创新高校二级学院办公室管理理念的思考

段红

摘 要 随着我国对高校教育的不断深化改革，高校在各个方面的建设已经有了较大发展，高校的管理重心不断转移到二级院校也是高校发展的必然趋势，二级学院的办公室管理直接关系到整个院校的日常事务的进行和院校的整体发展进程。所以，优化二级学院办公室管理，提升办公室人员素质和办公能力是二级学院办公室管理中的主要任务，本文就创新高校二级学院办公室管理理念的思考进行探讨，旨在为高校二级学院的办公室管理提供一些有用建议。

关键词 创新 二级学院 办公室 管理理念

中图分类号：G472 文献标识码：A

0引言

随着高校的改革创新，构建和完善中国特色现代大学制度步伐不断推进，二级学院的教学任务不断加重，起到高校基本教学、科研项目开发研究和人才培养等重要教学目标，而二级学院的办公室作为高校基层管理机构和核心枢纽，其对高校教学任务的实施起到至关重要的作用，办公室的管理建设也直接影响着高校的教学和发展，如何创新办公室的管理理念，实现更高校的管理是当前二级学院应该重点关注的问题。

1高校二级学院办公室管理中存在的问题

1.1工作任务繁重

高校二级学院的办公室任务复杂交错，它要综合管理学校各个部门和机关的大小事务，还要联系学校其他职能机关的工作，还要掌握学院、系别等部门的学生情况，面向整个学院教学科研人员、研究生、本科生等的庞大群体提供服务，办公室的各个部门的任务都是繁重又交叉复杂的，每个工作人员每天都要面对做不完的工作，且每个人要对学校多个职能部门和众多学生或教师服务。

1.2工作人员素质偏低，觉悟性不高

办公室人员大多是本校的毕业生，或者其他岗位转来的人员，他们不管是在学历、工作经验、个人素质、服务意识上都显得较为薄弱，高校的主要目标是通过教学开展和科研研究为社会各界培养大批专业型人才，对二级学院办公室管理和建设难免会不够重视，在学校对教职工评优评先、或者有奖励政策时都会偏向于教学科研人员，导致办公室人员在评职称、加薪资、进修培训等方面都没有优势，导致他们因为繁重的工作量而没有时间研究科研项目，所以在科研研究成果上几乎没有任何贡献，另外，二级学院办公室人员一般都是固定职位，很难有晋升加薪的机会。而且高校在设置各类人才培养规划时也不会将办公室人员纳入考虑范围内，所以二级学院办公室人员也就没有培训提高的机会。

1.3管理理念落后

首先，因为他们习惯于传达上级领导指令和协助领导给教师和学生布置各项任务，也就自然会以领导者自居，而不是作为教师和学生的服务者，并且缺乏执行理念，对上层领导的指令也经常理解错误，给学院工作进行带来很大障碍，且缺乏创新意识，办公室人员大多是长期墨守成规地执行上层决策部门的工作，固有思维难以改变，且一般不会招募新的工作人员，不利于新时代下高校的发展。

1.4缺乏完善的监督考核机制

虽然高校二级学院办公室给每个工作人员都安排了固定的工作任务，但是没有建立完善的监督机制督促他们更好完成工作，导致有些人员延迟工作完成时间，严重减慢了工作效率，且没有将员工平时的工作绩效纳入考核，一些工作能力低的人员就不能认识到自己的问题，另外，有些忠于岗位，工作完成质量高的人员得不到相关赞赏和激励，长此以往就难以对工作保持最初的积极性。

2强化高校二级学院办公室管理的措施

2.1充分发挥职能作用

高校二级学院办公室是学院内部管理的重心机构，是连接学院内外各个部门的桥梁，承担着学院的各种日常事务，随着高校办学规模不断扩大，办公室的工作范围也在不断扩大，工作量不断加大，所以要建设精准定位，充分发挥职能作用。包括参谋职能，就是要做领导决策之前，为领导提供充足的信息资源和提出一些具有借鉴性的建议，其次是协调职能，二级院校办公室必须理清各个部门的关系，协调好部门之间、局部与整体间、个体与个体间的利益冲突。加强学院与学校其他部门机构的关系和加强彼此联系，实现管理过程中各要素、各环节间的协调配合，为学院发展提供更好的环境。

2.2创新理念，提高职员素质

不同的管理理念决定着不同的工作形式，对工作质量也有不同影响，创新理念是要创新管理理念，服务理念和执行理念，从而更好提高二级学院办公室的执行力。对于办公室职员的个人素质培养，一方面要大力招募新的办公室人员，注入新鲜血液才能提高整体创新意识，首先是人员的招募上，要注意在人员的录用标准上严格规定，不仅要求其有优秀的办公职能，还要对服务意识、团队意识和奉献意识同时设立录用标准。还要为员工提供更多外出培訓和参加校内外科研项目研究的机会。

2.3建立合理完善的办公室监督制度和管理制度

高校二级学院办公室任务繁琐有复杂，对学院的人、事、物、财等各方面的管理服务上都应该建立好合适的管理制度，对员工的会议出勤、办文办会等方面都要建立好相关细则，且这些管理制度要能够随着高校发展不断改善更新。

还要有完善的监督考核制度对办公室人员的日常工作绩效进行评估，对工作能力突出、服务能力强的人员也要有相应的奖励制度，对工作能力偏低的人员也要采取激励、提高措施。从而督促每个办公室人员发挥出最高的工作效率。

3小结

高校二级学院办公室是学院教学、科研工作有效进行的重要部门，所以办公室的管理对学院的各项工作的正常进行都有重要意义，高校要认清二级学院办公室的重要性，对办公室管理中出现的问题要努力改进完善，提高二级学院办公室的行政职能，从而为高校的发展提供更好的条件。

参考文献

[1] 张蕊荔.如何做好高校二级学院办公室管理工作[J].中外企业家，2013（22）：88+90.

[2] 赖华红.高校二级学院办公室管理与建设问题分析及优化策略[J].办公室业务，2013（01）：144-146.endprint