浅谈数字化时代公共图书馆档案管理信息化

黄娟

摘 要：在数字化大趋势下，公共图书馆档案管理建设也要紧追科学，根据公共图书馆的现状与实情，结合档案管理指导策略，有效落实公共图书馆档案管理信息化是时代要求下的必然性选择。

关键词：管理信息化；档案；公共图书馆

数字化和信息化有着不同的内涵。数字化时代是在新世纪新媒体信息技术在社会各层面广阔发展，多边触及下，数字技术深层渗透人类生活的方方面面的过程。这个过程有效结合网络信息技术和利用网络平台，可以实现科学信息化的全面推进。

1 公共图书馆传统档案管理与档案管理信息化的区别

公共图书馆档案管理信息化是当前档案管理模式的一次重大变革。这种模式创新主要体现在档案管理由传统的纸质保管向数据化存储、管理的方向过渡，并将这种数字化资源结合现代网络向档案信息化延伸为公众服务。新型档案管理模式较纸质传统模式更加安全便捷，并且易于存储、管理、开发和利用。

公共图书馆是由当地政府主导管理的文化学习场所，其建设不仅体现了当地群众的知识需求和文化素质，同时也担负着向公众提供文化信息服务和文化发展氛围的责任。时代进步，生活水平的极大改善，伴随着计算机技术在生活中的全面应用，使人民群众不再仅满足于解决温饱问题，对精神层次的需求和索取方式也在逐步提高。传统纸质档案管理无法跟随数字化时代技术更新及不能满足人们信息化生活方式。公共图书馆档案管理便是以此为落脚点，全面进行数字化时代下公共图书馆档案管理信息化的建设。

2 公共图书馆档案管理信息化建设的重要性

图书馆档案管理信息化是为了最大限度地方便满足读者对图书资源的需求，与传统纸质档案管理相比较，管理模式革新的重要性体现以下四个方面：

（1）信息时代下，纸质档案管理存在较大弊端.查阅不便，易于丢失，不够灵活，不够及时……阅读人数越来越多文化事业发展是必然趋势。庞大的阅读基数逼着计算机技术和现代网络技术在档案管理中灵活运用，相比之前，检索更加高效，准确程度极大提高，且方便处理与流通。

（2）档案存储需要占据大面积空间，对一些单位来说并没有合适场所来放置，而且还需要大量人力、物力、财力来进行档案保管和维护。但是档案信息化建设仅需很小的空间和几台电脑，不但节约人力、物力、财力，节约经济，并且创造出前所未有的社会效益。

（3）档案管理信息系统很好的解决了信息难共享的问题，不仅广大读者能享受信息共享的便利，档案信息系统还能人性化的提供科学普及和文化研究等智能服务，使用者能很容易得到广泛信息量。

（4）图书馆档案信息化也是一场文化方面的跨越性改革，互联网普及社会生活的各方各面，档案管理信息化系统的建设与发展是时代的选择。越来越多的图书馆将传统服务与网络平台相结合，提高图书馆现代科技水平，强化服务功能。最大程度的避免档案信息错误。

3 公共图书馆档案管理信息化的基本原则

公共图书馆档案管理信息化主要是利用现代计算机技术，将纸质档案结合新媒体、数据库、压缩、拍摄等方式转化为数据储存。档案调取、查阅更加方便，保存更加安全、完整，档案信息利用率也有较大提高。为保证档案管理信息化妥善进行，糅合现代化计算机技术中应遵循以下及个原则：

（1）先后原则：在档案管理信息化过程中不能对所有档案“平等对待”，应先将所有档案区别分类，对具有馆藏特色、用户急需和需求量大的优先进行数字化，对年代久远和现在技术手段无法进行数字化以及不宜与数字化的档案可以暂缓搁置，妥善处理。

（2）安全原则：数字化时代的便利的同时信息安全问题成为亟待解决的棘手问题。对所有数字化的档案特别是已经展示在网络平台上的档案资料要管理人员要注重保护。比如可以使用数据加密、设置资料使用期等方式进行安全防护。

（3）服务原则：档案管理信息化主要目的就是方便为读者和使用者服务，因此，在进行档案管理信息化时要以读者为出发点，根据读者的不同需求进行服务。

4 公共图书馆进行档案信息建设的主要内容

（1）对数字化设备全面了解。在落实档案资料信息化之前，应充分了解数字化仪器设备的市场情况，然后对操作人员进行操控技术能力培训，最后采购设备并实现利用仪器设备完成对档案资料的数字化、信息化过程，并且数字化设备在不断技术更新。（如利用M2拍摄机可以将档案、文献资料等转化为缩微胶卷，再利用胶片扫描仪转化为数字文档，利用KONICA MINOLTA PS7000C可直接将资料转化为数字文档。）

（2）档案信息资源库的建设是公共图书馆档案信息化工作的基础。将所有档案资料数字化、信息化并且进行汇总是建设档案信息源的核心。之后编目分类存放，为读者索引和查询提供服务。档案信息资源库的建设在整个公共图书馆档案信息化过程中的地位举足轻重，直接影响着信息化工作的成败。

（3）档案资料建设模式应当兼容各个信息资源模块，实现平台化管理。有效利用大数据和数据云技术，立足当下，结合现有资源和当前信息化建设进程，继续前进。

5 公共图书馆开展档案信息建设的几点策略

公共图书馆图书流动性较强，数目纷杂，公共图书馆档案数字化、信息化建设需要长期投入来完成。建设成果的质量对档案的利用率和管理水平以及档案信息转换成果都有着重要影响。关于公共图书馆档案信息化建设提出以下几点建议：

（1）即使公共图书馆档案管理中逐渐全面实现数字化、信息化， 现代网络技术和计算机信息工程成为现在图书馆中检索和查询服务中重要的主要利用方式。但是，纸质档案仍是我国图书馆档案的主要信息源，我国IT与互联网发展水平及社会国情表明纸质档案与数字文档相比仍有不可动摇的法律性和权威性。因此，纸质档案在公共图书馆中必不可少，仍然需要注重保护。

（2）电子信息化资料对于传统档案管理有着完全不一样的管理模式，传统管理理念 也收到前所未有的冲击和挑战，需要时间来接受和改变。另外数字文档仅是通过对纸质文档的复制，扫描和缩微，以一种计算机代码的形式记录于特定的载体上，他的内容只能由特有的计算机设备来显示和利用。但是公共图书馆现在阶段档案管理信息化建设的技术支持不够有力，数字化设备利用不够普及，因此距檔案管理完全实现数字化和信息化还有遥遥路途。所以，数字文档仅是对现在公共图书馆档案资料的一种有力补充。

（3）虽然现在档案信息化建设的贯彻不够彻底，但完全实现档案资料信息化是数字化时代的必然趋势。所以在对档案数据资源库的建设中不仅要加快进程，落实档案数据库的实用性、系统性和安全性，更要开展和注重其特色性、专业性和共享性。每个公共图书馆都应该突出其自身的馆藏资源特色，这在很大程度上显示了一个地区的地方特色，文化氛围。提高图书馆数字资源的专业性可以更加精准的为各层次和各类别人群服务。加强公共图书馆的数字文档的共享性可以实现图书馆与图书馆之间共享资源，更好的为读者和社会服务。

6 结论

公共图书馆建设优劣影响着一个地区甚至是国家的文化事业发展。数字化时代下，公共图书馆档案资料实现数字化和信息化的建设任重而道远，但是为推动全民阅读这一良好文化氛围，推进文化事业的良好进步和发展，不仅要着重档案信息化的建设，图书馆之间还要坚持取长补短，优势互补，撑起中国梦之伟大复兴的文化梦繁荣发展的天空。

参考文献

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