基于ERP的医疗设备维修管理系统设计与应用

2018-01-29李开良高虹许迎新戚丹张晖钱英

中国医疗设备 2018年1期

李开良，高虹，许迎新，戚丹，张晖，钱英

南京医科大学第一附属医院临床医学工程处，江苏南京 210029

引言

随着医院的发展，医院设备大幅增加，设备的维修保养任务日益繁多，维修管理也成为设备管理部门（我院为临床医学工程处）最重要的事务之一。为了使维修管理更科学、规范，提高设备管理部门的工作效率，许多医院引进了医疗设备管理软件，对维修流程进行管理[1-2]。我院根据自身实际工作情况基于医院企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）系统开发了医疗设备维修管理系统，除了能够对维修全程进行管理外，还可以对维修工作进行统计分析，处室根据统计分析结果进行下一阶段工作的规划，很大程度上提高了工作效率，医院也可以根据统计分析结果来评价设备管理部门的工作效率[3]。

1 系统设计与实现

该维修管理系统基于我院固定资产管理所使用的ERP系统进行功能开发设计，该系统内关于所有设备的信息可以直接从ERP固定资产管理系统内获得，减少了新数据库的建立环节，可以充分保证设备信息的准确性，为后期的统计分析提供了准确的数据基础。该系统主要包含报修模块、维修处理模块、维修查询统计模块、维修故障模板维护模块等[4]。

1.1 报修模块

该模块主要包括报修功能，可以通过网络报修和电话报修两种报修方式进行设备报修、派工功能、短信提醒功能几个部分[5]。临床医技科室有设备报修时，可以利用护士长权限通过ERP系统内设备故障报修功能进行网络报修，在设备院内编码存在的情况下，报修人员只需在报修界面“院内编码”字段内输入该设备院内编码，系统就可以自动从数据库中调取相应设备信息并显示科室名称、设备名称、设备型号等详细信息，系统设计时设置了必填字段，包括“科室名称”“设备名称”“报修人员工号”“座机号码”。在确认报修后系统会自动生成工单，然后根据设备信息自动派工给相关工程师，并通过医院短信平台发送报修信息给相关工程师，报修信息包含报修科室、设备名称、内线电话、简单故障描述等内容。科室还可以通过电话报修，临床医学工程处接电话值班工程师接到报修电话后，根据报修人员描述，在系统中录入相关信息，然后系统派工并发短信提醒[6]。报修模块流程图，见图1。

图1 报修模块流程图

1.2 维修处理模块

该模块主要包括维修工单维护功能、维修工单审批功能、维修工单打印功能等几个部分[7]。科室报修后，相关工程师到科室现场维修或由科室人员将设备送至临床医学工程处进行维修，设备维修完成后工程师对维修工单进行维护，维护内容包括设备故障现象、所做工作及维修后设备状态、维修耗时、是否有加班、维修是否产生费用等，维修工单完成后提交，有审批权限的工程师主管对维修工单进行审批，合格的工单审批通过，不合格的工单退回[8]。系统给每个工单唯一的编号，如有需要可以对维修工单进行打印，打印出的纸质报告包含工单唯一编号，以报告单号2016120350为例，见图2。

图2 系统自动生成的报告单

1.3 维修查询统计模块

该模块主要包括维修过程查询功能、维修费用查询功能、加班信息查询功能、工作量统计功能、科室固定资产查询功能等几个部分。临床医学工程处工程师或处室负责人在关心某个设备或某类设备是否存在维修以及故障维修频次等工作时，可以通过维修查询功能进行查询，可根据维修工单号、设备使用科室、设备名称、设备院内编号、报修人员、报修日期等查询，极大的方便了后期的查询统计工作[9]。当维修产生费用时，维修工单有专门字段来填写，系统自动生成相应的库存或非库存采购单，采购员和库管根据系统生成的采购单进行付款等流程的操作，该系统可以对维修费用进行查询，查询方式与维修查询方式一样，可以多维多角度进行查询分析[10]。加班信息查询和工作量统计是处室每月工作报表时所需要用到的模块，在未使用该维修管理系统前，每月工作量和加班信息的统计工作是由专门工程师从上百张纸质工作报告中统计，费时费力还容易出错，系统上线后可直接从系统中得到所需统计数据。所有维修工单和所需要的统计数据都可以用Excel表格等形式导出[11]，见图3。

1.4 维修故障模板维护模块

该模块包含故障类型维护功能和故障部位维护功能。在设备故障维修中，存在各种各样故障类型以及故障所在部位。系统设计中对常见的故障类型进行分类，如机械故障、电源故障、软件故障、水源气源故障等，并且工程师在工作过程中可以对故障类型模板进行添加维护，以便后期统计分析更为细化[12]。

该系统的实现是基于医院固定资产所使用的ERP系统，ERP系统在使用时比较灵活，可以方便地添加所需功能，以及所需字段。我院各科室所使用的物资请领系统也是基于ERP系统，各科室已经对ERP系统熟练掌握，基于该系统的医疗设备维修管理系统可以方便的在科室推广，ERP系统可以方便地设计每个人的权限，在维修管理系统中只给临床科室设置了网络报修权限以及维修后确认权限[13]。临床医学工程处工程师主管有工程师信息维护权限，可以根据需要调节各工程师所在专业组等其他信息，这样科室报修时可以及时准确的通知提醒相关工程师，该系统目前已上线运行超过18个月。设备维修管理系统中的各项功能，见图4。

图3 维修工单数据导出格式

图4 维修管理系统中的各项功能

1.5 医疗设备巡检、质控模块

医疗设备巡检和质控是保障医疗设备正常有效运行的重要工作，目前设备巡检、质控记录单是纸质的，根据需要，工程师定期对所分管设备部进行巡检、质控，有时由于工作忙会忘记巡检、质控，在维修管理系统基础上正在开发设计医疗设备巡检、质控功能，该功能设计了定期根据事先制定的设备巡检周期来制定巡检计划，并通过电脑工作窗口提醒和短信提醒两种形式来提前提醒工程师对设备进行巡检，巡检、质控的结果录入系统，可以方便的对结果进行统计分析，指导下一步巡检工作[14]。目前该模块处于调试阶段。

2 系统的应用

该医疗设备维修管理系统上线以来，经过两个月的磨合，工程师等相关人员已熟练掌握，并在查询统计等工作中体会到了该系统的便捷。

在维修管理系统中统计2015年1月1日～2015年12月31日的维修工单，总数1704份，平均每月维修142台次。对一年的工单进行分析，1704台次维修报告中CT类设备维修台次为51，MRI类设备维修台次为22，监护仪/心电图机等生物电类仪器维修台次为176，呼吸机/麻醉机等生命支持类仪器维修台次为106，通过与我院这几类设备占有量对比，可以发现，维修台次比与设备占有比接近，呈现合理的设备使用情况。

进一步以监护仪维修为例，纵向分析可以发现，在6、7月份中，维修台次较其他月份多一些。从一年当中的气候条件可以看出，6、7月份为雨水量较多的季节，环境湿度大，机器容易发生故障。通过分析可以清楚的知道哪些设备在雨季容易发生故障，那就可以指导设备管理部门或使用部门合力配置除湿机等设备，而不是盲目的配置。在统计报表中，还可以按故障部位查询，通过按“电源”两个关键字进行模糊查询，可以看到和“电源”相关的故障占总工单的27%左右，这说明设备在使用过程中电源的故障相对较多，电源也是现在可自行修复率相对较高的部件，通过分析，我们可以加强电源相关部件维修的实力，通过培训、业务交流等形式来提高工程师对“电源”的维修能力[15]。

3 总结

通过该医疗设备维修管理系统的使用，工程师可以方便查询、统计设备故障，可以通过系统里查询到以前同类设备的维修方法及经验，极大地节约设备故障分析处理时间。可以对维修工单通过维修时间、设备名称、设备使用科室、维修专业组、设备资产号等多维度进行分析，并利用分析结果指导工程师或科室的下一步工作安排，大大提高了工作效率[16]。

[1] 吴向阳,张超群,张方林,等.医疗设备管理信息系统与Excel通讯技术的研究[J].中国医疗设备,2011,26(8):46-48.

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