档案管理工作问题分析及其创新

问少冠

摘 要：档案是信息的重要载体，档案管理是十分重要的工作，管好用好档案，对资源开发起着重要作用。为了更好地完善档案管理工作，加強档案管理和解决档案管理工作中的问题，本文针对性地提出实现档案管理工作创新的途径，以保障档案管理工作顺利进行。

关键词：档案管理；问题；对策；创新

随着信息技术的快速发展以及时代的不断进步，传统的档案管理模式已经无法满足时代发展的需求，亟需对档案管理工作进行创新。档案是重要的信息资源，是活动业务开展的凭证和记录，对促进企业和事业单位的发展起到重要的作用。而档案管理工作的有效开展能够提高档案资源利用率，基于此，笔者进行了相关介绍。

1 档案管理中的问题分析

1.1 管理制度缺乏规范性

迄今为止，虽然我国的档案管理较之前的模式来看已经有了很大的变化，逐步进入了电子信息化的管理模式，但是依然沿用了之前的管理模式和管理制度，在一定程度上不能完全适应新型的管理方式，管理有一定的盲目性。档案管理的人员也没有进行专业的培训，相关的内容都不是非常了解，档案管理的相关步骤也并不熟练，都是从传统档案馆里的有关部门调度过来的。

近些年来，我国相关部门出台了一些关于档案管理的法律法规，由于法律的约束力档案管理工作取得了一些成绩，但是档案管理工作还是有一些欠缺，制度上存在不完美的部分，像是没有完整规定的部门去整理卷宗，也没有固定的相关人员对档案进行管理，这样一来出现问题的话就会难以解决。

1.2 管理意识不强，档案管理的方法落后

在现代社会的企事业单位，由于文件管理投入不足，文件管理方式仍处于传统的手工管理模式，采用手工采集、整理、编辑、检索文件。现代信息技术的使用使得档案管理符合现代社会的发展，搜索过程复杂且容易出错。在降低工作效率的过程中，文件信息的准确性不能保证，这对企事业单位是不利的。尽管许多组织对文件管理的重视程度越来越高，但在实际的文件管理工作中，由于工作人员对文件管理的理解不够，在收集和整理数据的过程中经常会遇到很多困难。

1.3 档案载体保存和安全

因为信息档案管理是以计算机电子文件的形式保存，材料一般是CD或磁盘来存储的，某些情况下磁盘是容易产生生理反应的，会发生卷曲，磁性脱落无法读碟，这样就会损害里面的文件，这样相比之下，纸质档案的保存寿命更长，电子产品的保存寿命正常情况为十年左右，在这期间就要求我们需要对文件进行更新整理，而纸质档案就可以较为长时间的保存。由于电子档案有很大的脆弱性，很容易受到损害使数据无法读取。

2 实现档案管理工作创新的途径

2.1 思想观念的创新

想要对档案管理进行创新在观念层次便要进行改革，新的思想理念要从始至终伴随着档案管理的创新发展。档案管理工作的创新必须依靠于现代化的技术和新兴的管理制度，对档案管理要进行社会与网络的同步改善，将创新知识在档案管理的脉络中体现出来，转变落后的思想，让藏起来的各类档案信息重见天日。此时必须建立两种观念：一种是将有用信息转变为意识的积极观念。档案管理工作十分复杂，档案信息库非常巨大，现实中各类档案被分散保存在各个单体档案中，在有需求时，将相关档案文件寻找归类，发挥其根本作用，所以讲档案信息进行编辑整理加工为更加直接的信息是档案工作的关键。另一种是利用档案更加便捷有效率的观念。在档案管理工作的过程中应该认识到管理档案的根本在于将档案信息有效的利用起来，从思想观念方面入手，提高对工作的认识和重视程度，这样才能更好的提高工作效率，对档案信息加以有效的运用，这样才能将档案管理工作的价值发挥到极致。

2.2 加大资金投入

档案管理信息化建设需要投入大量的资金，建设的前提就是馆藏档案的数字化，档案部门在硬件设备方面应该积极引进必需的应用设备，通常工作人员应该借助先进科学的硬件设备，转化、扫描、补充、整理馆藏档案资源，注重各环节的具体要求，利用各类文档处理软件来整理建立的数据库，保障检索服务的高效性；或者是建立各类网络安全防护系统，注重数据信息的备份与加密等工作。

2.3 服务方式的创新

档案管理工作在社会工作中的地位非常重要，由于档案管理工作的性质档案管理工作也是服务类，也是需要提供服务来表达它的工作职能。而档案管理的服务也是档案管理工作的核心之处。不断提高档案管理服务质量，促进档案管理工作蓬勃发展，促进社会经济发展，必须要坚持可持续发展。改善档案服务现状应从两个方面着手：第一，丰富创新档案服务的内在。由于社会经济水平的提高，档案服务的范围愈加广泛，内容愈发丰富，因此丰富创新档案服务十分重要。第二，由于科技的进步，信息化技术也有了长足的发展，档案服务的方法随着档案工作条件的不断变化和改进，也不断进行创新。因此需要在现实中不断对服务方式进行创新，在实践中进行丰富及改善服务活动。工作过程中，必须不断改善档案服务的现状，使其更加主动及时和有针对性，不断加大对档案工作各方面的研究，在了解档案工作的需求方面更应重视，实现档案服务障碍的进一步减少，创新服务。

2.4 档案系统的创新

对档案管理工作进行跨越时代的进步，首先要做的就是对档案的系统进行创新，重中之重在于对档案管理的脉络进行新的梳理，将各项复杂的档案管理脉络进行简化，同时为了实现信息时代背景下的档案管理创新，需要适当地采用科学的信息化手段进行档案管理，如此一来，能够大大的提升档案管理的效率，还能够在一定程度上保证档案管理的信息准确性，不仅如此，现今来说，大部分的档案分为两种形式，一种是实体文本格式，另一种是电子文本格式，都需要进行准确的分类与储存，这些都需要科学化、信息化的档案管理系统来进行，由此可见，档案系统的创新是现代化发展的必然选择，想要更好的进行档案管理的工作就要有新方法新思路。

参考文献

[1]柳微.医院档案管理工作的现状及创新探讨[J].管理观察， 2017（3）：122-124.

[2]姚仲宇.信息时代下档案管理工作的创新[J].管理观察，2018（7）：78-79.