论大数据时代背景下的档案管理创新

牛峰

摘 要：如今，大数据时代的到来提高了人们生活质量、改变了工作方式，尤其在档案管理工作中，资料储存更便捷、空间更大，对工作效率的提升具有重要作用。互联网信息技术与云计算成为档案工作开展的重要组成部分。对此，笔者立足于大数据时代背景下，就档案管理创新进行简要分析。

关键词：大数据时代；档案管理；工作创新

档案管理工作在企业中占据重要地位，扮演着重要角色，为企业经营发展提供依据。数据信息时代的到来，打破了传统纸质档案管理形式，实现了数据信息管理，节省了人力投入并确保工作质量的提高。

1 大数据时代分析

大数据背景下，有着极大的储存空间与信息资源，传统资料搜集困难、片面，储存空间有限，而大数据的出现有效解决了这一问题，呈现多元化、大空间、高价值特征。大数据中有着极大的空间容量，如果把全部资料信息叠加能够达到几十T。另一方面，数据时代下信息类型丰富，应有尽有、来源广泛，资料处理效率高。较大空间储存量下，可以确保资料处理即时性、信息真实性、安全性。笔者认为：大数据时代也是信息时代下的产物，是信息技术更为先进的年代以及数据管理智能化年代。

2 大数据背景下档案管理特征

大数据即是检索信息与保存，不过也和档案工作的资源建设、运用系统相对立，档案大数据特征表现在两方面。比如：馆藏档案，源自于馆藏档案数字化；以及原有电子文件的档案录入。据调查显示，在2020年我国档案馆纸质档案数字化数量要高于2015年2倍，电子档案模式将全面展开。

（一）档案类型多样化

我国档案数据类型众多，科学技术下的数据集中表现在分布于异构特征，其中包含：结构化数据、非结构化数据、半结构化数据。其中，非结构化数据不可利用数据库二维逻辑表明数据；而半结构化数据则是介于两者之间。他们数据结构巨大，类型多样化。

（二）档案价值性高

众所周知，档案在企业发展中具有一定保密性，自身有着较强的价值性。基于这一条件下，档案技术应将档案作为载体，档案信息在使用时数据保密度略低。但是，价值极高。根据档案使用状况分析，档案信息可以帮助资政参考、社会服务、为企业经营发展指导指导性作用等。而数据时代下，通过相关数据处理技术进行数据研究，使得极小的信息也可以起到重要作用。

（三）档案数据处理快速

相对于传统纸质档案管理，大数据背景下的档案数据处理时效性强、快速。档案管理实质上是提供信息与使用信息的过程，将数据技术与互联网融合，全面的进行档案资料搜索，以及档案信息决策与消息发送，功能众多。数据档案管理彻底推翻了档案工作中的不足，推动档案管理工作实现进一步创新。

3 大数据下档案管理工作分析

智能化也是大数据背景下的重要内容，其最终目的是推广并利用现代信息技术，创新档案管理工作。通过移动技术结合创新工作形式，为企业或单位档案管理提供便利条件。

（一）云储存

档案IT建设中，档案云是其重要组成部分，云计算在其领域中得到了推广与普及，被广泛应用在各个行业中。因为计算量增多、数据类型也逐渐增加，计算开始走向商业化形式。立足于客观角度而言，云储存在进行数据保存的同时也是一种服务。在4年前，我国档案馆传输的数据高达50万条，中心平台对目录数据与原文数据整合，结合需求利用模拟储存空间设置虚拟分界区域。而没有达到标准要求的，则选择离线形式。

（二）云服务

档案信息通过云服务形式，其实质是把云计算作为前提基础，把分散的档案信息借助云服务形式集中，构成新的档案信息资源。通过云服务中的计算与较少的经济投入，就可以实现档案数据信息分享。

4 大数据时代背景下的档案管理创新

（一）现代化资源管理

档案管理工作是立足于科学发展观视角下的理论引导，根据当前档案发展状态，展开多个体制建设以及涵盖群众的档案资源体制。档案资源在档案部门管理中占据重要地位，是重要内容。而针对档案信息资源丰富、类型多、降低成本问题，可以将数据档案作为基础，注重现代化档案资源管理建设。

（二）完善管理制度

完善的管理制度是各项工作开展的基础前提，尤其是档案管理，在管理过程中会产生众多数据资源，还要求管理人员找到关键信息，找到可以代表机构专业的信息资源。而大数据背景下，通过网络与云服务使得档案查找、搜集工作变得快捷、便利。规范档案管理行为，使档案管理工作有章可循。企业档案管理制度应以我国相关法律制度为准则。此外，制定与之相关的档案制度，与档案管理制度融合，促进档案工作制度的完善。另一方面，企业也要提升管理单位专业水平，学习国家法律法规；在日常工作中根据具体状况提升管理工作质量。

伴随着信息搜集与处理能力的提升，新技术的引进，互联网得到推广与应用，信息类型逐渐增多。而大数据时代背景下，档案管理推动了工作效率的提升，加快了工作节奏。所以，制定有效方法进行档案管理创新，才能跟上大数据时代发展。

（三）创新管理方式

企业通过先进的管理方法保证档案信息完整、提升利用率，特别是信息技术的推广与应用。为企业档案管理创造了条件，推动企业档案管理转为综合信息搜集与知识深度整合方向。现阶段，大数据管理技术包含：数据仓库、群件、知识地图、超文本技术、元数据等。所以，大数据为我们提供了便利条件，应利用这一现有信息技术，研发具有数据分析与决策支持功能的档案信息管理系统，促进企业档案管理工作效率的提升。

（四）服務创新

企业档案服务于经营管理、科研生产。档案服务作为档案工作开展的重要组成部分，只有提升服务才可以确保其价值的有效发挥。大数据时代下，档案服务创新应立足于服务内容、范围、方法等多方面，例如：提升档案查准率、全面性，达到快速搜索、简化流程、完善档案检索工具。在保证档案服务目标性与有效性的基础上，主动为需求人员提供周到、全面的档案资料，通过先进技术方法挖掘潜藏价值数据，为用户提供优质服务。

5 结语

综合分析，大数据时代下信息技术引领社会发展，成为发展必然。档案管理人员应紧跟大数据发展脚步，抓住机会、敢于创新，学习先进技术，挖掘档案利用价值，为企业创造更好经济效益。笔者分别从：大数据特征、档案管理工作、工作创新方法几方面进行分析，希望对档案管理创新起到帮助性作用。

参考文献

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