浅谈工程项目管理中使用台账的作用

陈洪兵 江苏省核工业二七二地质大队

一、台账的建立

（一）合同台账

在项目建设方招标施工单位中标后，施工单位建立一个项目部，然后就应当逐步将这个项目全部已签订的合同建立台账。主要是为总括反映该项目全部合同情况，建立台账的要素包括台账名称“合同台账”，建设单位名称，施工单位名称。具体建立这些栏次：序号、合同编号、合同名称、合同金额、已方支付工程款、尚未支付工程、备注等，要能达到可以一目了然的看出这个项目全部合同及进度款收款概况，以能将其与工程进度进行对比，大体反映出工程进度情况、收款是否及时，能加快项目资金周转，减少施工风险，提高经济效益。

（二）施工图台账

在工程项目的施工中会预先出各种施工图，建立施工图台账就是要按施工图先做出总的工程成本概况，用以指导实际施工，该台账主要反映按施工图计划的合同工作量及合同金额，便于编制项目总的预算计划成本。建立该台账的要素包括台账名称“施工图台账”，发包单位名称，分包单位名称，合同名称，合同单价，合同编号，结算金额，时间等。具体建立这些栏次：序号、子项名称、工作内容、计量单位、合同工作量、合同单价、申报金额、备注等

（三）工作量台账

工程施工中该台账主要按月反映分包方的实际台班、工作量情况，便于及时掌握工程进度及应付工程款，为向分包方按进度支付工程款提供依据。建立该台账的要素包括台账名称“工作量台账”，发包单位名称，分包单位名称，合同名称，合同单价，合同编号，结算金额，时间等。具体建立这些栏次：序号、子项名称、工作内容、计量单位、所属月、实际工作量、单价、金额、备注等。

（四）工程签证台账

由于工程施工的复杂性，在实际施工往往有许多超出合同内的工作内容，这就需要工程施工与工程造价人员及时就该事项取得建设方书面签字同意的签证，以便在事后进行工程结算与决算增加到合同金额中，该台账主要及时全面反映施工中的签证情况，为向建设分索取工程款提供依据。建立该台账的要素包括台账名称“工程签证台账”，发包单位名称，分包单位名称，合同名称，合同单价，合同编号，结算金额，时间等。具体建立这些栏次：序号、子项名称、签证工作内容、计量单位、所属月、签证工作量、单价、签证金额、备注等。

（五）工程进度款支付台账

工程施工中用以反映每笔进度款支付的时间及金额，累计支付情况，还有多少进度款未支付以及分包方发票提供情况，应在每月支付完成时及时登记。如是预付款要在备注中写明。建立该台账的要素包括台账名称“工程进度款支付台账”，发包单位名称，分包单位名称，合同名称，合同单价，合同编号，结算金额，时间等。具体建立这些栏次：序号、年月、款项用途、计量单位、本次审核量、单价、进度款审核金额、扣质保金、应付进度款金额、扣款项目、扣款后应付金额、实付金额、剩余金额、累计剩余金额、累计实付金额、提供发票金额、备注等。扣款主要有代发的劳保用品、其他物料以及油料等，为详细反映可以单独建立栏次，也可以在备注中写明。

二、在日常的工程管理中应用台账的作用

1.便于工程项目的管理，各级管理人员可以通过台账方便了解项目总括情况，互相协助，提高工作效率。

2.便于及时的提供工程数据，更加方便的计量，高效编制施工计划，合理控制工程造价，详细反映工程各方面情况。

3.有利于在工程中进行及时的成本控制，通过台账的汇总，项目经理及各级管理人员能对项目施工情况及资金使用情况充分地掌握，进行及时的成本控制，科学施工，提高经济和社会效益。

4.有利于编制工程结算与决算。

由于工程往往跨度时间很长，有的会有几年时间，这样从合同签后建立合同台账、项目动工后建立施工图台账，在工程施工过程中建立工作量台账、工作签证台账与工程进度款支付台账。这样不但可以在项目施工过程中及时全面完整的反映各项工程进度，完成的工作量，进度款支付情况，以及分包方提供发票情况，方便及时进行账务处理，提供及时完整的财务核算资料，而且等工程完工时，还可以轻松的做好各项结算与决算工作。工程造价人员可以利用台账平时进行详细记录各项签证情况，以防止事后遗忘。我们在工作中就有过这样的教训，在施工过程中没有及时做好签证的记录归档建立台账工作，几年后工程结算时甲方通过工程造价审计机构审核时，审计机构以没有实际签证的工程资料为理由，拒绝增加签证变更的工作量，说只能按合同审核认可合同内的工作量，给单位造成不少损失。

随着现代化的计算机技术的不断完备，如果要更加详细全面的反映工程项目的内容，可以通过扫描项目施工管理过程中的各项合同、发票、支付清单、图片及签证报告等，链接在台账中，就可以扩充台账内容，使本来起辅助作用的台账变得更加丰富圆满，以达到更好的管理效果。

结语：综上所述，建立施工图台账、工作量台账及进度款支付台账在实际的工程管理中可以起到非常重要的作用，有利于参与工程施工与管理的各部门相互核对工作情况，商务部门可以看到付款情况，了解进度款支付是否及时；财务部门可以看到工作量情况，防止超额支付进度款；能为工程造价人员提供更加详细的工程造价资料，审计部门可以方便审核支付依据，查错防弊；工程管理人员可以及时掌握项目施工进度及成本效益情况，以及时作出各项决策。