探究企业档案管理中的信息化建设

蒋惠钧

摘 要：企業档案管理信息化建设是企业档案工作不断发展而形成的一项任务，新形势下，要令企业档案管理工作的与时俱进，就要在强化基础建设的同时，实现档案管理信息化、服务化，并基于此而积极探索创新企业档案管理方式，将企业档案的价值充分地发挥出来。本文阐述了企业档案信息化的重要性，指出其过程中所存在的不足并给出了有效的对策与建议。

关键词：企业管理；档案；信息化；建设

随着现代科技的不断进步，信息化已经成为社会发展的一个重要标志，大多数企业都已经认识到加快信息化建设的重要意义。企业档案作为企业生产、经营、技术变化与科研活动的真实记录和反映，在企业经营管理的各个方面都发挥着不可替代的作用，在当今环境之下，却迎来了更加广阔的发展空间和创新契机。对于企业档案管理来说，为了适应新时代的发展要求，在具体的工作平台、制度、管理、服务等诸多方面都需要探索出信息化建设办法，将企业的档案管理工作水平提升到一个新的高度。

1 企业档案信息化的重要性

1.1 传统档案管理已被现代企业发展所淘汰

运用传统档案管理在归档、立卷、装盒的过程中不仅需要巨大的人力、物力和财力，且调阅也不够方便，影响到企业运作的效率，所以企业档案部门往往只收集相对重要的资料。随着信息技术在企业办公中广泛应用，传统的档案管理传统档案在接收、征集、整理、保管的工作方式与企业发展的不适日趋显现。文体一体化进程及办公自动化系统等必将加快信息化档案取代传统档案。

1.2 档案信息化管理的优势

一是电子档案查阅方便，能提高效率，降低成本。档案管理信息化的主要优势在于能实现资源共享。在档案信息化条件下，电子资源是纸质文件及声音资料等原始档案资料的总和，存放于档案管理数据库中，结合办公自动化系统等信息化系统，从而打破传统的消极状态，实现信息的网络共享，提高企业正常运转的能力。二是档案信息化管理不会导致档案信息的缺失。档案管理部门可以化整为零，将企业和部门档案库划分开，有层次地去管理档案存储数据库，给每个划分部门一定的存储空间，由其自行负责，从而使资料不会遭到任何的丢失。

2 企业档案工作存在的不足

2.1 从业人员个人认知缺失

部分管理者对于档案管理信息化建设还不够重视，即认识还不足。在现实中，很多企业认识不到管理理念的改变；也没有考虑到使档案管理体系信息化。在工作实践中不能主动地应用档案信息化管理，也没有以一个完整的工程来考虑建设档案管理的系统化。二是企业员工素质有待提高。尤其是各企业档案管理人员，很多人习惯于使用已有的管理方法，对于计算机管理能力、办公自动化、技术处理等能力还有待加强，同时还要了解公司工作流程，这给档案的负责人增加不少困难。

2.2 信息化基础设施不够健全

档案管理网络化水平取决于基础设施的完备情况，我国现在许多公司由于自身的信息网络化程度不高，各种系统的启用不代表已形成一个完整的应用系统。企业信息化建设需要投入大量资源，如果企业急于推行档案管理信息化系统建设，可能只会适得其反，进而影响工作效率

2.3 标准规范缺失

当前我国的档案信息制度化设置还是显得有些迟滞。我国已经颁布的与档案信息化相关的标准还比较少。大多官方的内容陈旧不一致，且实施工作落后。具体表现为档案业务一体化、信息化服务工作无统一标准。对于档案数据库建设还没有完整的建设准则，仅仅体现在一些参考中。根据已有的参考标准，有部分档案部门还是实时地开发自己的数据库结构标准（体系），这样的标准大都存在较大的区域性特点。如果不遵循一致的具体官方衡量准则，则难以实现档案信息的共建共享化。

3 企业档案管理数字化建设对策与建议

为了适应经济社会发展的需要，企业要提高档案管理数字化水平，即采用信息化网络和计算机等技术平台，促进企业档案网络资源的整合、保存、管理与共享利用，提高服务的能力和水平，向现代企业档案管理模式转变。

3.1 树立正确的档案的数字化服务观

一是要严格规范档案事物的管理，使之制度化、民主化。实施好这些措施，使档案是信息资源的观念得以加强，从而为实现档案工作崭新局面奠定坚实的基础，档案工作可以得到好的落实，适应社会的发展。二是人才的培养是工作的重点。一方面是要加强相关部门的领导班子建设和加大对该方面人员的培养力度，领导有力可以有效带领此管理人员。另一方面，打铁还需自身硬，各级档案部门及人员要抓好自身建设，建立专家库，始终落实好科学发展观这一观念，考虑到现代档案专业管理人才和传统的管理者是有本质不同的，要具有创新和能力。为适应当代档案数字化建设，应尽快重视对核心技术人才的培养，建立一支领导队伍。

3.2 档案信息化的基础设施建设

一是网络环境建设。根据不同服务对象和范围，网络环境建设分为支持内部服务的内网、支持政府部门服务的政务网、与互联网连接，支持大众服务的网络等三个网络。协调好档案部门局域网与本单位办公一体化网络，并纳入本单位办公一体化的框架中，按照统一的技术体制和标准规范组织建设，保证与办公自动化网平滑链接。二是硬件基础设施建设。根据功能需要，必须建设大容量的信息资源数据库、大规模并发用户的访问服务管理系统，配置操作系统、数据库管理系统和其他相关系统等。基本硬件设施主要包括主机设备、浏览器、以及其它一些基础设备等。

3.3 档案信息资源与标准化建设

一是要加强档案数字化法制建设。通过法律法规规范约束敦促档案部门加强对本单位电子文件收集、存档等工作的督促、引导，保证各单位产生的文件真实可靠，无损坏。二是要研究制订并宣传贯彻档案信息化标准。学习电子档案的转接、留存以及制订电子档案管理得方法。根据现实需要分阶段、分步骤实施。实现馆藏全部档案的信息化和综合应用平台的建设。

3.4 档案信息安全保障体系建设

企业档案信息数字化建设还有一段很长的路要走。在信息化建设没有完成时期，仍然要注意保存好纸质档案，保证企业信息的安全、完整。要建设好企业档案信息安全保障体系，监督指导档案信息归档工作，保证其真实可靠、不缺失；隔离档案部门的内部局域网和外网，杜绝档案信息传输的隐患。

4 结束语

综上所述，档案作为一种信息资源，在人类文明进步的历史长河中，一直起着承前启后的作用。在大力实施信息化建设的今天，加快档案信息化建设步伐是企业档案工作发展的方向，只有积极探索适合企业特点的企业档案管理方法和实施策略，才能节省企业资源，提高企业档案管理工作效率，实现企业档案工作实现可持续发展。

参考文献

[1]包学栋，张楠，曹岚，谷静.探析企业管理中的档案信息化建设路径[J]. 中国商贸. 2012（11）

[2]刘涛.新形势下企业档案管理信息化发展分析[J]. 中国管理信息化. 2015（06）endprint