大数据时代知识管理对档案管理的启示

王晓丽

摘 要：在大數据时代下，档案管理与知识管理相互融合的进程不断加快，档案馆中的档案管理工作必须与时俱进，才能更好的发展。基于此，本文通过对档案管理与知识管理的联系进行分析，从深度挖掘档案资源中的潜在价值、构建学习型管理档案组织、树立档案管理新观念、多层面确保数据安全等方面论述了大数据时代下知识管理对档案管理的启示。

关键词：大数据时代；知识管理；档案管理

随着信息技术的不断发展，社交网络、物联网、云计算等新兴服务使各种数据规模以及种类日益增多，这种情况下，使档案馆中的档案管理工作面临着非常大的挑战。同时，在大数据时代下，各种知识不断增加，大数据技术在知识管理中的应用取得了非常好的效果，这对于当下档案管理困境来说，无疑是雪中送炭，档案管理可以借鉴其中的成功经验，不断的创新改革。

1 档案管理与知识管理联系

1.1 知识管理包含档案管理

从管理对象方面考虑，档案管理和知识管理有一定的交集。其中知识管理主要是对知识进行管理，通常情况下，分为隐性知识管理和显性知识管理。档案管理过程中，其管理对象主要是显性的，而且是显性知识当中的一部分。简单来讲便是知识与档案的管理有着相同的管理目标，但是档案管理的的范畴比知识管理的范畴要小的多。从管理目的方面考虑，两者相似。对知识进行管理的终极目的是利用知识共享，给予用户最为满意的服务，使知识的价值能够充分的发挥出来。对档案进行管理过程中，其终极目的并不是为了保管和收藏，而是为了对档案资源数据中存在的潜在价值进行充分的利用以及深度的挖掘，从而为用户提供优质服务，创造更多价值。二者都是服务于用户，只是服务方式有所差异。从管理流程角度考虑，对知识进行管理的流程主要是知识产生之后，对知识进行收集储存、整理加工以及利用评价等。档案管理相关流程为档案的收集整理、保管鉴定以及统计利用等。二者都是对分散的对象进行收集、处理、加工、利用，然后提供优质服务，实现价值的利用。

1.2 知识管理是档案管理的高级阶段

从管理范围角度考虑，知识管理范围要远大于档案管理，知识资源不仅包括电子知识、视频知识、音频知识、书本知识、文件知识等，还包括人类在社会活动中所产生的各种大数据以及头脑知识。而档案资源主要体现在档案文件上，只是知识的一小部分。从侧重点角度考虑，知识管理主要侧重于对知识进行共享，比较注重知识的利用和开发。档案管理主要侧重于保管档案实体文件，确保档案文件的权威性、真实性、可靠性、完整性、真实性。从管理深度考虑，知识管理比较看重对知识本身进行管理，但是档案管理比较看重对档案文件进行管理。由此可见，知识管理的层次更深，档案管理只是表面层次的管理。

2 大数据时代下知识管理对档案管理的启示

2.1 深度挖掘档案资源中的潜在价值

在档案馆中，其馆藏异常丰富，对于档案管理相关部门来说，这是非常大的资源与财富，如果不对其进行深度挖掘利用，实属浪费。因此，档案馆中的管理人员要将这些档案资源充分利用起来，对其潜在的价值进行深度挖掘。而在大数据时代下，档案管理面临最大的挑战是隐性资源的管理。由于隐性资源的隐蔽性非常强，它的潜在价值难以被人们发现。现阶段，很多知识管理都利用大数据中的知识分析和知识挖掘技术对隐性资源进行管理。因此，档案馆中的工作人员在管理档案过程中，要借鉴知识管理中的知识分析和知识挖掘技术对档案进行管理。首先，通过对档案文件中的孤立点、分割点、集群点进行分析，深入档案内部，挖据其中的价值，使档案管理人员能够更好理解相关数据。其次，利用大数据中的预测性分析技术对档案挖掘的结构进行预测性判断，从而使工作人员能够确定档案的利用价值和利用方向。最后，利用大数据中的可视化技术将档案中的各种数据直观的展现出来，使数据能够“说话”，从而为用户提供更加优质的服务。

2.2 构建学习型管理档案组织

在大数据时代背景下，知识的更新速度非常快，人们需要进行终身性的学习，接受继续教育的培训，以此来满足社会需求和适应时代发展。大数据时代背景下，对知识进行管理，利用了更多现代化技术，督促着人们不断的学习，不断的完善人们的管理技能和方法。将自身的组织知识沉淀同时还要不断的积累，使其形成一个特色的组织文化，这对于知识管理来说是一笔宝贵的财富。现阶段，档案馆在对档案进行管理过程中，要摒弃以往单独管理的模式，从知识管理模式中借鉴相关经验，创建一个学习型的管理档案组织。具体方法为：首先，利用大数据中的大数据安全、应用、可视化以及检索等技术对档案馆中的档案文件进行分析处理，构建一个完善且安全的档案管理体系。其次，不断加强培训工作人员的力度，使其能够学习更加先进的管理方法和理论。在这个组织中，可以使档案馆中的工作人员更好的交流沟通，从而进行团队协作。最后，利用鼓励工作人员积极的进行改革创新，并实现与知识管理一样的知识共享，这样才能有效的提高档案管理的效率和水平。

2.3 树立档案管理新观念

在档案馆中对档案进行管理时，要借鉴知识管理中的知识共享、注重实用价值以及注重知识的利用和开发等理念进行管理。因此，档案馆的工作人员要彻底转变“重藏轻用”理念，不断的学习知识管理观念。首先，树立以大数据挖掘知识、共享知识、积累知识、利用知识为指导思想的档案管理新观念。提倡积极创新改革，积极利用和挖掘各类档案资源，以此来全面推进档案资源的共享。其次，坚持以用户为中心的管理思想和服务意识，以档案资源共享为总体目标，最大限度的实现档案资源的利用和开发。这样才能丰富档案服务的途径、方位、形式以及种类等，使档案馆中的馆藏发挥出更大的优势。最后，档案馆要大力普及知识共享理念，为用户提供更加优质的服务，这些用户主要包括社会组织机构、政府机关、国家部门、个人单位以及企事业单位等。这样才能够充分体现出在大数据时代背景下，档案管理的真正价值和目的。

2.4 多层面确保数据安全

在大数据时代背景下，对知识进行管理过程中，其安全性是非常高的，不论是隐性知识的管理还是显性知识的管理，都充分利用了信息安全技术和大数据安全技术。因此，档案馆在管理档案过程中，要借鉴知识管理中的数据安全保障措施，从多层面确保档案数据的安全。具体实施方法为：首先，将信息安全技术与大数据技术对接。将信息安全领域中的匿名技术大数据预测技术结合起来，并实现无缝对接，以此来解决档案用户各类信息的隐私泄露问题。其次，利用大数据预测技术对档案管理系统中的漏洞和风险进行检查，最大限度的将病毒软件清理干净。最后，在日常管理工作中，对大数据操作流程进行处理过程中，要构建一个系统的档案安全管理体制，同时在保护档案隐私和数据过程中要充分发挥法律的作用。在此过程中，档案馆要尽可能的提高工作人员的安全观念和安全意识，从而加强工作人员安全处理档案数据的能力。

3 结论

综上所述，档案管理和知识管理的关系非常密切，在对档案进行管理过程中，要不断借鉴知识管理的经验。经过上文分析可得，在大数据时代背景下，知识管理对档案管理有很大的启示，档案管理要从中汲取安全管理经验、组织管理经验以及数据挖掘和分析经验，同时还要不断的改变自身的管理理念。这样才能有效的推进档案资源共享进程，实现档案资源的深度利用。

参考文献

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