基于医院OA平台的质控信息发布

2018-01-29胡晓渤王玉贵韩敏

中国医疗设备 2018年1期

胡晓渤，王玉贵，韩敏

十堰市太和医院（湖北医药学院附属医院）a.招标办；b.麻醉科，湖北十堰 442000

引言

新医改施行已有6年有余，公立医院改革也已步入到深水区，这也更加要求各个医院加强管理，确保医疗安全，提高医疗服务质量[1]，改善医院服务，而高质量的服务既是患者的基本需求，也是医院发展的核心所在[2]。良好的质量管理无疑是达到这些目标的基础，而质量管理控制过程中最令管理者和临床科室头疼的是质控信息的传达和反馈。以往通过纸质文件、打电话、发送邮件，无法实现医疗质量的实时控制[3]，既耗时又费力，对于信息的存放、归类也不利；有些医院也通过短信平台的方式来发布信息，相比较而言，短信也有相应成本，而且信息接收者查看信息较为不便，信息也是存放在手机终端，随时有信息丢失的可能。因此，应用信息技术促进医疗质量的持续改进成为当下迫切的需求[4]，这个时候我们就想借助医院现有的信息化基础，通过互联网来传递质控信息。我院已部署OA平台多年，其很好的实现了医疗、教学和科研等各个行政管理部门、科室之间的信息共享及数据传递[5]。在信息化手段辅助下的医疗质控，更应强调可操作性[6]，借助OA平台，相关人员只需通过PC或者是移动终端登陆即可查看质控信息，以这种方式无论给管理者还是医护人员都带来极大的方便，更是有利于医院的质量管理和控制。

1 OA平台的实施

1.1 需求分析

需求分析是发现、求精、建模、规格说明和复审的过程[7]。因此，在实施项目前，项目组先进行了项目需求分析。首先走访了质控信息统计发布科室：质量控制办公室，对以往的质控信息发布形式、流程调研，掌握基础信息。收集纸质的和电子的资料，做好基础字典准备工作，字典库维护与标准化工作是规范化管理的基础[8]，我们在了解了质控科室对质控信息发布的需求后，针对质控表的种类、字段、数据格式、取值范围等制定了标准格式。然后走访临床、医技等一线科室，于早交班或科室会议期间到科室发放问卷[9]，收集需求。最后将这些需求归类整理，提取关键需求，并形成需求分析文档。

1.2 项目实施

经过前期需求调研后，确定在OA平台中单独设立“质控信息”模块[10]，并在该模块下建立两个表格，分别是质控信息反馈表、抗菌药物合理使用表，然后根据以往的纸质表格制作出电子表格及网页表格。我院OA平台的质控信息报表界面，见图1。

图1 OA中的质控信息报表

但是如何将质控信息导入到OA平台中是需要解决的一个难题。由于医院暂时还没有专业的质量控制信息系统，平时都是业务科室手工录入质控数据[11]，制作成Excel表格。如果能将现成的Excel表格导入到OA平台中，不会增加新的工作量，简单易行。于是项目组根据Excel的格式在数据库中建表，完善基础字典，设定各个字段的数据格式、取值范围，添加底层代码，加入导入按钮。同时对原来的Excel表格进行了优化，对照质控信息反馈表、抗菌药物合理表使用表建立了不同的模板。表格的列项是各个质控项目及信息的发布时间，横项是各科室质控员OA账号、科室名称、科室具体的质控信息等。导入时按OA账号匹配一次性导入，这样使得各个科室的质控管理人员只能看到自己科室的质控信息，保证了信息的安全性。

项目组还想进一步借助目前移动互联网的应用，以期在手机等智能终端也可以查看OA平台中的质控信息。我院的移动版OA（即协同办公平台APP）上线已有一段时间，项目组对APP进行了修改，增加了查询质控信息的模块，并发布了新版本的APP，进行推送。质控人员可在Android和iOS系统的移动端（如手机、iPad等）访问OA系统[12]，即时查看质控信息。

1.3 试运行

平台构建完成后，项目组将原有纸质发布模式与通过OA平台发布模式并轨运行了一段时间，并进行调查分析，优化改进发布流程，改进后的流程图，见图2。

图2 质控信息发布流程图

按此流程进行的质控信息发布，与原流程相比没有增加新的流程节点，而且简化了最后一步。以往的纸质发布模式需要将纸质的质控报表送到相关科室或张贴在医院公示栏处，耗费大量的人力，而且如果不小心弄丢纸质报表或者未关注公示栏，质控信息可能不会引起相关科室负责人的重视，导致质控效力不强，质控部门也不满意。

而基于OA平台从线上发布质控信息这种模式使之前的情况得到了改观。质控部门不需要往返于临床科室之间，各科室的质控员直接从电脑端登录OA平台，进入到“质控信息”模块中，选中相应的质控信息表，即可查看相关质控信息。更为方便的是，质控员亦可通过手机等移动终端登录移动OA平台，随时随地都可查看质控信息，大大方便了质控信息的获取。

项目组拟将两种方式并轨运行两个月后，再调查收集反馈意见，优化改进质控信息发布模式。

2 反馈

项目运行两个月后，项目组深入发布科室和临床科室进行调研，并收集用户看法及建议。项目组将这些看法和建议归类整理，主要有以下几点：① 线上发布模式更方便快捷，尤其对于信息发布人员，可以解放大量的时间从而投入到本职专业工作中去，信息接收人员拿起手机就可以查看信息；② 信息存储更有保证，科室质控员再也不用担心纸质报表丢失的情况，信息永久存放在OA平台中，而且可以将一季度一年度的信息进行对比分析，找出规律，改善管理；③ 可进一步优化改进发布方式，许多用户也提出一些反馈建议，有助于我们改进发布模式，优化发布平台，如可否加入推送功能，使信息—发送就能推送到用户首页，提醒大家查看；可否搭建短信平台，通过OA发布的同时，也通过短信发送，多种渠道获取信息等。

3 总结

从项目运行的这段时间来看，从OA平台发布质控信息的模式还是得到了各方人员的一致好评，不论是信息发布人员，还是信息接收人员都觉得比以往更加方便，信息的接收和反馈也都更加及时，同时也节约了纸张，降低了管理成本。而移动终端的信息查看也是更为便捷，信息的集中存储也为数据的统计分析提供了基础，方便管理人员总结规律。OA平台已经将“看不见，摸不着”的医疗质控信息网络化、公开化[13]，这说明，正是信息化为医院的运营管理提供了有力支持，进而可以改进管理手段，提高管理水平。我们应积极发挥办公自动化的作用，挖掘和开发更多扩充功能[14]，以后可以尝试将更多的医疗、管理信息通过OA平台发布。

新医改将医药卫生信息化建设提到了前所未有的高度，卫生信息化建设是深化医药卫生体制改革、建设服务型政府、促进医药卫生事业健康发展的重要手段和技术支撑[15]。医院信息化建设的发展也会促进医院管理水平的提高，提升工作效率，优化就医环境，医院管理水平的提高也会促进医院信息化建设的进一步深入和发展[16]。所以我们要用好信息化这把利器，将其应用到医院管理的各个方面，以促进公立医院的进一步改革，加快新医改的进程。

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