建立医院档案工作的主动服务性

医院档案工作平时比较低调，但并不代表管理人员可以毫无作为，浑浑噩噩度日。因此，应当革新医院档案工作的“被动性”和“懒惰性”，建立医院档案工作的主动性。

具体来说，首先应积极向医院争取建立较完善的医院档案利用中心，增加医院档案室的曝光度。其次，争取与其他医疗科研机构、当地的档案馆等相关联机构取得联系，建立互通有无的关系，这样能够很好的增加档案多样性。最后，医院档案应当具有开放性，对于不是机密性质的档案应该尽可能的公开，通过科学的档案管理方式令其進入信息通道，更好的流通在需要的服务对象之间。这样，也算是完成了医院档案的提供知识的使命。

4.4 加强医院档案工作宣传

医院档案工作作为更偏向“后勤”性质的工作，一直都在幕后，因而大家对医院档案工作了解不深，甚至存在一些轻视和误解。因此，加强医院档案工作的宣传是不错的改善方法。具体来说，宣传内容可以是医院档案工作的内容、意义以及具体方法。

宣传过程不可操之过急，应该循序渐进地按计划进行。宣传形式可以是知识竞赛、培训讲座等活动形式，也可以通过医院的网站来进行展示与宣传。通过加强医院档案工作的宣传，一方面提高其他医护人员等对医院档案的认识和重视，另一方面也可以为医院档案工作人员的自信感和自豪感，提高工作效率和满意度。

5 结束语

医院档案工作，是医院这个庞大机构的全面记录者。通过客观、自然的档案资料的累积，能够真实记录医院方方面面的发展。因此，医院档案工作是医院管理的重要部分。新时期下，医院档案工作的加强，能够促进医院开拓创新，并从更高更客观的角度来观察医院本身和医疗事业的全貌。

参考文献

[1]申玉国.信息化时代下医院档案工作的管理与创新思路研究[J].中国管理信息化，2016，19（12）：185-186.

[2]郭涛.医院档案工作规范化管理的重要性探讨[J].办公室业务，2016，（09）：93.

[3]梁钰君.医院档案管理工作中存在的问题与对策研究[J].城建档案，2016，（03）：64-65.

[4]张志聪.浅谈信息化时代医院档案管理工作的创新[J].黑龙江史志，2014，（09）：103+105.endprint