“互联网+”背景下高校纸质档案管理研究

摘 要：档案管理进入信息化改变了高校原有的档案管理模式，人力、物力的投入逐渐倾向于电子档案，忽视了纸质档案的重要性。本文以“互联网+”为时代背景，围绕高校纸质档案管理工作现状，根据工作中存在的问题试图探索突破困境的有效途径，以期提高高校纸质文件档案管理工作水平，更好地为学校的发展和建设服务。

关键词：大学；“互联网+”；纸质档案管理

根据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，纸质档案包含各主体单位及其上级有关部门所签署和印发的各类文件和通知，单位签订的各种合同、协议、责任书等，其特点是人工填写、原始性强。互联网既提高了高校档案管理效率，也让高校档案管理更为复杂，不能完全按照传统档案管理方式去管理纸质档案成为时下高校档案管理的瓶颈，因此寻求“互联网+”背景下高校纸质档案管理的有效途径十分必要。

1 互联网对高校纸质档案管理的影响

随着“互联网+”的普及，档案管理的信息化、电子化和科学化已成为不可逆转的发展趋势，而这种发展趋势对相关从业人员的专业素养要求较以前大大提高了，管理理念的滞后、专业素养不高以及從业人员缺乏从业技能培训等已成阻碍高校档案管理工作的固疾。

1.1 对纸质档案思想认识不到位

伴随多媒体技术的应运而生，信息化技术运用于档案管理，大量电子文件出现，电子文件档案在社会生活中发挥越来越重要的作用，对纸质档案产生强烈的冲击。目前很多高校对纸质档案不够重视，认为纸质档案“可有可无”，纸质档案管理工作也仅仅浮于表面。人们逐渐产生在不久的将来，电子档案将取代纸质档案的想法。高校在档案方面的人力、财力、物力投入也倾向于电子档案，导致高校纸质档案管理水平不高，缺乏足够的动力和执行力。

1.2 纸质档案的原始性受到质疑

电子档案虽然易于查找信息，但也易于修改，且改动后可以不留任何痕迹，信息的真实性难以保障。纸质档案以纸张为载体，内容依附于形式，纸张的稳定性与可控性确保了纸质档案的原始性。但是信息化改变了以往纸质文件的操作流程，部分纸质档案在文件阶段以电子形式形成和流转，到归档时再将电子形式的文件打印成纸质并加以拷贝，这种转换过程已经无法确保档案的真实性和完整性。让人们对纸质的原始性产生质疑。

1.3 纸质档案管理人员工作技能欠缺

信息化改变了档案管理的传统工作方式，对档案管理工作人员提出了新的要求，尤其是纸质档案的管理，既包含纸质档案的管理，又包含纸质档案的电子版转换管理。纸质档案对保存环境有着严格的要求，其内容填、分类整理、立卷编号都需要人工填写，做好纸质文档的管理需要档案管理人员储备专业的文档管理理论、原则、方法等知识。此外为便于档案的查阅和长期保存，档案管理人员会将部分纸质档案影印成电子版，导入档案管理系统，这就要求档案管理人员精通电子计算机技术和电子文档的管理方式，但目前部分高校还存在档案信息处理复合型人才缺失的局面。

1.4 纸质文件档案管理缺乏科学合理的制度

纸质档案存放时间过长便会字迹模糊，难以辨认，不利于档案的查阅和利用。而且纸质档案存储量大、占空间，若想查询信息，往往需要花费大量的人力和时间，因此制定一个包含档案生成、收集、传输、移交、保管和利用等环节的连续、完整的管理制度是有效做好纸质档案管理工作的必要前提。目前大部分高校在档案信息化管理的初始阶段已经制定了详实有效的电子档案管理办法，而在纸质档案管理上仍然沿用传统的档案管理方式，没有结合“互联网+”新时代纸质档案管理出现的新情况制定合乎时宜的新制度。比如纸质档案转换为电子档案的界定划分，同时具备纸质和电子版本档案的分类管理等方面管理制度，导致纸质档案管理工作效率低下。

2 “互联网+”背景下高校纸质文件档案管理有效途径

2.1 增强管理意识，落实管理工作

思想认识的误区是形成问题的根本原因，高校对纸质档案的轻视导致纸质档案管理缺乏足够的动力和执行力，影响档案管理的工作效率。高校档案管理工作人员要加强档案重要性的宣传力度，利用工作会议、汇报等机会增强高校领导对档案管理部门的重视；利用专题网站、宣传栏、开展档案主题活动等形式提高高校其他部门人员对纸质档案管理工作的认识，掌握纸质档案的管理方法，做好纸质档案管理工作；时刻提醒档案管理人员重视文书档案管理工作，认真做好纸质档案资料审核、分门别类和保存利用。

2.2 加强教育培训，提高工作技能

目前部分高校档案管理人员存在两种问题现象：一是工作人员没有学习新的信息化技术，并把这些技术应用到档案管理工作中；二是工作人员依然采用传统的工作方式，工作效率和工作质量低下。为了满足“互联网+”时代对高校纸质档案人员专业水平和技能的新要求，高校要加强对档案管理人员的专业培训：1）定期进行岗位的职业培训，深入学习国内外的文档最新专业知识和管理经验，为文档管理注入新的血液与活力；2）开展档案信息培训，掌握运用计算机技术、档案管理技术以及设备操作能力，以胜任新形势下的档案管理工作；3）注重档案管理人员的思想道德修养，能够客观、全面、真实地记录高校档案信息，注意对学校内部信息的保密。

2.3 完善管理制度，实施规范管理

“互联网+”背景下的纸质档案管理相较于传统的文书档案管理更为复杂，需要依托于规范化、标准化的管理制度。高校要做好纸质档案管理制度的细化：1）高质量、规具有范化的文件处理是高水平档案管理的前提，明确纸质档案的形成标准、纸质档案是否需要以电子形式存储及界定的标准；2）具有两个版本的纸质版档案，其电子版是单独整理分类、立卷编号，还是与高校的电子档案融合在一起管理等等，完善细致的管理制度方能确保档案资料的完整，满足社会各界对档案利用的需求。

高校纸质档案管理工作任重道远，面临复杂多变的严峻形势，还有诸多艰苦细致的工作需要开展。针对高校纸质档案管理工作中存在的现实问题，我们要勇于开拓创新，与时俱进，积极采取各项措施，让档案工作积极服务于高校的发展

作者简介

李海燕，女，汉族，宿州学院党政办公室秘书，硕士，政工师，研究方向：行政管理研究、大学生思想政治教育。