中职学校档案管理工作存在的问题研究

赵吉鹏

摘要：中职学校档案是各大中职学校在教学、教研、科研、管理和其他方面的学校活动中具有一定价值和保存意义的工作记录。中职学校档案也属于档案的一种，但它又是特殊的一种。中职学校档案管理工作关系到学校、全体师生的利益，是学校中的重要工作之一。本文主要地分析了中职学校档案管理工作存在的问题并给出了一些改进的建议。

关键词：中职学校 档案管理 管理工作方法

如今的阶段，国家不断加大、加深对教育的改革，对职业教育的改革是其中的重点之一，在中职学校教育改革的过程中，中职学校档案管理工作成为备受关注的一个特别对象。社会在不停发展，时代在不断进步，中职学校对档案管理工作的要求自然要变高，要跟得上时代的步伐。中职学校档案管理工作能否做好直接决定了中职学校的档案是否可以被很好地开发利用、是否能很好地服务师生，但是，国内的中职学校档案管理工作现状不容乐观，存在或大或小的问题，为了更好地解决这些问题，下文做出了一些对现状的分析和工作建议。

一、对现状的分析

（一）对档案的不重视

目前，大多数的学校档案工作人员还是对档案的重要性质把握不清楚，他们认为档案只是很普通的、可以记流水账的本子，最重要的还是实际的工作。首先就是因为对档案知识了解的不够、不过关，然后他们对档案工作逐渐产生了怠慢的心理，工作人员对档案的管理能力逐渐退化，会经常出现大大小小的问题。如：相关资料的图表不完整、许多资料上的术语偏向套路化，极大地降低了可信度等。从上级的角度来看，档案工作只是作为一项基础管理工作，不能直接带来经济上的效益，领导自然不会去重视，再加上学校工作本来就繁杂，这项基础工作也自然地在领导和工作人员的眼前“消失”。

（二）工作人员的整体素质不够高

当前，做中职学校档案管理工作的工作人员有的是学习临时分配的，有的是做兼职的，有的是别的学校派来交流工作的。总之，他们的整体素质不够高，这就解释了为什么他们工作态度不端正等问题。按正常的标准来看，中职学校的档案管理工作人员必须有一定的文化水平和最基本的政治素养，必须具备档案管理的工作能力。然而，上述的中职学校档案管理工作人员大多都达不到这样的标准，甚至有些管理人员完全缺乏对档案的收集、保管和利用意识，纯粹在“混”工作，白领工资，态度恶劣。

（三）缺乏相关的管理制度

由于种种原因，大多数的中职学校仍然没有建立相关的档案管理制度。要知道，制度是工作的依据，没有档案管理制度和相关条例，档案管理工作不可能很好地进行下去。没有对档案的保管做出要求，可能会造成档案损坏和遗失等后果。

（四）档案管理的信息化水平低

大多中职学校档案管理的信息化水平低，主要原因是资金不充足，硬件设施跟不上。硬件设施跟不上，就没办法建立相对完善的管理系统，没有完善的信息管理系统，就没办法提高档案管理的的工作效率，中职学校的档案管理工作的质量也就变低了。

二、相关建议

（一）提高工作人员的素质

提高工作人员的素质要从提高他们的认识开始，可以通过定期的宣传、鼓励式的教育手段和一定的奖惩制度来先解决燃眉之急，然后再通过更深层次的教育管理从根本上提高他们的素质，达到让他们能自觉根据《档案人员职业道德》来规范自身行为的目的。

（二）建立相关的档案管理制度

建立相关的档案管理制度的重要性已不用再提。如果有一个专门的管理机构，建立相关的档案管理制度会变得轻松很多。学校里应该以各级为单位，成立一个专门的档案管理事务处理中心，从每一个办公室里都要抽调档案负责员，专门监察档案管理工作，并建立工作效绩考评机制，设立成条例的考评指标，制定相应的奖惩措施，促使档案管理工作做得更好。

（三）督促工作人员加强对资料的整合力度

学校应该督促工作人员对资料的整合力度。工作人员在将文件资料收集完成后，应该第一时间按文件资料的类别、时间来分类，分类的时候可以进行标记、贴上档案号，然后再载入档案管理系统（有了相对完善的管理系统之后），方便查找工作。另外，对不同类型的文件资料，应该有不同的处理方式，避免混淆。对学生资料的处理，要有勤快的习惯；对教职人员资料的处理，要有专门的档案负责员负责。

（四）加强硬件设施的建设

要加强档案室硬件的建设，学习方面应该引起领导足够的重视，獲得相应的资金。解决资金问题后，就可以开展相应的工作了。在专门的档案工作室里，应该引进先进的档案管理设备、档案防御设备，从而让档案管理工作变得安全、高效。

三、结语

在中职学校档案管理的工作问题的解决上，由于种种原因，国内多数中职学校都做得不够理想。国内中职学校档案管理工作的现状大致可以分为上下级对档案的不重视、工作人员的整体素质不够高、缺乏相关的管理制度和档案管理的信息化水平低四种类型。只有对症下药，才能从根本上解决问题。国内中职学校档案管理的工作的进步虽然有目共睹，但还远远不够。

参考文献：

[1]常迪.高中学校档案管理工作存在的问题及策略[J].数字化用户，2016，（41）.

[2]边荣兰.学校档案管理工作中的服务意识[J].兰台世界，2016，（20）.

[3]牛文芳.中等职业学校档案管理工作存在的问题及改进措施[J].课程教育研究（新教师教学），2015，（28）.

（作者单位：甘肃省甘南藏族自治州师范学校）endprint