关于新发传染病档案建设的管理与思考

吴莉娅

摘 要：新传染病猝发，防控工作是一个复杂的体现。而档案管理建立和管理意识一个不可或缺的部分。本文以此落笔，对“建立和形成档案管理机制”“明确防控文件的归档范圍”等四个方面进行了梳理，对新发传染病档案建设和管理有一定是借鉴作用。

关键词：新发传染病；档案建设；管理与思考

所谓新发传染病，是指新确定、先前未知、可引起局部或极大范围公共卫生问题的传染病。新发传染病常具有强传染、快传播、高病死的特点，对社会、经济和国家造成严重影响。预防和控制它，已成为当前疾病预防控制的重要内容。档案室作为疾控机构重要的信息资源管理部门，应尽早认识，积极介入，全面收集第一手材料，确保档案材料能够客观准确地反映防控过程和经验。

1 建立和形成档案管理机制

建立和形成档案管理机制，包括三个方面：

建构档案管理组织。健全的机构，是落实管理的前提与保证。当疾控机构启动新发传染病预防控制机制时，往往会建立相应防控机构，具体负责工作中上下的协调与沟通，疫情信息的收集、分析与上报，疫情的应急处理与流行病学调查、疫情的监测与检验检测；还要对社会民众进行健康教育，并与社会系统与部门联防联控。档案部门切入的最佳时机，应是疾控机构启动防控机制的第一时间：一是档案人员应加入协调组或信息组，专职负责对防控工作档案的指导与收集，二是在各防控小组确定档案信息员，负责该组材料的收集与归档。

明确职责与建立规章。档案部门应在各工作组成立之始，建议在各组建立和制定制度时，明确归档任务。在工作进程在，随时将形成的文件材料收集归档，并将责任落实到各组信息员职责中。档案部门应该及时制定归档范围，提出归档要求，确保信息员和各组工作人员都能了解和掌握归档内容。

注意档案收集的完整性。防控工作结束后，还会有反映防控的文件产生或需要归档，为确保档案能完整反映防控全过程，应该注意收集这部分材料。档案机构还要及时对兼职档案员提出要求，关注并及时收集和归档这部分档案材料。

2 明确防控文件的归档范围

防控文件归档范围大致应包括以下几方面：

防控工作组的框架文件。包括防控工作领导组的筹备、建立文件；领导组和各工作组的职责、工作制度及人员安排、通讯录；重要的会议记录；本单位和上级的防控工作预案、方案、技术规范与指南；本单位和上级的工作计划、总结和大事记；本单位和上级关于防控工作的通知、简报等及本向上级的请示、报告、建议、意见及上级的指示、批复、复函等。

现场流行病学调查及疫情处理材料。新发传染病现场调查和处理的材料是反映防控工作的第一手材料，是开展传染病症状、流行病学和病原学分析研究的基础和关键，因此要特别重视这部分材料的收集。包括确诊病例及其密切接触者的现场病学调查表、调查报告、实验室检测报告、专家会诊意见及现场消毒或隔离的记录等。还应包括新发传染病的报告管理、流行病学调查和处理的技术规范、指南等规定性和指导性文件。

疫情信息统计与分析材料。这部分材料反映疫情的基础数据，对它们的收集是档案收集的重头戏。包括本单位以及与上下级疾控机构沟通的疫情监测的各类报表；疫情监测分析报告；建立新疫情信息报告系统或平台的材料以及相关技术指南、规范性文件和培训材料。

健康教育材料。开展传染病防控知识的普及和宣传是疾控机构的重要任务，特别是对大众都不了解的新传染病，就更是需要加强教育。在工作中形成的健康教育材料就成为整个档案中的重要组成部分，包括健康宣传方案、宣传海报、公益广告、折页和手册，多媒体制作材料如光盘和视频等。

新发传染病相关的研究性材料。在开展疫情症状监测和实施防控措施同时，疾控机构对新发传染病的研究会同步跟进。档案应注意收集围绕该病开展的疫情风险分析和应对措施研究、检测技术与方法研究、流行病学、病原学分析与研究等材；此外，还应关注疾控机构为防控工作申请的各类项目和科研材料。

社会机构联合防控的材料。防控新发传染病，需要社会相关部门联防联控，共同应对。疫情发生时，疾控机构会立即与出入境管理、交通、教委以及周边地区的疾控机构合作，定期交流疫情，联合采取防控措施，并协助开展排查和确诊。在联防联控工作中产生的文件材料也要收集：主要包括信息交流的制度和规定；疫情信息通报和工作简报；重要会议材料；协助开展的调查处理材料以及相关个案信息的通报和函件等。

影像类和实物类档案材料。在防控工作中形成的照片、录像等影像材料，也会有奖状、证书、奖牌、锦旗等实物类材料。不仅要收集纸质档案，还应收集电子文档。电子文件的量很大，可要求各工作组将本组重要文件刻录成光盘，一式若干份，与纸质文件一并归档。

第三，是建设新发传染病档案信息系统。档案人员应积极开发新发传染病档案信息资源，为防控服务。一要将收集来的文件材料尽快立卷，编制目录，提供给各工作组查阅；二要利用信息平台，为防控提供便捷的服务。如果单位已有办公自动化平台，就可充分利用它，尽早将防控档案录入。具体操作中，档案人员应优先整理防控档案，并将全部防控档单独编制目录。这样，案卷的档号就不必等待当年常规收集的档案整理完毕再去流水排序，从而尽快方便利用。如果单位没有现成的信息系统，档案人员就应尽早地建议单位开发，学会运用，及时运用新发传染病防控。

3 明确档案工作对工作人员要求

一是深入工作一线。档案人员应经常深入各工作一线，了解防控工作的动态，随时掌握各组产生的最新文件材料，对收集工作做到心中有数。二是加强沟通与交流。信息员对文件的整理与收集并不一定了解，档案人员就要经常与各组信息员进行交流，介绍收集和整理文档的经验，让信息员更快地进入角色。同时，要求各工作组必须建立起文件材料登记制度，对相关信息，信息员都要一一登记。三是做好模版工作。档案人员应为各组信息员建立文件整理的样本，可以让信息员通过实际的操作，了解文件管理的方法，掌握文档收集后的整理步骤和规范。档案室要备份各组的文件目录，从而掌握整个防控工作文件产生的情况。此外，还应要求各工作组及时将已经处理完结的文件材料向档案室归档，以达到文件材料早归档、早立卷、早使用的目的，方便整个防控工作的查阅利用。四是及时捕捉新情况。随着防控工作的进展和深入，档案人员应密切关注工作进程，如果发现有新的文件材料出现，要及时捕捉，或遇到新问题要多动脑思考，找到解决办法或及时向有关部门提出建议。

随着时代发展，国内和国际交流日益频繁，自然与生活环境日趋复杂，疾控机构预防控制新发传染病的任务会越来越重，档案管理一定要迅速跟上，才能使这些档案成为最为宝贵的防控信息资源，为应对新发传染病发挥积极的作用。

参考文献

[1]吴小英.新发传染病档案管理的实践与思考.北京档案. 2009 .9；

[2]古再力努尔·巴合提牙尔.关于对新发传染病档案管理的思考.新疆社科信息.2013 .1。endprint