试析档案管理中的收集与信息化管理

戴春波

摘 要：就实质来说，档案工作的本质就是针对很多具有价值的历史性资料来开展收集和整理工作，在有效保管的基础上也可以进行历史回顾和统计活动具有很高的参考价值，需要有较为规范的管理基础。目前来看我国的档案管理工作现在已经初步实现了信息化，但是总体上来说仍然还具有一定的滞后性，所以需要从多个方面采取措施加以改进。本文结合我国档案管理事业的实际发展情况，提出了几条可行的对策，希望可以给档案工作的开展提供一些有效的参考。

关键词：档案管理；信息化建设；建议

档案工作的服务对象不仅包括个人，更有各个组织和各个单位，其目的是将一些涉及到历史资料的比较有价值的信息来加以收集，之后通过一系列总结和鉴定工作，来提取出有效的信息。目前来看，信息化技术在我国应用已经越来越广泛了，其应用对于档案管理工作起到的意义也是非同一般的，所以我们也需要将这项工作重视起来，才能不断提高档案管理工作的效率和水平，进而给档案的收集工作和管理工作提供新的方法，提高效率，满足人们的实际使用需要。

1 重视信息化建设

如果想要提高档案管理工作的信息化水平，首先需要人们提高对信息化技术的人事水平。对于这个问题来说，各级单位和各级部门都应该结合自身的实际需要，选择一个最为合适的信息化发展方案，并且将其作为档案管理工作中的一项重要任务。在这个过程中，很多硬件设施都是不可或缺的，例如计算机、相关档案管理工具和扫描仪、照相机等各种设备。如果单位的管理资金非常有限，就需要结合自身的实际情况来确定一个合理的采购顺序，将这些所需要的配件逐步完善起来。

2 更新、改变档案管理方式

在旧有的档案管理工作中，其主要形式是纸质材料、照片以及各种光盘。在档案交接过程中，由于其步骤和工序较多，这种旧有的档案管理方式需要占用很大的空间，如果其档案材料出现了变质的问题，会造成信息丢失而无法辨识。目前科学技术的发展给档案提供了新的储存方式，电子文档这种处理方式大大节约了纸张的使用，并且从另一方面来看，其保管是非常便利的，也具有较高的安全性。

3 重視工作人员的专业技能水平

其实从事档案工作的人也是专业技术的一种，所以在各组织和单位选择档案管理人员的时候应该从其学历水平和实际工作能力等多个方面来进行参考，同时也要重视人才的培养，让档案工作者具有更高的技能水平。同时由于信息化技术的发展，计算机技术的应用也成为了一项非常重要的能力。所以这就需要结合实际情况来积极开展培训工作，提高档案管理工作者的技术水平，满足新时代下的人才需求。

4 重视信息的公开和利用

对于相关档案部门的信息化建设工作来说，网站建设也是一项非常重要的工作。网站建设起到的作用是多种多样的，通过网站的建设，其最直接的作用就是能够直接将档案进行公开利用。现在我国已经有不少单位开始了档案网站建设的工作，但其仍然处于起步阶段，并且网络往往得不到及时的维护。在这个过程中，信息公开程度较差，很多服务功能应答和回复都不及时，很多栏目都没有填充一些有效的内容。所以这样看来，网站建设工作仍然有待于加强，并且提高档案管理部门的服务职能，和档案的使用者积极开展互动，这样才能提高档案的利用率，让档案管理工作发挥应有的作用。

5 注重档案信息化管理建设安全性，避免蓄意篡改、非法利用

档案信息化管理建设必然涉及到安全性的问题，要高度认识到网络安全的重要性，加强网络安全技术水平提升，设置防火墙和安全扫描监控系统，防止档案信息被蓄意篡改、非法利用。对于档案网站用户，要建立实名制准入验证，拒绝非法访问和未授权访问。要根据用户进行分类，以授权不同的档案信息查询权限。对于重要档案信息、机密档案信息、敏感档案信息，为了保证安全性要与互联网隔离储存。

6 规范档案信息录入，保证电子档案信息真实、准确

电子档案信息在录入时，容易出现错误。因此，要加强对电子档案信息的内容的审核以及录入的检查校对，最大程度的减少电子档案信息的错误，力争电子档案信息录入准确、真实。为了便于开展电子档案信息的核对和录入工作，档案部门要建立统一的档案工作要求，明确电子档案材料的格式模板和内容标准。七、完善数字化档案馆建设，开拓档案工作的新局面数字化档案馆建设，是档案信息化管理建设的另一项组成部分。数字档案馆是数字时代或者说大数据时代档案馆的发展方向，是现代的新型档案馆，是对传统档案馆的升级。档案工作是否现代化，我国能否成为档案强国，其显著标志就是看是否建成数字档案馆。数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程，其集成的档案信息数量与内容更加广泛，更便于档案信息统计、查询、保存。数字化档案馆建设不是一个组织、一个部门的事情，是多个组织、多个部门协调建设的关系，需要根据实际情况做好信息管理的统筹规划与衔接，要在同一个平台下通过同一个数据库质量管理系统完善数字化档案建设。

8 建立规范的管理机制

在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，各成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

结束语

经过前文总结，我们已经知道，随着社会的进步，档案工作已经越来越重要了，同时随着时代的发展，信息技术已经和各项工作开始融合，发挥着不可替代的作用。对于档案工作来说也是如此，甚至可以说信息化技术利用水平的高低直接决定档案管理工作发展水平的好坏。本文结合我国档案管理信息化发展水平提出了一些可行对策，希望可以在实际应用过程中可以不断采用新的办法、提高工作能力，这样才能让档案管理工作发挥出应有的作用。

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