水文工程档案管理工作存在问题及对策

刘海婧 郭瑞娟 张晓影

近些年来，国家针对水利（水文）工作发展相继出台了一系列政策法规，根据政策法规要求，水利（水文）工作须进一步完善防洪非工程措施；水利（水文）工作须进一步加强水文测站基础设施建设；水利（水文）工作须进一步密切监控河流汛情及提高水文监测和预报精度。为贯彻落实相关文件精神，水利部、江苏省水利厅下达了水文工程建设任务，国家发改委、江苏省发改委批复了工程建设经费，水文基础设施建设突飞猛进。淮河入江水道整治工程江苏省境内工程、江苏省中小河流水文监测系统（2011年度）土建及附属设施工程、江苏省中小河流水文监测系统（2012-2013）土建及附属设施工程、江苏省水文基本站达标建设工程和扬州城市水文站点建设项目等大中型项目陆续开工建设。

然而，在水文基础设施建设速度不断加快的同时，由于受水文工程一般投资小、环节多、周期长等诸多因素的限制，水文工程档案仍多存在完整性、准确性、系统性欠缺等问题，不能及时跟上水文现代化的步伐。针对以上存在问题，笔者通过调查研究，结合日常工作经验，提出一些改进意见与措施。

一、水文工程档案管理工作存在的主要问题

1.重视程度不高

部分水文建设项目的参建单位存在“重工程建设轻档案管理”思想，对管理水文工程档案重视度严重不足。施工单位存在频繁更换项目负责人或将项目分包给外单位的现象，以致在项目档案移交时出现一些失误，如项目名称前后不一致、缺少签字和盖章、部分档案材料遗失漏项等，给归档工作带来了较大困难。建设单位需监管工程进度和质量，同时需协调各参建单位之间关系、处理地方矛盾，因此往往顾不上在重要时间节点对相关档案文件进行收集，但为了顺利完工验收，不得不在工程验收前投入大量精力突击补充相关文件档案。这样一来，工程档案质量就很难得到保障。水文工程投资小、监理费用较少，监理单位将其自身任务大幅度简化，不能较好地把握施工资料及监理资料的整理和归档工作。

2.档案管理体制和制度不健全

部分建设单位尚未建立有效的水文工程档案管理制度，工程档案管理部门责任不明确，对工程档案业务指导意识与责任不强，日常工作中存在推诿扯皮。主要表现在以下两个方面：一是水文工程档案尚未配备专职档案员，没有实行专人负责制；二是档案管理人员不深入工地，对工程的各个节点、隐蔽工程不甚了解，易造成档案材料的缺失。制度及管理的缺乏，是造成工程档案管理不到位的主要原因。

此外，缺乏配套考核激励制度也是工程档案管理不善的重要原因。因档案工作未列入个人绩效考核，无硬性的奖惩措施，不会影响个人考核结果和工资奖金，故有相当一部分档案人员认为档案工作质量好差无关紧要，对工程档案管理工作重视度严重不足，造成目前水文工程档案质量较低。

3.档案管理员专业素质较低，不具备与工作相匹配的档案管理知识

水文工程档案收集和归档工作专业性和技术性较强，没有专业的档案管理知识，高效的档案管理就无从谈起。笔者在工作中发现，较大数量的建设单位没有配备专职工程档案管理人员，工程档案交由办公室文书档案员或基建管理部门职工兼职管理。由于从业人员缺乏工程档案专业知识，未取得档案人员上岗证书，不熟悉、不知晓档案管理的相关法律、法规等，导致在开展档案归档工作时易出现归档不齐、案卷质量差、不规范等一系列问题，严重影响了工作质量。档案管理人员专业素质不高，是造成工程档案管理水平较差的根本原因。

二、提高水文工程档案管理水平的几项措施

1.提升各参建单位及相关工作人员对工程档案管理重视程度

工程档案是指在建设管理工作（包括从项目筹划到工程竣工验收各环节）中直接形成的、对国家和社会有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的各种历史记录，是对工程项目进行稽查、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造等的重要依据。其重要性不言而喻，工程各参建单位都应给予充分认识和高度重视。

（1）切实提高各参建单位的重视水平

档案管理是工程建设管理不可或缺的组成部分，是工程建设者不能推卸的职责。各参建单位在注重工程建设和监管时，也应注意档案工作与工程施工同时开始、同时进行，在抓好工程建设质量的同时及时做好工程档案整理工作。

（2）切实提高工程全过程参与人员的认识

水文工程建设各参建单位应明确本单位工程档案职能部门以及具体人员的归档责任，及时跟进水文工程档案收集、整理、归档和保管；对于需向项目法人单位移交的归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交给项目法人。

（3）大力提升档案管理员的认识水平

为了有效保证水文工程档案的完整性、准确性和系统性，档案管理人员须熟悉水文工程建设进度和各阶段工作安排，熟悉并了解每一阶段工作中需要形成的档案资料目录以及工程的节点和隐蔽工程，对每种资料的内容、数量做到心中有数，在关键时间节点主动同各参建单位沟通，搜集相关档案材料，以便于在日后的生产、运行、维修、改扩建工作中能够提供可靠的凭证和详实的数据资料。

2.建立健全工程档案管理与考核制度

（1）以工程档案管理制度为依据，严格执行档案工作规范化管理。明确档案管理责任部门与负责人，每个工程档案管理人员由负责人具体指派；要求档案管理人员全程参与工程建设，定期下工地了解项目进展；工程档案的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到档案管理与工程建设同步，实现全过程管理。

（2）加强对档案管理的考核，将其纳入月度、季度、年度考核之中。档案管理不仅要纳入领导的目标责任考核，更要具体落实到有关人员的职责中，落实年终档案工作总结制度。对不按规定执行的部门或个人，依据单位工程档案管理制度，严肃追究有关责任人责任，并加以整改。推行档案工作责任制管理，可以极大程度地激发档案管理人员的责任意识。

3.提高档案管理人员的职业责任感和档案管理专业技能

档案管理人员作为工程档案整理的执行者，其业务素质、工作能力和工作责任心等因素直接影响工程档案保存管理的完整、准确和系统程度。因此，加强对档案从业人员的教育与培训，全面提升其综合素质，提高其实际工作中解决问题的能力非常必要。

（1）倡导爱岗敬业，加强职业道德教育

树立典型，学习先进。选用水文系统内外先进人物典型事迹，教育引导档案管理人员从先进典型中得到激励，培育其爱岗敬业、乐于奉献的优良品德。

多措并举，有效提升。开设宣传专栏，开展档案管理征文、演讲比赛、档案管理知识竞赛等各种形式，大力宣传档案管理知识和档案管理重要性，鼓励职工以重视档案管理为荣，加强专业素养。

（2）加强档案管理相关知识的学习

开展水文工程施工基础知识的学习。只有全面学习掌握水文工程施工各个环节的知识，才能有针对性地搜集整理档案材料，从而保证工程档案管理高质量开展。

加强档案专业知识的培训学习。档案专业知识包括纸质档案的整理、档案法律法规制度、工程档案整理流程、档案格式样式及档案管理软件操作等内容。档案管理人员应通过外出参观、学习交流等形式参加相关档案管理培训与工作交流，日常工作中重视对档案工作进行检查和评估，提高自身专业理论知识和素养。

三、结论

随着国家对水文基础设施建设投入力度的逐年加大，全社会对水文行业的关注程度越来越高，水文工程档案的重要性日益凸显。针对水文工程档案管理工作中存在的不足之处，相关单位应提高认识与重视程度，大力加强档案管理工作教育与培训，在此基础上应进一步健全和完善相关管理与考核体系，使水文工程档案管理水平迈上一个新台阶