基于信息资源共享的事业单位档案管理模式分析

胡军

摘 要：档案管理是事业单位管理工作的重要组成部分，其管理体系及管理模式必须随着时代的发展与时俱进，在完善和优化事业单位档案管理制度的基础上开展信息化改革。信息资源共享对事业单位的档案管理模式产生了巨大的影响，新的档案管理模式也会对事业单位的发展有着积极的影响。本文首先分析了基于信息资源共享的事业单位档案管理模式的分类，并阐述了该模式下档案管理的作用。

关键词：信息资源；资源共享；事业单位档案；档案管理

信息化时代，信息共享是事业单位档案管理工作的必然需求，既是事业单位发展的内在需要，也是事业单位外在形象维护的需求。长远发展和内部管理以及廉政建设是事业单位发展的内在需求，实现信息资源共享则有利于事业单位内部活动的开展。信息资源共享可以让外界了解事业单位的发展建设情况，对一些关乎民生的建设项目尤为重要。档案管理历史悠久，其作用在于为管理工作提供参考和依据，信息资源共享背景下，能够实现整合管理以提高管理效率。档案信息资源共享则能够充分发挥互联网的作用，对事业单位的管理与服务工作进行监督，同时也有利于树立良好的事业单位形象，也是进一步做好民生保障工作和维护社会稳定的需要。所以，要充分发挥信息资源共享在事业单位档案管理中的積极作用。

1 事业单位档案管理信息资源共享模式分类

1.1 集中共享管理模式

基于信息资源共享的事业单位档案管理模式之一是集中共享管理模式，较之传统的档案管理模式而言，该模式下的档案管理方式和效果都发生了很大变化。首先，集中共享管理模式下，事业单位中增设了网络档案信息管理中心，所有档案管理工作都有档案管理中心来完成，使传统的事业单位内部的相关档案管理部门则被取消。第二，该档案管理模式下，所有档案资料的规划和采购都有统一的标准，部署运行管理也有自己的工作流程。较之传统的档案管理而言，信息资源共享下的集中共享管理模式下没有了上级对下级档案信息进行审阅的环节。第三，集中共享管理模式下，事业单位档案管理工作避免了档案重复，提升了档案管理工作的效率，避免了上级对档案信息的人为干预，增强了档案信息的真实性。

1.2 分散共享管理模式

分散共享管理模式与集中共享管理模式主要区别在于，各个部门对自己管辖范围内的档案进行集中管理。分散共享管理模式相对来说成本略微升高，但是也具有很多优点和必要性。首先，分散管理模式下，档案管理工作会做得更加专业和细致，从而提升档案的参考价值。第二，分散管理模式下，由各个部门相关专业背景的人来整理和汇总技术档案，会减少不必要的错误，同时还能够在档案整理过程中发现问题，有利于发挥档案在事业单位发展各个阶段的作用。第三，分散共享管理模式下，事业单位各个部门的信息仅仅只有自己人管理和使用，不会流入其他非本部门人的手中，从而能够更好的保护相关信息。这也是维护服务对象权益的需要。

2 事业单位档案管理信息资源共享模式作用分析

2.1 管理效果方面的作用

基于信息资源共享的事业单位档案管理对提升事业单位管理效果有重要作用。第一，事业单位档案管理实现信息资源共享，可以汇聚单位的各种档案材料，在高层决策时快速查阅和整合资料，从而提供有价值的参考材料。第二，实现信息资源共享，可以在事业单位服务中出现瓶颈时短时高效分析数据，然后有针对性地提出解决问题的方向，从而提升管理效率。第三，信息化时代，档案管理实现共享，可以让事业单位各个部门充分了解自己的上下级部门情况以及与本部门工作息息相关的信息，从而有助于事业单位各个部门之间的协调配合。第四，集中共享管理可以提高事业单位高层管理的信心和管理精准性，集事业单位各项管理信息为一手，有助于提升事业单位综合管理能力；分散共享管理模式则可以让各个部门之间形成比较，进而形成在管理技术方面的良性竞争。

2.2 信息安全性方面的作用

事业单位选择集中共享管理模式或者分散共享管理模式要依据事业单位的实际情况来决定，但是无论哪种管理模式都可以在某些方面提升事业单位档案管理工作的安全性。对集中共享管理模式而言，事业单位所有信息档案统一管理，档案信息的泄露与相关工作人员息息相关，所以出现问题可以直接问责相关工作人员，从而提升档案权利人的责任意识，进而保全了事业单位档案信息的安全性。集中共享管理模式还降低了部门领导利用职权来篡改或者泄露档案信息的可能性，从而降低了单位内部成员威胁档案信息安全。这点对保护事业单位技术资料档案非常重要。对分散共享管理模式而言，所有档案信息都由本部门相关人员负责，自觉地保护涉密信息和提升警觉性是根本要求。这对于具有时效性的档案资料非常适用。另外，上述两种档案管理模式都是将资料存储在计算机中，所以人为盗取资料的可能性不存在，只要保证事业单位网络信息系统安全，避免黑客攻击，就可以充分保护档案信息的安全性。因此，事业单位要对档案管理人员进行法律层面的职业操守教育。

2.3 发展潜力方面的作用

信息技术时代，事业单位发展的信息化程度和自动化程度增强，事业单位档案管理工作实现资源共享能够为其他各个部门的信息化水平和事业单位办公和管理全面信息化奠定良好的基础，有利于长期稳定发展。新的历史时期，我国各个事业单位都面临着新的要求，所以实现信息资源共享，可以带动事业单位各个方面工作效率的提升。应用计算机技术来实现信息资源共享，可以将繁琐工作交给设备来完成，然后工作人员可以根据档案信息资源的整合分析结果来创造性地解决问题或者拟划方案。这样就可以充分发挥人力资源的潜力，进而为事业单位的管理与服务提供必要的保障。因此，事业单位要给予该档案管理模式高度重视与研究，从而充分发挥工作人员的潜力。

2.4 统一管理方面的作用

新的社会发展阶段，对事业单位的管理与服务提出了更高的要求。只有掌握事业单位各个方面的信息资源，才能够实现资源的合理配置。基于信息资源共享的事业单位档案管理模式，能够对各个部门的档案进行全面管理，还可以根据实际发展情况来定期更新相关信息资源。另外，随着信息技术的高速发展，关于档案管理的软件也会不断优化和升级，所以在不久的将来，具有档案信息分析整合功能的软件将为事业单位管理与服务提供技术支持。基于信息资源共享的事业单位档案管理模式，杜绝了人为因素对档案信息管理的主观干预，从而客观记录了事业单位自身业务工作实绩，有利于事业单位高层对事业单位各个层面进行全面深入地管理。因此，事业单位档案管理工作人员要具有全局意识和优秀的信息资源整合能力，切实做好事业单位的档案管理工作。真正能为人民群众提供优质、高效的服务，为单位顺利地开展工作提供依据和指导，为社会发展提供保障。

3 结语

综上所述，事业单位要接受并且有效利用信息资源共享下的档案管理工作，要设立相关的档案管理部门，提供相应的网络资源和计算机设备，提升事业单位全员的档案信息有效利用意识，对事业单位管理层进行资源共享背景下管理策略的渗透。充分发挥该模式下档案管理的作用还需要不断优化和完善档案管理模式和具体措施，所以相关工作人员要创造性地解决实施过程的各类问题。

参考文献

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