信息系统在医疗设备精细化管理中的作用

2018-01-29陈雪杨柳

中国医疗设备 2018年1期

陈雪，杨柳

北京积水潭医院资产管理处，北京 100035

引言

随着科技的进步及社会的发展，医疗设备不断推陈出新并走向市场，为了保障临床和科研的高标准要求，医院的采购种类和范围也日趋扩大。这给医院的医疗设备管理工作带来了巨大挑战，如何将资产管理各环节进行有效管理，合理分配资金，降低医院运行成本，成为当今医院管理的重中之重。现基于我院设备管理的现状及特点，分析并设计出一套适合我院发展的固定资产管理系统来满足医院对管理的高标准要求，提升医院的现代化管理水平。

1 医院的精细化管理与资产管理系统

精细化管理是一种环节的管理，一种系统化的管理，将设备采购管理各环节、各岗位通过一套信息系统串联起来，进行闭环管理，起到降低成本、控制风险的作用，是医院内部控制的重要管理手段[1]。新版《医疗器械监督管理条例》[2]中提出全生命周期的监管，全生命周期监管需要通过精细化管理的思想及信息化技术的手段相结合，来提高医疗设备使用率、降低故障率，保障临床使用安全、有效，最终实现资产的全生命周期管理[3]。

设计一套符合我院实际情况及未来发展的固定资产管理系统是非常必要的。首先，要将医院资产管理制度的核心思想融入到系统中，让系统为管理者服务。其次，根据设备管理实际工作内容制定标准化模块，实现设备资产从始发点(申请)到终结点(报废核帐)全过程管理，最后，还要建立一套配套可行的标准化流程，使流程与模块能够形成标准一体化，这样可以保障系统运行过程的流畅及清晰[4]。

我院原有固定资产管理系统软件已经无法达到现代化管理的需求，现需升级改造。医院要求中标企业在升级改造过程中，通过满足医院的定制性开发和个性化需求，将医院资产管理的最新思路和管理方式用于系统升级改造工作，以提高现有系统软件的价值，实现系统的产品升级。

根据工作流程及要求，中标企业软件工程师对该系统的应用现状进行了深入调研，及时发现了系统中存在的问题与隐患，最终设计了一套固定资产管理系统，计划对设备从购置到报废进行全生命周期管理。接下来，本研究将通过分析我院医疗设备管理4大模块“采购预算管理，合同档案管理，设备库存管理，绩效分析管理”的新旧管理模式对比,来阐述固定资产管理系统对我院医疗设备的精细化管理的重要帮助。

1.1 采购预算管理

采购预算管理是资产管理环节的源头，也是最为关键的一环。科学制定年度预算需要多部门紧密配合，最终制定一份可行的年度采购计划[5]。我院现行的管理模式是由资产管理处给临床科室布置设备采购的年度申请计划，临床科室根据需求提交由科室自行论证的申请书及设备论证表，资产管理处收集、汇总后对设备清单进行初步分析，确定采购清单。经过初步审核的采购预算清单还要经过医院医学装备委员会及预算管理委员会审核和论证，形成最终的采购预算清单[6]。

以上老的采购预算管理环节众多，信息互通性差，无法提高工作效率，通过软件工程师与我部门反复沟通预期可以简化以上工作环节，并达到信息化、可视化的办公效果，使管理更加科学。

经过论证的预算清单是从经济角度、社会效益角度、科研教学以及可持续发展等多维度考量的结果。资产管理处接到最终院长办公会审批的年度采购预算清单就可以按照政府采购[7]目录分类进行采购。新系统还添加了招标业务流程的工作环节，招标的具体分类情况可按照资金限额分成财政拨款政府采购招标项目、自有资金政府采购招标项目、院内竞争性谈判项目及单一来源采购谈判项目来完成采购，招标管理人员完成招标工作后将招标文档（包括：包号，品目号，供应商联系人，联系电话等信息）进行整理和上传并发给合同管理人员进行洽谈和合同的签订环节。

新系统上线后在采购预算管理模块预期达到如下功能（图1）：① 支持开展资产效益论证，进行资产成本效益分析，合理制定资产采购计划，提高现有资产利用率；② 支持预算申报工作，支持启动预算申报网页弹屏，根据医院要求设计关键字段，如资产名称、数量、单价、金额、国别等，实现申请表格及设备论证表由临床科室网上申请、维护功能，支持申请表格的导入、导出及页面打印功能，汇总年度预算总金额；③ 显示预算管理状态，系统显示预算审批状态（接收、审批、修改），预算审批结果（通过、未通过）；④ 实现预算分批、分段汇总的显示及统计功能，分为年度预算、遗留预算及临时预算3种方式，更加灵活和直观；⑤ 支持招标管理工作模块（图2），实现院内、院外招标模块分别管理，支持按项目将表格导入、导出及页面打印功能。

图1 科室申请设备及预算审批业务流程

1.2 采购合同管理

医疗设备采购合同管理关系到医院运行的方方面面，不仅保证了财务资金的安全支付，满足临床的使用需求，对于远期的设备维修维护、档案管理及病人信息追溯也产生深远的影响。

医院每年采购大量的固定资产设备，合同档案的规范管理是设备采购工作中非常重要的一环，设由专人进行管理，并对今后的查询、维修维护、财务、审计等工作产生深远影响[8]。现在医院的合同档案管理分纸质合同保管及电子合同信息录入的方式。电子版则需要将合同标的及重要条款的所有信息手工录入，增加了管理者的工作量，也增加了差错率[9]。同时，政府采购合同需要在签署合同时收取质保金，并且在质保期结束后退还质保金环节，这些细碎的工作都需要合同管理人员按照不同合同的质保期时间点做记录，不仅增加了不少工作量，还是非常容易出现差错。

图2 招标业务及文档管理流程

因此，固定资产管理系统特别设计了一套线上的流程（图3），来解决合同管理上的诸多问题，为合同管理带来便捷：① 资产采购合同管理，实现资产信息的合同登记；② 支持资产采购、维修等合同管理，包括合同往来单位、合同标的、保修年限、质保金、付款计划、安装验收日期、合同关键条款、合同扫描件等，支持合同签订、审批、生效、变更等全过程管理，同时监控合同执行情况和付款情况；③ 具备质保金提交及退还模块，具备质保期及维保期到期提醒功能；④ 实现资产采购预算管理与合同管理结合功能，显示当年预算执行数值，结余资金数值，超预算预警提示，当年未支付的预算资金具备提醒及统计功能。

图3 资产合同管理流程图

1.3 设备库存管理

固定资产的采购与库存管理是相辅相成的两个重要环节，采购合同签署完成后就到了安装验收环节，安装验收需要由申请科室、设备科、资产管理处及送货人4方组成，按照合同约定条款对货物进行验收[10]，验收时注意检查设备的生产厂家、品名、数量等与合同是否一致；另外检查医疗器械的包装标识、说明书等是否符合产品要求，确认无误后签署货物验收单。验收通过后，则进入库存管理环节，库房入库员按照设备发票信息及采购合同将设备信息手工录入到固定资产系统中，与此同时，由出库员办理出库，通知使用科室到库房进行上账，之后，再由入库员生成资产卡片完成一个资产出入库管理流程（图4）。

图4 资产入库出库流程

我院现有的物资管理系统的现状只能满足最基本的库存账务管理需求，还有很多智能化办公功能未进行开发，需要将老系统进行升级改造,设计科学的库存管理软件,满足医院对物资库存管理的全称追踪的需求,系统预期达到如下功能：

（1）建立资产管理动态台账，全程跟踪管理资产的采购、领用、使用、变动、维修、处置，即时明确资产的状态、价值、位置、使用科室、责任人，实现资产全员管理，彻底打破传统的资产管理模式。

（2）实现资产条码管理[11]，将账面资产卡片与实物资产卡片一一对应起来，使其具备基本的物联网雏形，提高资产盘点速度，同时，实现医院资产购置计划、合同管理、审批、付款、安装调试、使用、计量、维修保养、提取折旧、成本摊销、资产转移、处置等进行全程的记录和管理进行全生命周期管理。

（3）实现资产的附件、组件、备品备件管理，提高资产管理的精细化程度，将资产管理精细化至零件级。

（4）实现资产管理与财务成本管理的紧密集成，资产的折旧、维修等涉及到财务业务的自动生成对应的财务成本凭证，并分摊至相应科室，提高核算效率和信息共享程度。

新的固定资产管理系统简化了以上流程（图5），可以通过系统更加便捷地完成如下工作：① 提供资产库存管理平台，以管理资产的入库、出库等业务；② 支持在系统内部关联采购订单完成资产采购入库；③ 可以通过内部申请，总库进行出库完成资产出库；④ 可以同时办理资产的入库、出库手续，资产入库时可将设备信息一次性录入，并将相关信息自动带入卡片生成环节；⑤ 具备将包含多个主机的设备信息录入设备清单中，并在设备盘点时进行查询；⑥ 支持资产卡片可以由资产的出库单自动引用登记；⑦ 支持录入资产的使用状态。

图5 固定资产日常业务流程

1.4 绩效分析管理

绩效管理是近些年设备管理的比较热门的话题，大型设备的绩效分析管理是制定设备采购预算的前提条件，通过开展设备绩效分析可以让申购科室、医院管理者明确知道单台设备利用率[12][(评价期某设备利用时数/评价期某设备标准利用时数)×100%]、投资回收期[投资总额（设备原值-预计残值+预计清理费用/新设备的年收入+可变成本]、收入利润率[(评价期某设备盈利额/评价期某设备业务收入)×100%]、维修成本等经济指标值，从而合理分配资金，提高设备使用率，为临床配备设备提供指导意见，使设备最大可能的在医教研领域全面发挥作用，同时也为领导者分配资金提供了决策参考[13]。

除了以上所述的通过分析经济效益指标带来的好处外，开展绩效分析也可以让管理者清楚地了解到是否产生了良好的社会效益，如：购置新设备是否可以满足患者疾病的诊治需求，是否减少排队时间，提高诊疗准确率，减少患者的疼痛感，开展新医疗项目是否给患者带来了方便以及该项目是否可持续发展，只有兼顾经济效益和社会效益最大化才能使医院良性发展，处于行业领先地位。

我院近些年开展了大型设备绩效分析，主要覆盖范围为大型乙类医用设备[14]，如：CT、ECT、核磁、DSA，200万以上（含200万）大型医用设备，如：彩超、三维C臂X光机、DR、G型臂等，还包括手术室、放射科一些常用设备，如小C、移动式X光机等，对以上设备进行绩效分析可以很清晰的看出那些设备的开机率、年均检查率、检查阳性率、产出质量及维修维护成本等经济指标。从2016年，我院的设备绩效分析进一步扩展到检验科、麻醉科、内科等科室，从大型设备逐步涵盖到小型设备。我处设有专人负责该项工作，完成绩效分析工作需要强大的数据平台，目前我院对以上设备的绩效分析采用人工提取数据、再利用公式进行计算的方式得出指标值，需要向使用科室及信息中心索要基础数据，缺乏系统性和准确性，费时费力，造成了临床及管理科室的诸多不便。

新固定资产系统在绩效分析管理方面预期可以帮助我们解决人工提取数据的不便与不准确的瓶颈，系统预期做到：① 无缝连接医院HIS、PACS等信息系统，提取设备名称、品牌型号、工作量、设备收入等绩效分析基础数据；② 自动统计设备收入、设备利润、投资回收期等经济效益指标；③ 自动统计检查阳性率、开机时间等社会效益指标；④ 支持维修配件、耗材等数据的提取；⑤ 自动生成绩效分析报表功能；⑥ 按照上级部门的检查要求，支持两院区甲类医疗设备、乙类医疗设备、单价200万元以上医疗设备的效益分析工作；⑦ 预留充足的模块接口，支持上级部门要求的其他类别医疗设备效益分析工作。

2 总结

通过借助信息化手段来开展医疗设备的精细化管理，可以将复杂的日常管理变得流程化和规范化，减少资产管理环节中的差错，规避采购风险，提高工作效率，还可以在追求经济效益的同时兼顾社会效益。从医院运行角度分析，精细化管理[15-16]已经上升到了医院的战略高度，越来越受到院领导的重视，不仅帮助领导合理分配资金，降低医院运行成本，而且最大限度的保障医院和患者的利益，提高医院的核心竞争力。

[1] 汪中求,吴宏彪,刘兴旺.精细化管理[M].北京:新华出版社,2005.

[2] 国务院令第650号,医疗器械监督管理条例[S].

[3] 陈郁韩.医院医疗设备全寿命周期管理研究[J].中国医学装备,2013,10(3):52-55.

[4] 冯靖祎.信息化技术在医疗设备高效管理中如何应用[EB/OL].(2016-06-17).http://yiliaoqixie.juhangye.com/201606/weixin_2812537.html.

[5] 苏楠,梁晨,马海潮,等.医疗设备购置预算管理模式的建立[J].军医进修学院学报,2006,27(2):148-149.

[6] 罗峥.医疗设备采购流程的科学管理[J].医疗装备,2010,23(7):37-39.

[7] 任杰.浅谈医院政府采购预算管理[J].时代经贸,2012,(26):117.

[8] 许锋,陈薇薇,栾笑笑,等.医疗设备合同的标准化管理[J].中国医疗设备,2009,24(11):77-79.

[9] 罗峥,刀庆威.对医疗设备采购合同的风险管理[J].中国医疗设备,2010,25(9):63-66.

[10] 何秀芳.关于医疗器械采购及库存管理的分析[J].大家健康(中旬版),2014,(9):315-316.

[11] 潘江涛.公立医院固定资产全生命周期的信息化管理探讨[J].卫生经济研究,2015,(4):56-58.

[12] 陈文敏.医院大型医疗设备综合绩效评价[J].医疗设备信息,2004,19(11):65-67.